El supervisor (autorizador) le da dinero en efectivo a un empleado para que sea utilizado como caja chica. En el comando PcAssignCashToTab.php registramos este hecho.

Esta opción se encuentra en: Menú Principal > Caja chica > Transacciones > Asignación de efectivo a la ficha de la caja chica.

El supervisor puede seleccionar solamente las pestañas (fichas) en que se le asignó dominio. Debe especificar la cantidad y la fecha. Has 2 campos adicionales:

•Notas:    Para cualquier detalle adicional que sea necesario recordar.

•Recibo:    En caso de que la Empresa tenga un recibo físico, o cualquier prueba, el código, número, etc de este recibo, debe ser introducido para ayudar a resolver cualquier tipo de inconveniente más tarde.

En esta etapa, no se publica ninguna transacción en la tabla gltrans, solo en pcashdetails escribimos: "El supervisor le da al usuario X (pestaña real), Y dólares en la fecha D".

En esta pantalla se debe seleccionar una caja de donde se asignará el efectivo (de donde saldrán los fondos), por defecto esta estará vacía.

Ahora se realizará la asignación del monto proporcionado para los gastos de caja chica.

Notas:    En este caso el monto asignado no ha sido autorizado, esto se verá más adelante.

Las asignaciones de caja chica pueden ser editadas o suprimidas antes de ser autorizadas. Las asignaciones en efectivo se pueden editar y borrar antes de que se autoricen. Una vez autorizado y publicado no se puede modificar de ninguna manera.

El empleado saldrá y gastará dinero. Luego informará a webERP estos gastos en el comando PcClaimExpensesFromTab.php.

Esta opción se encuentra en: Menú Principal > Caja chica > Transacciones > Gastos de solicitud en ficha de la caja chica.

El empleado ha de seleccionar una pestaña (de sus propias pestañas).Y luego debe registrar los detalles de todos los gastos incurridos:

•    Fecha del gasto:    Fecha del gasto.
•    Código de gasto    (De la lista, su pestaña está permitida dependiendo del tipo de pestaña involucrada).
•    Monto:        Valor de los gastos.
•    Notas:         Para cualquier detalle adicional que sea necesario recordar.
•    Recibo:         En caso de que la empresa tenga un recibo físico, o cualquier prueba, el código, número, etc. de este recibo, para ayudar a resolver disputas más adelante.

En esta etapa, no se registra ninguna transacción en la tabla de gltrans, solo en pcashdetails escribimos: "El usuario U informa que gasto X cantidad en el concepto C en la fecha D".

Nota:    Los gastos que se presenten pueden ser editados y borrados antes de la autorización. Una vez autorizado y contabilizado, no puede ser modificado de ninguna manera.

El supervisor deberá autorizar los gastos y las asignaciones de efectivo informadas.

En el comando Pc AuthorizeExpenses.php el supervisor debe seleccionar una pestaña que esté supervisando.

Si hay alguna asignación o gasto aún no autorizado, se puede verificar y, si es correcto, simplemente márquelo. Si es incorrecto o está en duda (un empleado que reclama 10,000,000 quetzales por combustible para automóviles) puede llamarlo/enviarlo por correo electrónico/informarlo y solucionarlo. Debido a que aún no está autorizado, se puede modificar (a Q100)

Seleccione Menú Principal > Caja chica > Transacciones > Autorización de gastos, se selecciona el tipo de caja y la pantalla mostrará lo pendiente, así que se verá un cuadro debajo de Actualizar al que se debe marcar, para autorizar la asignación del efectivo.

Después de haber autorizado debe ir a Menú Principal > Caja chica > Transacciones > Asignación de Efectivo a la Ficha de la Caja Chica, y se consulta la caja chica, para verificar que ha sido autorizada correctamente.

Nota:    Una vez que se pulsa el botón de Actualizar, y existan algunas entradas marcadas, entonces se realiza el registro en la contabilidad general.

Si es necesario contabilizar una asignación de efectivo, entonces:

•El monto de asignación, se deduce de "la cuenta del libro mayor de la contabilidad general para la asignación de efectivo" como se específica en la definición de la pestaña.

•El monto de asignación se incrementa en la "Pestaña cuenta contable de caja chica " como se especifica en la definición pestaña.

La transacción bancaria se registra convenientemente para reportar el dinero que sale de la "Cuenta contable del libro mayor para la asignación de efectivo".

