Para crear un artículo se necesita tener establecido:

• Categoría: Menú Principal> Configuración >Administrar el inventario> Administrar categorías de inventario

• Unidades de medida: Menú Principal > Configuración > Administrar el inventario> Unidades de medida

• Clase de Impuesto: Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General> Administrar clases de Impuesto

Una vez se posean estos datos; ya se puede dirigir hacia Menú Principal > Inventario >Administración>Añadir un artículo nuevo.

El ingreso de nuevos artículos requiere la entrada de cierta información base

• La información base acerca del código y la descripción junto con la categoría y el tipo de artículo
• Información de costos
• Datos de compra del proveedor
• Precios de venta

El ingreso de la información base se realiza desde Menú Principal > Inventario > Administración> Añadir un nuevo artículo de inventario

Se requiere un código de inventario para cada artículo, este puede ser cualquier combinación de hasta 20 caracteres. Debe tenerse en cuenta la estructura de codificación de los artículos de inventario, para asegurarse de que los artículos de inventario similares, aparezcan juntos. Internamente, el sistema mira el código para ordenar los artículos de inventario, en las diversas tablas de búsqueda. Un enfoque sistemático para nombrar los artículos en existencia puede ahorrar mucho tiempo en el futuro. Sin embargo, cuenta con buenas estructuras para la búsqueda. Bajo los datos de compra del proveedor también es posible registrar el número de pieza del proveedor contra un artículo.

Hay un comando que permite modificar los códigos de las existencias de forma retrospectiva, el comando pasa por todas las tablas necesarias, ubicación de existencias, listas de materiales, detalles de pedidos, detalles de pedidos de compra, análisis de ventas, etc. para garantizar que todo el historial del nuevo código de pieza sigue el cambio. El comando, junto con todos los comandos de utilidad, está disponible en Z_index.php (no hay enlaces a este menú de utilidades, debido al riesgo de algunas de las utilidades) El comando de cambio de código propio se llama Z_ChangeStockCode.php.

Una descripción del artículo de inventario, puede tener hasta 50 caracteres. Esta descripción se utiliza en los procesos de búsqueda proporcionadas, cada vez que se factura, se acredita o se ajusta el artículo de inventario. También existe la posibilidad de ingresar descripciones largas para cada parte que muestran en las pantallas que los clientes pueden acceder a realizar pedidos. Este campo permite descripciones muy largas o incluso características y beneficios que se describen para el artículo. La intención para este campo es que podría ser utilizado para producir un catálogo de la compañía o para que los clientes puedan ordenar en línea, necesitando más información sobre un producto. De ambas, solamente la descripción corta, es la que se muestra en las facturas y notas de crédito.

Las traducciones de descripción se pueden mantener dentro de los mismos parámetros anteriores. Las traducciones que se pueden mantener se establecen en la pantalla de configuración del sistema. Se puede mantener cualquier cantidad de traducciones. Estas traducciones se utilizan para imprimir en las facturas de los clientes si el cliente está configurado para usar uno de los idiomas para los que se mantienen las traducciones. Si no hay traducción disponible, entonces el regresa a la descripción predeterminada.

• Los archivos de imagen de los artículos se pueden cargar en el servidor. El sistema comprobará que los archivos cargados tienen un tamaño máximo definido (en Kb) antes de poder cargarlos. Las imágenes grandes harán que el sistema se haga lento y será difícil de ver, en la pantalla de mantenimiento de inventario.
• El tamaño máximo en Kb de las imágenes cargadas, están definidos por los administradores del sistema en Menú Principal > Configuración> Opciones de Configuración general> Parámetros del sistema> Configuración general.

Estas categorías deben configurarse primero en Menú Principal > Configuración > Administrar el inventario ->Administrar categorías de inventario. Al seleccionar la categoría de inventario, se debe tener en cuenta que el sistema utiliza la información de categoría para el análisis y el informe de resumen, así como la identificación de cuentas para la integración al libro mayor de costo estándar, si esta opción está activada. Hay un enlace para crear nuevas categorías de inventario desde la página de entrada de artículos de inventario.

Es necesaria una categoría de productos para todos los artículos en existencias. La categoría de inventarios es un campo de texto que agrupa elementos como existencias juntos. Al seleccionar el inventario, a menudo es útil restringir la búsqueda a la categoría requerida. Un cuadro de selección de categoría de inventario se muestra para este propósito, en la pantalla Seleccionar producto.

