Ciertas cuentas contables pueden ser definidas como cuentas bancarias, ya que se pueden definir muchas cuentas bancarias según sea necesario. Al momento de definir una cuenta contable como cuenta bancaria, también debe especificarse la moneda de está cuenta. Las cuentas de la contabilidad general definidas como cuentas bancarias se pueden conciliar con los estados de cuenta bancarios, utilizando las facilidades de correspondientes: todos los recibos y pagos se muestran en la moneda de la cuenta bancaria para facilitar la conciliación de estados de cuenta. Los ingresos realizados a cuentas bancarias usando recibos o pagos, también crean un recibo o pago total, que se retiene con el propósito de conciliar los estados de cuentas bancarias. Utilizando la página de pagos bancarios, los pagos del libro mayor se pueden analizar a cualquier número de otras cuentas del libro mayor (Contabilidad General), pero sólo se realiza un ingreso a la cuenta bancaria. Esta página también permite la creación de pagos a cuentas de proveedores. Del mismo modo, utilizando la página de entrada de recibos, una serie de recibos de clientes que pueden haberse acumulado en conjunto pueden depositarse como una cantidad en una cuenta bancaria. Solamente hay una cantidad que aparece en el estado de cuenta como el total de todos estos recibos, esta transacción de cuenta bancaria es creada y está disponible para conciliar los depósitos de los estados de cuentas bancarias.
Las cuentas bancarias se definen en Menú Principal > Contabilidad > Administración > Cuentas bancarias. En la pantalla se deberá llenar los siguientes campos:
•Código contable del banco (la selección de la cuenta del libro mayor a la que se refiere)
•Nombre de cuenta bancaria
•Código de la cuenta bancaria
•Número de cuenta bancaria
•Dirección del banco (si es necesaria)
•Divisa de la cuenta (Moneda)
No es posible cambiar la moneda de una cuenta bancaria una vez que haya transacciones en su contra.
Después de haber creado una cuenta bancaria debe ser autorizada para poder utilizarla, esto se hace en Menú Principal > Contabilidad > Administración > Usuarios autorizados por cuenta bancaria.
Hay enlaces para editar registros de cuentas bancarias existentes y para eliminarlos. Sin embargo, una vez que se define como una referencia a un código particular de contabilidad general, no es posible cambiar el código de la cuenta bancaria de la contabilidad general. Esto se debe a que se realizarán entradas en esta cuenta. Del mismo modo, si las transacciones bancarias se han creado utilizando esta cuenta bancaria, no es posible eliminarla. Las transacciones de la cuenta bancaria se deben eliminar primero (pero actualmente no existe ninguna facilidad para eliminar las transacciones bancarias).
Una vez que todos los recibos y pagos coinciden con los estados de cuenta bancarios, se puede imprimir el estado de conciliación bancaria que debe mostrar cómo concilia el saldo actual del libro mayor con el estado de cuenta bancario de esta cuenta. La conciliación también tiene una opción disponible para las cuentas bancarias establecidas en otra moneda que no sea la funcional del negocio (moneda local), para contabilizar las diferencias de cambio. El saldo de la cuenta se mantiene en moneda local en el libro mayor y para efectos de la conciliación bancaria esto se convierte a la moneda de la cuenta bancaria al tipo de cambio de la tabla de monedas (Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Administrar monedas). Esta tasa puede cambiarse manualmente a la tasa del día y el saldo en moneda extranjera de la cuenta cambiará; para corregir este saldo, se debe registrar una diferencia de cambio de moneda. Habiendo trabajado en la conciliación de recibos y pagos con los estados de cuentas bancarias, se puede ingresar el saldo del estado del banco para compararlo con el saldo del sistema; luego se realiza una entrada de corrección al libro mayor para contabilizar la diferencia en el intercambio. La contabilización en el libro mayor se ha retrasado hasta el final del mes anterior, ya que se supone que la conciliación puede tardar unos días o una semana con respecto a la fecha actual.
Nota: No es posible cambiar la moneda de una cuenta bancaria una vez que hay transacciones contra ella.