Si es necesario contabilizar un gasto, entonces:

•La cantidad del gasto se deduce de la "Pestaña cuenta contablede caja chica" como se especifica en la definición de pestaña.

•La cantidad de gasto se incrementa en "cuenta contable de Gastos" como se especifica en la definición de gastos.

Todos los usuarios deben ser usuarios de webERP. La configuración de seguridad 6 se ha creado para permitir a los usuarios usar este módulo. De modo que los empleados pueden iniciar sesión en webERP solo para reclamar/informar sus gastos, si está permitido.

Acerca de los anticipos o los reembolsos, siempre ejecutamos "pestañas abiertas", por lo que los empleados piden primero el dinero, y luego lo gastan (esperamos de manera adecuada), y luego informan sobre los gastos incurridos. Cualquier diferencia se liquidará en "próximo informe" o "próxima asignación de efectivo".

Esa es la idea de mantener el informe de gastos y asignación de efectivo por separado, ya que es flexible y se adapta a todas las situaciones:

Ejemplo de anticipo de Q500.00 y se presenta un reclamo por Q480.00.

1. Asignación de dinero en efectivo de Q500.00.

2. Reclamo por Q480.00.

3. La aprobación de Q480.00 (Estado: El empleado debe Q20.00 a la Empresa).

4. Hay 2 opciones dependiendo de la cultura de la empresa:

    1. Retorno de Q20.00 (asignación de caja en negativo, por lo que 500-480-20 = 0 balanceado).   

    2. El empleado conserva Q20.00 para su siguiente informe. El sistema hará un seguimiento de los gastos anteriores/asignaciones de efectivo anteriores, para mantener el saldo actualizado).

Ejemplo de anticipo de Q500.00 y se presenta un reclamo por Q530.00:

1. Asignación de dinero en efectivo de Q500.00.

2. Reclamo por Q530.00.

3. La aprobación de Q530.00 (Estado: La empresa le debe al empleado Q30.00).

4. Hay 2 opciones en función de la cultura de la Empresa:

    1. Asignación de efectivo adicional de Q30.00 (asignación de caja positiva, por 500-530 + 30 = 0 balanceado).
   
    2. Próxima asignación de efectivo de Q500.00 mostrará que solamente  tiene Q470.00 disponibles ya que se debían Q30.00.

El supervisor (autorizador) le da dinero en efectivo a un empleado para que sea utilizado como caja chica. En el comando PcAssignCashToTab.php registramos este hecho.

Esta opción se encuentra en: Menú Principal > Caja chica > Transacciones > Asignación de efectivo a la ficha de la caja chica.

El supervisor puede seleccionar solamente las pestañas (fichas) en que se le asignó dominio. Debe especificar la cantidad y la fecha. Has 2 campos adicionales:

•Notas:    Para cualquier detalle adicional que sea necesario recordar.

•Recibo:    En caso de que la Empresa tenga un recibo físico, o cualquier prueba, el código, número, etc de este recibo, debe ser introducido para ayudar a resolver cualquier tipo de inconveniente más tarde.

En esta etapa, no se publica ninguna transacción en la tabla gltrans, solo en pcashdetails escribimos: "El supervisor le da al usuario X (pestaña real), Y dólares en la fecha D".

En esta pantalla se debe seleccionar una caja de donde se asignará el efectivo (de donde saldrán los fondos), por defecto esta estará vacía.

Ahora se realizará la asignación del monto proporcionado para los gastos de caja chica.

Notas:    En este caso el monto asignado no ha sido autorizado, esto se verá más adelante.

Las asignaciones de caja chica pueden ser editadas o suprimidas antes de ser autorizadas. Las asignaciones en efectivo se pueden editar y borrar antes de que se autoricen. Una vez autorizado y publicado no se puede modificar de ninguna manera.

El empleado saldrá y gastará dinero. Luego informará a webERP estos gastos en el comando PcClaimExpensesFromTab.php.

Esta opción se encuentra en: Menú Principal > Caja chica > Transacciones > Gastos de solicitud en ficha de la caja chica.

El empleado ha de seleccionar una pestaña (de sus propias pestañas).Y luego debe registrar los detalles de todos los gastos incurridos:

•    Fecha del gasto:    Fecha del gasto.
•    Código de gasto    (De la lista, su pestaña está permitida dependiendo del tipo de pestaña involucrada).
•    Monto:        Valor de los gastos.
•    Notas:         Para cualquier detalle adicional que sea necesario recordar.
•    Recibo:         En caso de que la empresa tenga un recibo físico, o cualquier prueba, el código, número, etc. de este recibo, para ayudar a resolver disputas más adelante.

