Antes de configurar los clientes, se requiere la siguiente información de la base de datos (toda esta información está configurada en la pestaña de Configuración):

• Monedas: La moneda de la cuenta del cliente.

Menú Principal>Configuración>Opciones de Configuración General>Administrar Monedas

• Tipos de ventas: Precios se establecen en este nivel. El tipo de ventas combinado con la moneda del cliente determina la lista de precios que se aplica a ellos. Cada registro maestro de cliente debe referirse a un tipo de ventas.

Menú Principal>Configuración>Configuración de Cobros/Pagos>Tipos de Venta

• Récord del estado de crédito: Estos son indicadores para el registro de la solvencia crediticia del cliente. Cada cuenta de cliente se refiere a un tipo de estado de crédito. Algunos registros de estado de crédito se pueden configurar para prohibir la facturación.

Menú Principal>Configuración>Configuración de Cobros/Pagos>Estado de crédito

• Términos de pago: Se pueden definir tantos registros de términos como sea necesario y el registro del cliente debe hacer referencia a un registro de las condiciones de pago.  Hay cierta flexibilidad en cuanto a cómo se definen. Pueden referirse a un número de días de crédito o un día determinado en el mes siguiente a la factura.  Los informes de saldos por antigüedad producidos para los clientes y proveedores se basan en los términos.   

Menú Principal>Configuración>Configuración de Cobros/Pagos>Condiciones de pago

                                                                                                                                       
• Grupos de impuestos: Las agrupaciones de las autoridades fiscales que se requieren para cobrar el impuesto de ventas del cliente. Cada sucursal de cliente debe referirse a un grupo de impuestos y ventas a estas sucursales se le calcularán automáticamente el impuesto segun el lugar de ventas y la categoría de impuesto del artículo que se factura. El sistema fiscal ofrece una gran flexibilidad.
Una vez ingresada la información anterior, se pueden ingresar los registros de los clientes.
Sin embargo, las cuentas por cobrar también requieren quese ingrese cierta información de la sucursal, relacionada a la dirección de entrega, etc., es obligatoria en cada cliente. Pero antes de que se puedan crear sucursales de los clientes se debe ingresar la siguiente información básica: los enlaces a los formularios que permiten definir toda esta información están disponibles en Menú Principal>Configuración> Opciones de Configuración General> Administrar grupos de impuestos.

• Áreas de venta: Se trata de analizar las ventas por área. Asimismo, la integración del libro mayor ( GL) puede ser configurado para observar el área del cliente para determinar la cuenta del libro mayor (GL) para registrar las ventas. Cada sucursal de la cuenta de un cliente debe hacer referencia a un área de venta.  Si las áreas de ventas no son necesarias en su negocio, se debe definir una área única -denominada "área predeterminada"

Menú Principal > Configuración > Configuración de Cobros/Pagos > Zonas de Ventas

•Se pueden configurar tantos tipos de ventas como se requiera: Debe tenerse en cuenta que los precios se mantienen contra los tipos de ventas (y monedas).  El tipo de ventas reflejaría si la venta era una venta comercial, al por menor, al por mayor, guión, venta al contado, al crédito, venta especial, etc. 

Menú Principal > Configuración > Configuración de Cobros/Pagos > Tipos de Venta

• Los récords de la sucursal del cliente: También debe referirse a una persona de ventas responsable de administrar la relación y quien toma el crédito para las ventas a la sucursal. Si el personal de ventas no es necesario para su negocio, debe definirse un único vendedor que pueda llamarse predeterminado o similar.

 Menú Principal > Configuración > Configuración de Cobros/Pagos > Vendedores

• Ubicaciones en las que se pueden mantener existencias que necesitan ser configuradas: Cada sucursal de un cliente necesita referirse a la ubicación de inventario de la que sería más eficiente desde el punto de vista del transporte de mercancías.

Menú Principal > Configuración > Administrar el Inventario > Administrar ubicaciones (sedes, almacenes)

Al haber configurado esta información básica, puede iniciarse el tema de configuración de cuentas de clientes y sucursales de clientes con direcciones de entrega.

Las bases de datos de escritorio, hojas de cálculo y archivos de exportación de valores separados por coma (CSV) también se pueden utilizar para importar esta información. Al utilizar MS Access, el proceso implica instalar un controlador ODBC para MySQL en el equipo de escritorio de windows que tiene MS Access y luego adjuntar a las tablas de la base de datos webERP DebtorsMaster y CustBranch en una nueva base de datos de Access en blanco. El archivo CSV o la hoja de cálculo se importan en la base de datos Access, a continuación, una consulta de datos anexados se hace para mapear los campos de la tabla hoja de cálculo/ CSV en DebtorsMaster y/o CustBranch. Hay muchos registros potenciales en CustBranch, cada uno con un código de sucursal diferente para una cuenta de cliente en DebtorsMaster. Este método es peligroso en el sentido de que es imperativo asegurar que ningún registro de cliente o registro de sucursal se refiera a base de datos inexistentes en los campos descritos anteriormente.