Los contratos abiertos continúan mostrándose en Menú Principal > Ventas> Administración> Seleccionar contrato. Al ingresar las facturas y créditos de proveedores, se muestran en la lista desplegable como opciones para emitir los costos en contra hasta que esten cerrados. Los contratos abiertos también tienen entradas creadas en el libro mayor por el trabajo en proceso debido a todas las existencias emitidas y otros requisitos que se les cobran a través de cuentas por pagar. Cuando el artículo del contrato se factura al cliente, el inventario se reduce por el monto del contrato y el costo de las ventas se carga con este monto. Este valor puede no ser realmente el costo final del contrato y la diferencia entre el costo real del contrato y el costo del contrato presupuestado debe procesarse para las variaciones de uso en el libro mayor general, esto es lo que hace el cierre del contrato.
El proceso de cierre del contrato, compara el costo del contrato facturado al cliente con los costos emitidos por el contrato (en trabajo en proceso) y crea un libro mayor general a la cuenta de varianza de uso (del registro de categoría de inventario del artículo del contrato). Si la posición del contrato ya está facturada al cliente y la orden de trabajo del contrato muestra que el artículo del contrato aún no se ha recibido con la orden de trabajo, se procesa el recibo de la orden de trabajo. Esto recibe un artículo terminado del contrato contra la orden de trabajo del contrato. Este proceso crea las contabilizaciones del Libro mayor para debitar a la cuenta de inventario (del registro de categoría de inventario del artículo de contrato) y acredita la cuenta de trabajo en proceso. El monto de este registro se basa en el costo original del contrato.
Al final del proceso de cierre del contrato, la orden de trabajo tiene el artículo del contrato recibido en su contra y la orden de trabajo se cierra. Además, se borra la cuenta de trabajo en proceso de modo que todas las entradas por emisiones de inventario y otros costos del contrato sea contra el recibo del artículo del contrato y cualquier registro de variación.
El contrato abierto significa que ya fue entregado pero aun no se ha cerrado. Para efectuar el cierre, ingresar al módulo Seleccionar contrato (Menú Principal > Ventas > Administración > Seleccionar contrato) y hacer clic en Ver, se mostrarán los detalles del total de costos presupuestados en el inventario y abajo estará el botón Cerrar Contrato.
El uso de la opción de cierre de contrato de la pantalla Costo de contrato evita, cualquier requisito de riesgo en el módulo de fabricación. Ya que, (si no se ha realizado a través del módulo de fabricación, que se verifica primero), el artículo del contrato terminado se recibe contra la orden de trabajo y la orden de trabajo del contrato se cierra. El estado del contrato también se actualiza a cerrado.
Una vez que se cierra un contrato, ya no es posible emitir costos contra él, ya sea en forma de inventario u otros cargos. Sin embargo, aún es posible inspeccionar el costo original del contrato y los costos reales que se emitieron en su contra. Esto se hace desde la pantalla de selección de contrato, donde se pueden especificar los contratos completados, se mostrará el enlace al costo del contrato.