La secuencia de eventos en la creación de un nuevo activo fijo es la siguiente:
Definir categorías de activos fijos |
Se define cualquier cantidad de categorías de activos fijos, desde el módulo Menú Principal > Gestor de activos > Administración > Administrar categorías de activos fijos. Estos son los grupos de activos similares, por ejemplo: Equipo de computación, Mobiliario y equipo, Edificios, Terrenos, Vehículos, entre otros. Las cuentas del libro mayor para la depreciación, el costo del activo fijo y la depreciación acumulada se definen para todos los activos de la misma categoría en este nivel.
A cada categoría, se le debe crear un código de identificación; ya que servirá para las búsquedas o consultas de los activos. Cada categoría debe llevar:
•Cuenta contable del costo del activo fijo.
•Cuenta contable de la depreciación en el Estado de resultados.
•Cuenta contable para la ganancia o perdida.
•Cuenta contable para la depreciación acumulada en el estado de situación.
Definir ubicaciones de activos fijos |
Las ubicaciones de activos fijos deben estar definidas. Éstos pueden estar en una forma jerárquica por ejemplo. "Oficina central" puede tener una sub-ubicación de "Cuarto de Servicio".
Se ejecuta en Menú Principal > Gestor de activos > Administración > Añadir o administrar ubicaciones de activos.
Añadir artículos de activos fijos |
Un activo fijo se crea a partir del módulo Menú Principal > Gestor de activos > Transacciones > Añadir un activo nuevo. Este proceso permite registrar:
•Descripción de activo (corta): Escribir el nombre del activo.
•Descripción de activo (larga): Escribir detalladamente el activo.
•Categoría de activo: Seleccionar una categoría a la que ha de pertenecer (creada anteriormente).
•Ubicación de activos: Seleccionar la ubicación en donde se guardará el activo.
•Código de barras y núm de serie: Estos campos no son obligatorios de llenar.
•Tipo de depreciación: Escoger entre Línea Recta o Valor de disminución.
•Tasa de depreciación: Porcentaje de depreciación correspondiente al activo.
Nota: En este punto no hay costo (ni depreciación acumulada) asociado con el activo.
Órdenes de compra de activos fijos |
Una orden de compra se coloca para el activo como un artículo no disponible. Existe una disposición para ingresar la identificación del activo, del activo en la orden de compra. Cuando se recibe el activo, el costo se contabiliza en la cuenta del libro mayor especificado por la categoría del activo. También es posible añadir el costo a los activos existentes de esta manera. Cada costo agregado se graba en el registro de transacciones de activos fijos, por lo que las adiciones a lo largo de un período se pueden identificar fácilmente.
En otras palabras; para que el activo añadido obtenga un valor en los libros, se hace a través de un proceso de compra; ya que en el inventario debe existir el nombre del activo con su valor. Así es que en los proveedores debe haber artículo disponible para comprarle ese bien. Una vez se selecciona el activo que ha de comprarse al proveedor asignado, y después de la introducción de la factura del proveedor; hacer clic en el botón Activos fijos, se selecciona el activo de la lista desplegable y se le asigna un valor. Al cerrar la factura, el activo que anteriormente fue añadido en activos obtiene ya el valor en los libros.
Adquisición de un artículo directamente con la factura del proveedor |
En lugar de ingresar una orden de compra con el activo especificado directamente, es posible ingresar una factura de compra que asigna directamente los cargos a cualquier cantidad de activos fijos. El formulario de factura del proveedor permite la entrada directamente contra activos fijos. Todos los activos creados - pero sin costo se mostrarán en un cuadro de selección (cualquiera de estos se puede seleccionar, o si se conoce el identificador (ID) de activos, se puede ingresar manualmente). De esta forma, es posible añadir a los activos existentes. La depreciación, se calculará sobre el nuevo costo total del activo (o valor en libros si se utiliza la depreciación del valor decreciente (DV)).
Por ejemplo: si se tiene a la mano la factura del activo ya comprado, y se le quiere dar valor al activo creado en el Gestor de activos, se deberá tener creado un proveedor específico para ese activo, después en ese mismo proveedor, se deberá ingresar la factura del activo que se compró. Al igual que el paso anterior, se debe hacer clic en el botón Activos fijos y buscar en la lista desplegable el activo al que se le quiere dar valor en los libros. Luego, escribir un monto o cantidad y finalmente cerrar la factura.
Nota: Se debe consultar en el Gestor de activos, que efectivamente el valor se agrego al activo.