En esta etapa, no se registra ninguna transacción en la tabla de gltrans, solo en pcashdetails escribimos: "El usuario U informa que gasto X cantidad en el concepto C en la fecha D".

Nota:    Los gastos que se presenten pueden ser editados y borrados antes de la autorización. Una vez autorizado y contabilizado, no puede ser modificado de ninguna manera.

El supervisor deberá autorizar los gastos y las asignaciones de efectivo informadas.

En el comando Pc AuthorizeExpenses.php el supervisor debe seleccionar una pestaña que esté supervisando.

Si hay alguna asignación o gasto aún no autorizado, se puede verificar y, si es correcto, simplemente márquelo. Si es incorrecto o está en duda (un empleado que reclama 10,000,000 quetzales por combustible para automóviles) puede llamarlo/enviarlo por correo electrónico/informarlo y solucionarlo. Debido a que aún no está autorizado, se puede modificar (a Q100)

Seleccione Menú Principal > Caja chica > Transacciones > Autorización de gastos, se selecciona el tipo de caja y la pantalla mostrará lo pendiente, así que se verá un cuadro debajo de Actualizar al que se debe marcar, para autorizar la asignación del efectivo.

Después de haber autorizado debe ir a Menú Principal > Caja chica > Transacciones > Asignación de Efectivo a la Ficha de la Caja Chica, y se consulta la caja chica, para verificar que ha sido autorizada correctamente.

Nota:    Una vez que se pulsa el botón de Actualizar, y existan algunas entradas marcadas, entonces se realiza el registro en la contabilidad general.

Si es necesario contabilizar una asignación de efectivo, entonces:

•El monto de asignación, se deduce de "la cuenta del libro mayor de la contabilidad general para la asignación de efectivo" como se específica en la definición de la pestaña.

•El monto de asignación se incrementa en la "Pestaña cuenta contable de caja chica " como se especifica en la definición pestaña.

La transacción bancaria se registra convenientemente para reportar el dinero que sale de la "Cuenta contable del libro mayor para la asignación de efectivo".

Si es necesario contabilizar un gasto, entonces:

•La cantidad del gasto se deduce de la "Pestaña cuenta contablede caja chica" como se especifica en la definición de pestaña.

•La cantidad de gasto se incrementa en "cuenta contable de Gastos" como se especifica en la definición de gastos.

Todos los usuarios deben ser usuarios de webERP. La configuración de seguridad 6 se ha creado para permitir a los usuarios usar este módulo. De modo que los empleados pueden iniciar sesión en webERP solo para reclamar/informar sus gastos, si está permitido.

Acerca de los anticipos o los reembolsos, siempre ejecutamos "pestañas abiertas", por lo que los empleados piden primero el dinero, y luego lo gastan (esperamos de manera adecuada), y luego informan sobre los gastos incurridos. Cualquier diferencia se liquidará en "próximo informe" o "próxima asignación de efectivo".

Esa es la idea de mantener el informe de gastos y asignación de efectivo por separado, ya que es flexible y se adapta a todas las situaciones:

Ejemplo de anticipo de Q500.00 y se presenta un reclamo por Q480.00.

1. Asignación de dinero en efectivo de Q500.00.

2. Reclamo por Q480.00.

3. La aprobación de Q480.00 (Estado: El empleado debe Q20.00 a la Empresa).

4. Hay 2 opciones dependiendo de la cultura de la empresa:

    1. Retorno de Q20.00 (asignación de caja en negativo, por lo que 500-480-20 = 0 balanceado).   

    2. El empleado conserva Q20.00 para su siguiente informe. El sistema hará un seguimiento de los gastos anteriores/asignaciones de efectivo anteriores, para mantener el saldo actualizado).

Ejemplo de anticipo de Q500.00 y se presenta un reclamo por Q530.00:

1. Asignación de dinero en efectivo de Q500.00.

2. Reclamo por Q530.00.

3. La aprobación de Q530.00 (Estado: La empresa le debe al empleado Q30.00).

4. Hay 2 opciones en función de la cultura de la Empresa:

    1. Asignación de efectivo adicional de Q30.00 (asignación de caja positiva, por 500-530 + 30 = 0 balanceado).
   
    2. Próxima asignación de efectivo de Q500.00 mostrará que solamente  tiene Q470.00 disponibles ya que se debían Q30.00.