En muchos casos, debido los antecedentes en ingles del desarrollador, el inventario se conoce como "stock", lo que puede ser confuso para algunos. La palabra "Stock" (existencias) se usa indistintamente como "inventario" en todas partes.
Los inventarios se clasifican en categorías claras y específicas para la empresa. Por ejemplo, una fábrica de juguetes está dividida en varias categorías, entre ellas pueden clasificarse: legos, muñecos, carritos, juegos de mesa, etc. Estas se denominan categorías de inventario y se espera que sean definidas por la Empresa. El nombre de la categoría (pero no su código) puede ser modificado en cualquier momento.
Nota: El Código puede ser modificado únicamente si lo cambian desde Utilidades> Transacciones>Cambiar un código de artículo de inventario.
Nota: La integración en el libro mayor general esta en el nivel de categoría de inventario. La contabilización en el libro mayor se determina por referencia a la categoría de inventario del artículo junto con el área de ventas y el tipo de ventas. Se mantienen tablas separadas de códigos de la contabilidad general para las ventas y el costo de ventas, desde la pestaña Menú principal>Configuración>Administrar el inventario>Administrar categorías de inventario.
El inventario facturado utilizando la opción de facturación reducirá el inventario disponible en la ubicación de inventario especificada en la factura. El inventario acreditado utilizando la opción de creación de nota de crédito aumentará el inventario retenido en la ubicación seleccionada en la nota de crédito. También son posibles los ajustes de inventario a la cantidad retenida y a las transferencias entre ubicaciones de inventario.
Se mantiene un registro de cada movimiento de inventario, que se genera en las facturas de ventas, órdenes de compras recibidas, ajustes de existencias, notas de crédito, de ventas; y pueden visualizarse utilizando la consulta de movimientos de inventario. La suma de los movimientos de inventario, proporciona un mecanismo fácil de ver el uso histórico, también está disponible una consulta para mostrar el uso mensual.
Los inventarios pueden valorarse ya sea por el costo estándar (costos mantenidos manualmente) o por el costo promedio ponderado (mantenido automáticamente). Si la integración de inventario del libro mayor está activa, se crean registros del libro mayor para ajustes de inventario, modificaciones de costo estándar, costo de ventas y movimientos de inventario en la facturación y acreditación. Cuando se usan registros de inventario, siempre que el saldo de las cuentas de inventario concuerde con la valoración actual del inventario en el momento en que se establezca la pestaña en la página de preferencias de la Empresa, el valor del inventario guardado, se mantendrá en el libro mayor, con un registro completo de los movimientos del libro mayor para cada movimiento de inventario.
Nota: Los registros de inventario son opcionales. La interfaz del libro mayor de ventas/cuentas por cobrar, está separada de la interfaz de contabilidad general de existencias, por lo que es posible que las ventas se contabilicen en el libro mayor, pero no en el inventario y el costo de las ventas.