El sistema de costos de envío está diseñado para usarse en situaciones donde hay costos sustanciales de flete en productos comprados y la empresa desea realizar un seguimiento del costo real de estos artículos. Muchas pequeñas empresas hacen estos cálculos en hojas de cálculo, fuera del sistema integrado. La ventaja de traerlos dentro del sistema es que existe la posibilidad de actualizar los precios estándares y el cálculo de las variaciones del precio estándar en el momento en que se completa el cálculo de costo.
Una vez seleccionado un proveedor, el sistema permite que los artículos pendientes de una orden de compra se recopilen en un embarque de mercancías que lleguen por completo, al embarque, para esto se le asigna un número. Para facilitar el cambio de todas las órdenes de compra individuales asignadas al embarque, al cambiar el tiempo previsto de llegada del embarque (HPE), en donde se actualizará la fecha de entrega de todas las líneas de órdenes de compra en el envío.
Los costos asociados con el desembarque y liquidación de este paquete de productos, se pueden ingresar desde la entrada de la factura de compra. Lo más probable es que existan diferentes proveedores /proveedores de servicios; para llevar los productos desde el almacén del proveedor hasta el almacén de la empresa. Se puede ingresar cualquier cantidad de cargos diferentes del proveedor contra el costo del envío. Los costos de envío y carga desde el muelle, carga aérea, desembalaje, estadía, etc. pueden ingresarse como costos del envío. Estos cargos se ingresan haciendo clic en el botón de gastos de envío en la pantalla de entrada de facturas del proveedor. Cuando un proveedor proporciona servicios de carga, es posible que la factura del proveedor tenga cargos por diferentes envíos, la entrada de la factura del proveedor permite que la factura se divida entre cualquier número de envíos. La consulta de costos de envío mostrará estos costos asignados contra todos los artículos del envío, usando el valor facturado de los artículos como base para el prorrateo. El costo de envío actual se mostrará junto con el costo estándar y la variación.