Las facturas del proveedor se ingresan usando la secuencia de comandos: SupplierInvoice.php. Este comando debe ser llamado con un SupplierID desde la página SelectSupplier.php (Ver Menú Principal > Proveedores > Seleccionar un proveedor > Transacciones con proveedores > Introducir una Factura de proveedor).
Una vez que un proveedor pasa a la página, se crea un nuevo objeto SuppTrans para mantener (caché) toda la información sobre la factura. La clase SuppTrans tiene tres arreglos uno para el análisis del libro mayor, uno para sostener los cargos de envío (por ejemplo, flete, acarreo y aranceles) y el tercero para las notas de productos recibidos. Estos también podrían ser artículos en un envío.
Si se establece el enlace del libro mayor con los acreedores en las preferencias de la compañía (Ver Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Configuración de la compañía), entonces el monto a facturar se debe acumular a partir de los artículos de inventario recibidos que se facturan, se ingresan los cargos de envío y las contabilizaciones del libro mayor. No existe la posibilidad de ingresar el monto total de la factura manualmente.
El enlace de análisis del libro mayor sólo muestra si el vínculo GL Creditors está activo. Este comando permite la población de la matriz GLCodes. La página permite que un usuario familiarizado con los GLCodes ingrese directamente un código GL o seleccione un código de un cuadro de selección. Mucho espacio para la narración está disponible también.
El enlace desde el comando SupplierInvoice.php al SuppInvGRNItems.php permite que las mercancías recibidas del proveedor que no han sido facturadas sean seleccionadas para la facturación. La cantidad recibida se muestra para cada parte junto con la cantidad ya facturada. La cantidad que se factura es por defecto la cantidad recibida menos cualquier cantidad ya facturada. Esto se puede cambiar al igual que el precio cobrado. Hay tres parámetros en logicworks.ini que afectan el comportamiento de este comando. Si se establece el parámetro para verificar entregas excesivas, los dos parámetros restantes se usan para verificar la proporción por la que se factura el pedido en exceso en términos de la cantidad facturada y el precio cobrado respectivamente.
Se acumula el total de todas las líneas de mercancías recibidas que se facturan. Si el enlace del libro mayor a los acreedores está activo, entonces las líneas de pedido y las líneas del libro mayor se acumulan para obtener el monto total de la moneda de la factura. Si el enlace no está activo, el importe de la moneda debe ingresarse manualmente, pero la cantidad debe ser mayor a la factura de las mercancías recibidas.
La fecha de vencimiento de las facturas del proveedor se predetermina a la fecha de la factura ingresada después de aplicar los términos definidos para el proveedor. Existe una opción de crear un pago directamente desde la creación de la factura. El registro de pago creado será para el total de la factura individual.