Los comandos están disponibles para automatizar los ajustes de verificación de inventario necesarios, después de un control de existencias. Sin embargo, esta función no trabaja con artículos controlados... todavía. El procedimiento para su uso y para las verificaciones de existencias en general es el siguiente:

Paso 1
Asegúrese de que la facturación esté completa para todo el producto enviado. Asegúrese de que las mercancías recibidas se registren contra órdenes de compra. Todos los demás bienes deben ser excluidos de los conteos.

Paso 2
Desde Menú principal > Inventario > Consultas e informes > Hojas de comprobación de existencias del inventario
Se debe dar un clic en el enlace para imprimir las hojas de verificación de inventario.

Esta página permite seleccionar la ubicación del inventario que se va a comprobar y un rango de categorías de inventario para verificar. Tenga en cuenta que hay un nuevo campo llamado:

Acción para la congelación de las existencias.

Por defecto, esto está configurado para enumerar los artículos que se van a contar. Antes de que comience un inventario, debe ejecutarse: "Crear nuevo archivo para comprobación de existencias". Esto copia las cantidades disponibles al momento de ejecutar el informe. Si las hojas de control de inventario se ejecutan para otra bodega y se configura nuevamente para crear un nuevo archivo de datos de control de inventarios, entonces el archivo de datos de control de inventarios anterior se sobrescribe y se pierde. Si hay una verificación de inventario en curso en una bodega y se desea iniciar otra, la segunda persona para ejecutar las hojas de verificación de inventario, debe imprimirlas con el campo Acción para la congelación de las existencias, configurado en Agregar / actualizar archivo de comprobación de inventario existente. Del mismo modo, si se va a agregar otra categoría de inventario a la verificación, entonces - Agregar / actualizar archivo de verificación de inventario existente es la opción correcta.

Paso 3
Una vez que se haya creado el archivo de datos de control de inventario, el inventario debe contarse inmediatamente. Se debe tener en cuenta que cualquier movimiento (ventas, o mercancías recibidas) debe detenerse; para que se pueda obtener un recuento exacto como en el momento en que se crea el archivo de datos de control de inventarios.

 Paso 4
Se deben ingresarlos conteos: el sistema solo aceptará entradas de conteo para las partes que se incluyeron en las categorías seleccionadas para la toma de inventario en el paso 2. El sistema permite muchos conteos para cada artículo y totaliza todos los conteos para resolver el ajuste requerido. Además, se puede ingresar la inicial del contador o referencia a la hoja de recuento para proporcionar una pista de dónde se ingreso el inventario. Tan pronto haya conteos para ingresar, los contadores deben pasar las hojas de recuento al equipo de ingreso de datos para que la entrada de datos se pueda completar tan pronto como sea posible después de que el conteo se haya completado. Se debe tener en cuenta que la entrada de datos puede ocurrir en el tiempo libre ya que los ajustes que se crearán están en contra de la cantidad que estaba disponible cuando se creó el archivo de control de inventario. Los movimientos posteriores de inventario, se ignoran con el fin de determinar la diferencia de control de inventario.

Paso 5
Una vez completada la entrada de los conteos, se puede ejecutar el informe de comparación. Esto se ejecuta desde Menú Principal > Inventario > Consultas e informes > Comparar Datos de Compútos vs Comprobación de Existencias

Hay varias opciones para ejecutar este informe. El valor predeterminado es ejecutar el informe sin realizar ningún ajuste. Debe ejecutarse en este modo inicialmente para que se realice una revisión de los ajustes propuestos. Cualquier ajuste que parezca incorrecto ahora puede ser revisado dos veces (es decir, se vuelve a contar) según sea necesario.

Paso 6
Una vez satisfechos de que los ajustes que se realizarán sean correctos, el informe se puede ejecutar de nuevo con la opción de Informar y cerrar el archivo de comparación de inventario y los ajustes del proceso según sea necesario.
No hay vuelta atrás en este proceso; si no fue su intención procesar estos ajustes, todos deben revertirse manualmente. Esté muy seguro al ejecutar la comparación en este modo.

Notas adicionales en los controles de inventario

Los datos pueden ser escaneados, utilizando una terminal de datos portátil, o con una llave en el momento del conteo usando una tableta inalámbrica. El escaneo presupone que todos los inventarios están marcados con un código de barras, lo que requiere una disciplina en el momento de la recepción. Al decidir la estructura de las pantallas de entrada de control de inventario, la elección fue ingresar el código de pieza o buscar el código de parte para ingresar la cantidad. En la práctica, ingresar el código es mucho más rápido que buscar a través de largas listas, especialmente cuando la lista se alarga. Por supuesto, llenar un cuadro de selección donde hay millones de elementos no es un iniciador en una conexión de bajo ancho de banda.

No importa cuántas veces se ingrese el mismo código de artículo, todas las entradas se suman para que el mismo artículo de inventario se acumule en un total; y el informe de comparación muestre cada entrada, y pueda hacer referencia a un pasillo/fila, etc. y/o la hoja de conteo/contador, si se desea volver y verificar una cuenta y/o la entrada. No es necesario agregar manualmente la existencia de la misma parte contada, por ejemplo, en 12 lugares diferentes en todo el almacén (aunque tal almacén podría necesitar un poco de reorganización) ya que el sistema hace esto por usted.

Cuando se crea el control de inventario, se observa la cantidad del sistema en la ubicación que se cuenta y se almacena esa cantidad; los movimientos posteriores se ignoran. Si se continúa vendiendo, entonces éstos no se tendrán en cuenta; deberá contar en el momento que se cree el inventario. Todas las entregas deben ser ingresadas, la venta debe detenerse (no hay otra manera de asegurar un recuento exacto). Lo ideal es que el control de inventarios se realice después de unas horas. Una vez que el recuento está completo para todas las cantidades, la venta puede reanudarse. No hay pánico con la entrada de datos ya que los ajustes de toma de inventario creados se derivan de las existencias en el momento en que se creó el control de inventarios (y el conteo de inventario). Sólo puede contar una ubicación a la vez.

La creación de un nuevo control de inventarios sobreescribirá un control de inventarios existentes, por lo tanto, si ha ingresado los recuentos y luego ha creado un nuevo control de inventarios, es posible eliminar varios trabajos, solo cree un nuevo control de inventarios, una vez que el anterior haya sido actualizado. Se puede ejecutar el informe de comparación sin actualizar; para ver qué ajustes se crean, y hacer cualquier doble recuento si es necesario. Si se necesitara se pueden ingresar cantidades adicionales para los artículos que se perdieron o cantidades negativas por errores en el conteo de inventario. La comparación se puede volver a ejecutar. Por último, se ejecuta el informe de comparación en el modo de actualización para completar la verificación de inventario.

El único problema con hacer la entrada de los datos en su tiempo libre, es que cualquier verificación volverá a realizarse después de que el inventario se haya movido por las ventas adicionales o por nuevas existencias. Sin embargo, la verificación de existencias se puede ejecutar de nuevo para aquellos artículos que necesitan un recuento.