El módulo Contratos (Ver Menú Principal > Ventas > Administración > Agregar contrato),
Permite la construcción de costos para proyectos específicos de clientes; en donde se puede definir una lista de materiales del inventario para el contrato, junto con una lista de otros requerimientos. Al ingresar una cifra de porcentaje de ganancia bruta, se puede llegar a un precio para cobrar al cliente. El contrato se puede convertir en una cotización. Mientras que el contrato se encuentra en la etapa de cotización, es posible modificar los componentes del inventario y otros requisitos (la cotización se actualizará con el nuevo costo en el contrato). La cotización se puede volver a enviar al cliente.
Cuando un contrato se convierte en una cotización, el sistema crea realmente un artículo de inventario manufacturado con el nombre de la referencia del contrato y con la descripción del contrato.
Si la cotización es aceptada por el cliente, entonces puede convertirse en un pedido de la forma habitual, modificando el indicador de cotización a pedido. La confirmación de este cambio, cambia el estado del contrato a ordenar para que los cambios ya no se permitan. Este proceso también crea una orden de trabajo para que se puedan emitir las existencias requeridas para el contrato. Al utilizar la funcionalidad de emisión de orden de trabajo se reduce el inventario y se incrementa el trabajo en proceso.
Cuando se ingresan las facturas de proveedores (cuentas por pagar), existe la opción de especificar el contrato que se cobrará con el costo. El costo de los cargos del contrato también se aplica a la cuenta de trabajo en proceso (según lo determinado a partir del registro de la categoría de inventario del contrato). Cualquier número de cargos contractuales puede ser ingresado contra una factura de proveedor (o nota de crédito). Al contabilizar los cargos del contrato también existe la posibilidad de indicar si el cargo fue originalmente previsto y presupuestado en el contrato. Se crean registros de cargos por contratos para cada entrada.
El costo del contrato original se puede comparar con los cargos reales contra el contrato, para ver cuánto se logró en ganancia sobre el contrato. Cuando todos los cargos se registran en relación del contrato, es necesario que el estado del contrato se modifique a Completado. Este proceso cierra la orden de trabajo y compara el costo original del contrato con los costos reales y toma el valor no cargado en el costo de ventas a la cuenta de varianzas de uso (con base en la categoría de inventario del artículo del contrato) y borra el saldo que de otro modo quedaría en trabajo en proceso.