Todos los artículos deben referirse a una categoría de inventario. Estas se definen en: Menú Principal>Configuración -> Administrar el inventario -> Administrar categorías de inventario

Se refiere a las agrupaciones naturales que se aplican a ciertos tipos de artículos de inventario. Una empresa normalmente puede tener varias y distintas categorías. P.ej. Un joyero, en temas de fabricación; puede tener las categorías comunes para: cadenas de oro, cadenas de plata, diamantes, rubíes, etc.

Las categorías de inventario de alguna manera sirven, para tener un mejor orden de los productos y son fáciles de administrar. Están integradas por cuentas contables y por una clase de impuesto. Su propósito es agrupar artículos y definir la información clave una vez que se agrupan todos los artículos de la categoría. Para maximizar la eficiencia del almacenamiento de datos y minimizar los insumos necesarios. La categoría de inventario tiene los siguientes campos:

• Código de categoría: hasta 6 caracteres.
• Descripción de la categoría: hasta 20 caracteres.
• Tipo de inventario: si la categoría se refiere a artículos de servicio, productos terminados o artículos de materias primas.
• Cuenta Contable para el costo de la acción de esta categoría: Cada categoría puede mantenerse en una cuenta por separado si llegara a ser necesario; esto por supuesto, solo es útil si el inventario está vinculado al libro mayor en las preferencias de la Empresa.
• Cuenta Contable: en ella se contabiliza el costo de los ajustes de inventario; tanto los ajustes de cantidad como los de costos, para todos los artículos de esta categoría.
• Cuenta Contable: en ella se registran las diferencias de precio. Estas son las diferencias entre el costo de compra de artículos y el costo de inventario de un artículo de la categoría.
• Cuenta Contable: en ella se registran las diferencias del uso del material. Éstas son las diferencias entre lo que la lista de materiales esperaba que el costo material del artículo se comparara con el costo real de los materiales. Las desviaciones de uso de material se realizan y se contabilizan cuando se cierran las órdenes de trabajo de fabricación.
• Cuenta contable en esta se codifica el trabajo en curso para los artículos de esta categoría. Esta cuenta se utiliza solo en la fabricación, cuando hay una orden de trabajo para un artículo de esta categoría

 

Código de la categoría

Se trata de un campo de texto de seis caracteres alfanuméricos y es utilizado como una referencia interna del sistema. El código de categoría debe ser único entre las diferentes categorías. No se puede cambiar más adelante y no se puede eliminar cuando se establecen artículos de inventario para utilizar la categoría, o existan registros de análisis de ventas con la categoría. El código de categoría se almacena en los registros de análisis de ventas para la generación de informes. Todos los artículos de inventario deben definirse como pertenecientes a una categoría y tienen el código de categoría correspondiente almacenado en su contra, en la tabla principal de Inventarios

Descripción de la categoría

Esta descripción se utiliza en las búsquedas de artículos de inventario y en los informes de análisis de ventas para describir la categoría de inventario a la que se hace referencia. Se pueden introducir hasta 20 caracteres de texto, aunque en algunos informes aparecerá menos de la descripción completa.

Cuenta contable de inventario

El inventario es un activo para la empresa; que de acuerdo con los GAAP debe ser valorado por el menor valor, ya sea del costo original o de lo que se podría vender por neto de los costos de venta. Para integrar completamente los valores de los inventarios en las cuentas cada vez que se recibe un producto, debe incluir el valor de los activos en las cuentas. Para cada categoría de inventario, es posible especificar diferentes cuentas de activos en el libro mayor donde se realizan las contabilizaciones. La selección bajo este campo, es la cuenta de activo de la contabilidad general, que debe registrar el valor de las existencias de esta categoría. En términos contables, esta es la cuenta del libro mayor en la que los diarios de cálculo estándar creados por el sistema; contabilizarán la entrada en el balance. Es posible configurar una cuenta de contabilidad general para cada categoría de inventario y enviar todas las categorías inventario de materiales en bruto a una cuenta del libro mayor de materias primas y de manera similar para categorías de bienes manufacturados. El cuadro de selección muestra todas las cuentas de balance disponibles: las cuentas de pérdidas y ganancias no se mostrarán (porque no es apropiado registrar valores de existencias en la cuenta de pérdidas y ganancias). Es lo primero que debe hacerse si se necesita configurar una nueva cuenta de la contabilidad general. Este campo no se utilizará, si el indicador de Configuración de la empresa "Crear asientos contables para transacciones de inventario (a costo estándar)" no está habilitado. (Menú Principal>Configuración>Opciones de Configuración General>Configuración de la compañía)

Cuenta contable de ajustes de inventario

Se refiere al momento en que las cantidades de existencias, incrementa. El valor del aumento de inventario, se contabiliza en la "Cuenta de la contabilidad general de balance del inventario". La doble entrada aquí es para reflejar el valor del inventario encontrado en la cuenta de pérdidas y ganancias. Hay una ganancia hecha para el valor del inventario encontrado y ajustada en un incremento. Lo contrario se aplica para el inventario ajustado en decremento. La entrada en este campo es la cuenta de la CG (Contabilidad General), una cuenta de pérdidas y ganancias en la que se registra la ganancia en existencias (y la pérdida, en pérdidas de existencias). En términos contables, esta es la cuenta del libro mayor en la que el sistema creó los diarios de cálculo de costo estándar, y contabilizará la entrada de ganancias y pérdidas para los ajustes de inventario. Puede ser diferente para cualquiera o todas las categorías de inventario. El cuadro de selección muestra todas las cuentas de pérdidas y ganancias disponibles. Este campo no se utilizará si el indicador de Menú Principal>Configuración> Opciones de Configuración General>Configuración de la compañía "Crear asientos contables para transacciones de valores (a costo estándar)" no está habilitado.

