Configurar los gastos |
Ver Menú Principal > Caja chica > Administración > Gastos de caja chica, esta tabla se utiliza para aislar a los usuarios no contables (la mayoría de los trabajadores/usuarios del webERP) de los detalles técnicos y nombres utilizados en la contabilidad.
Por ejemplo:
Código de gastos: COMBUSTIBLE-COMERCIAL
Descripción: Combustible para los automóviles usados en viajes comerciales para atender a clientes
Código contable: 12345678 Gastos de vehículos comerciales
Así que cuando el sistema contabilice un gasto de caja chica contra la tabla de gltrans, se contabilizará contra el código de cuenta seleccionada de la contabilidad general.
PcExpenses.php se utiliza para mantener esta tabla (pcexpenses).
Configurar los tipos de pestañas (tipos de fichas de la caja chica) |
Los diferentes tipos de usuarios, por sus cargos y funciones, tienen diferentes privilegios. Un gerente puede gastar dinero de caja chica en una manera diferente que un conductor de camión (sin faltar el respeto, para cualquiera de ellos). El sistema mantiene estas diferentes categorías de pestañas de la tabla pctypetabs.
Pc TypeTabs.php se utiliza para definir este tipo de fichas diferentes. Por ejemplo: director, personal de la oficina, conductor de camión, entre otros. Hay que configurar los gastos permitidos para el tipo de pestañas; el vínculo entre los tipos de pestañas y los gastos.
Aquí tenemos que definir qué gastos están permitidos para un cierto tipo de pestaña. Esta tabla se usa para evitar que los usuarios asignen gastos que no estan permitidos. Como ejemplo, un usuario con el rol "miembro de parlamento" podría tener una pestaña del tipo "todo permitido, incluidas las bebidas nocturnas en un club", mientras que un usuario con el rol "trabajador duro" podría tener una pestaña del tipo "transporte a lugar de trabajo "solamente", por lo que el sistema puede lograr un mejor control de los gastos de cada uno.
Cada empresa debe definir aqui la politica de las pequeñas compras en efectivo a traves de la caja chica.
Se puede ingresar desde: Menu Principal > Caja chica > Administración > Tipos de fichas de la caja chica.
PcExpensesTypeTab.php es el comando que maneja esto.
Configurar pestañas |
PcTabs.php es el comando utilizado para configurar pestañas de caja chica
Una pestaña (o ficha) de caja chica contiene:
•Código de Pestaña: Se debe crear un código para la pestaña que se está definiendo.
•Nombre de usuario: Quién está gastando/recibiendo dinero para gastos de caja chica. Debe ser un usuario de webERP.
•Tipo de pestaña: Seleccionar un tipo que se definio previamente.
•Moneda: Escoger el tipo de moneda al que pertenece la caja chica seleccionada.Una pestaña manejará dinero en una sola moneda. Por lo tanto, los usuarios que tengan permitido gastar en 2 o más monedas (por ejemplo, equipo comercial internacional) tendrán 1 pestaña para cada moneda.
•Límite de pestaña: Ingresar el valor del gasto permitido a esa caja chica. Cantidad máxima que el usuario puede gastar para tener un mejor control. Hoy en día solo emite una advertencia del supervisor, pero puede codificarse para que funcione de manera diferente (mejor).
•Asignador: Seleccionar el usuario que está asignando o administrando esa caja.
•Autorizador: Seleccionar un usuario que autorizará siempre los gastos para esa caja chica.Es el supervisor de usuario del asignardor de caja chica. El usuario autoriza (o no) los gastos realizados, el dinero se gasta de manera inteligente y asigna dinero a los usuarios.
•Cuenta contable de asignación de efectivo: Es la cuenta contable de donde proviene la asignación en efectivo. Debe ser una cuenta bancaria, por lo que al asignar efectivo a una pestaña, el sistema deducirá el importe de esa cuenta bancaria y aumentará la cuenta de caja chica.
Nota: De esta cuenta se tomarán los gastos.
•Pestaña de cuenta contable de caja chica: Seleccione la cuenta de caja chica, que acumulará los gastos. En el libro mayor (GL) deberíamos tener una cuenta (una por moneda) para reflejar "cantidad de dinero distribuido entre los empleados" o "Cuenta de caja chica". Esta es la cuenta a la que se destina el dinero después de que se realiza una asignación en efectivo o dónde llega el dinero o donde se registra un gasto.
Esta opción se encuentra en: Menú Principal > Caja Chica > Administración > Fichas de la Caja Chica.
En este punto, se tiene el sistema listo para trabajar.