Cuenta contable de varianza en precio

Cuando las facturas de compra se introducen a un tipo de cambio determinado para un artículo, se compara el costo en moneda local con el costo estándar y la diferencia se toma como ganancia o pérdida. La diferencia se conoce como una variación del precio de compra. Las diferencias del precio de compra deben contabilizarse en una cuenta de pérdidas y ganancias. La entrada en este campo es la cuenta del libro mayor usada por la entrada de la factura de cuentas por pagar para registrar variaciones entre el costo estándar y el costo estándar de artículos de inventario de esta categoría. Las diferencias de precio se calculan cuando se ingresa la factura de compra, a menos que el artículo de la orden de compra esté en un envío. Las diferencias del precio de compra del envío se calculan cuando el envío se cierra. Este campo no se utilizará si el indicador Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General> Configuración de la compañía >"Crear asientos para transacciones de valores (a costo estándar)" no está habilitado.

Cuenta contable de varianza en cantidad

Esta cuenta se utiliza cuando una orden de trabajo se cierra y la cantidad de material de esta categoría emitida a la orden de trabajo es diferente a los requisitos de la lista de materiales de los artículos que se hacen en esta orden de trabajo. La diferencia se evalúa al costo estándar del artículo.
Esta cuenta del libro mayor es utilizada por las órdenes de trabajo para contabilizar las diferencias entre el material real emitido a una orden de trabajo y los requisitos estándar de la orden de trabajo en función del número de artículos terminados que resultan de la orden de trabajo. Este campo no se utilizará si el indicador de preferencias de la empresa Menú Principal> Configuración > Opciones de Configuración General> Configuración de la compañía > "Crear asientos contables para transacciones de valores (a costo estándar)" no está habilitado.

Tipo de recurso

El tipo puede ser, ya sea productos terminados, materias primas, ficticio, o mano de obra. Los productos terminados y la mano de obra son puramente para la presentación de informes. Los artículos de tipo de trabajo (terminados), alterarán la presentación del formulario de entrada de datos para permitir la selección de las cuentas de recuperación de la mano de obra, que son cuentas de pérdidas y ganancias en comparación con las cuentas de inventario normales, que son cuentas de balance.

Este campo declara el tipo de recurso que representa la categoría de inventario, y es uno de los bienes terminados, materias primas, mano de obra, o inventario ficticio. Este campo se utiliza para distinguir las partidas de inventario del tipo de trabajo de otros componentes; con el fin de calcular la sobrecarga del centro de trabajo en el cálculo de costos. También se utiliza para ordenar informes de inventarios; para asegurar que las materias primas y productos terminados se agrupen.

A continuación, la categoría determina cómo se contabilizan las transacciones de inventario en la contabilidad general; todos los artículos de la misma categoría se contabilizan de la misma forma.

Además de los campos anteriores, se puede definir cualquier número de "propiedades" para una categoría de inventario. Estos pueden ser considerados como campos definidos por el usuario para que la configuración de artículos sea parte de la categoría; p.ej. En los datos de demostración tenemos una categoría para los aires acondicionados; se está interesado en mantener cierta información adicional sobre los aires acondicionados, tales como:

• Refrigeración de salida
• Calentamiento de salida
• El ruido dB al interior de la unidad
• etc.

Estos campos no son relevantes a otras categorías de inventario. Cuando se definen las propiedades de la categoría hay opciones para definir las entradas de los campos; estos pueden ser simplemente: un cuadro de texto, una casilla de verificación, o un cuadro combinado con los valores predefinidos como una lista separada por comas. Cuando un usuario llega a definir un artículo, estos nuevos campos (propiedades) se mostrarán en la página de entrada de artículos.

Para ingresar nuevas propiedades para una categoría de inventario específica es necesario hacer clic en editar para la categoría, y el nuevo formulario de propiedades mostrará debajo, la información habitual relevante para la categoría.

Notas:   Los códigos de las categorías pueden ser numéricos, o alfanuméricos. En cada creación de categoría, se debe tener previamente establecidas las clases de impuestos que existen dentro de su localidad. Ya que a las categorías les es necesario, para el control de sus cuentas referentes, a los impuestos aplicados en las ventas.

Después de ser creada una categoría, debe estar disponible para el usuario del programa, esto se debe ejecutar en Menú Principal > Configuración > Administrar el inventario > Mantener categorías de inventario interno por funciones de usuario.