Esta es la cantidad en que los nuevos pedidos se hacen o se compran en forma predeterminada. Actualmente esto es puramente por memorándum, en el futuro esta será una parte crítica de los cálculos de MRP.

Al colocar un número en este campo, en el momento de efectuar una compra de ingreso rápido desde los artículos, entonces el sistema reconocerá que ese número colocado en este campo; es lo que se desea solicitar al proveedor.

También se llama volumen bruto. Este campo es obligatorio para los cálculos de transporte. Se registra el volumen del artículo que se empaca para el envío. El cálculo del flete toma el mayor de los costos de flete en función del peso total del pedido y el volumen total del pedido. La mayoría de las compañías de transporte utilizan una conversión y cobran la más alta de las dos. Vea la sección sobre cálculos de flete. (Menú Principal>Configuración>Configuración de Cobros/Pagos>Administrar Costo de Flete).

También se le llama peso bruto. Este campo es obligatorio para los cálculos de transporte. Se registra el peso del artículo que se empaca para el envío. El cálculo del flete toma el mayor de los costos de flete en función del peso total del pedido y el volumen total del pedido. La mayoría de las compañías de transporte utilizan una conversión y cobran la más alta de las dos. Vea la sección sobre cálculos de flete. (Menú Principal>Configuración>Configuración de Cobros/Pagos>Administrar Costo de Flete).

Es el valor del peso de un artículo; pero sin el peso de su empaquetado.

Este campo describe cómo se mantendrá el inventario y se explica por sí mismo. Este es un campo obligatorio que despliega todas las unidades de medida creadas anteriormente desde Menú Principal > Configuración > Administrar el inventario > Unidades de medida. Los administradores del sistema pueden definir valores adicionales o modificar los existentes a través del enlace "Unidades de medida" que se encuentra en Menú Principal > Configuración > Administrar Inventario > Unidades de medida.

La lista de selección se mantiene en config.php como una variable de matriz. Para agregar o eliminar otras unidades de medida, la variable de matriz llamada $ InventoryUnits definida en config.php debe ser editada por el administrador del sistema.

Este campo es obligatorio e indica si el artículo de inventario es:

• Fabricado: Si el artículo se define como fabricado, puede tener una lista de materiales; no hay trampas que impidan la compra de un artículo fabricado.
  •Comprado de un proveedor externo. Dado que se compra el artículo no puede ser también fabricado y tener una lista de materiales.
• Un conjunto de otros artículos de inventario. Un artículo de ensamblaje no tiene una reserva de existencias físicas, ni tiene un costo. Una factura para un artículo ensamblado crea los movimientos de inventario para todos los componentes del artículo y se disminuyen las existencias de cada uno de los componentes en proporción a los requisitos especificados en la lista de materiales. El costo de las entradas de ventas en los diaros del libro mayor creados por una factura (si el enlace está activo), es creado por la suma de los costos de todos los artículos de la lista de materiales para el ensamblaje al momento de la facturación.
• Un conjunto de kit de otros artículos de inventario que deben ser explotados en sus componentes cuando se solicitan. Un conjunto de kit no es un elemento físico en sí, es sólo un atajo para ingresar un número de piezas en un pedido. A diferencia de un ensamblaje, la parte del conjunto del kit no aparece en las facturas u órdenes, sino que incide en sus componentes para su modificación. De ello se desprende que los conjuntos de juegos no tienen ningún costo o cantidad de existencias físicas asociadas con ellos.
• Un artículo de servicio que no tiene inventario físico asociado con él. Esto es para el uso con las compañías de servicio que no están interesadas en retener cantidades de inventario por almacenes. Sin embargo, se conserva el mismo análisis de ventas e historial de movimiento, mostrando las cantidades del servicio vendido/acreditado.

Este campo es relevante para la PRM (Planificación de Requerimiento de Material), como para la programación de producción. Este campo también se puede establecer en artículo de inventario de servicio, que desactiva el seguimiento de cantidad de inventario en los almacenes y en los totales. Los artículos de inventario de servicio se utilizan para facturar servicios y mano de obra o incluso artículos físicos que no requieren seguimiento. Los registros de movimientos de inventario todavía se crean y están disponibles para ser registrados en las consultas de facturación y nota de crédito. No se permiten ajustes de inventario para los artículos de inventario de servicio. Los artículos ensamblados pueden tener registros de análisis de ventas creados para ellos, pero no se mantiene ninguna cantidad de inventario, y se crean registros de movimiento de inventario para los artículos. Los ensamblajes se utilizarían normalmente donde el almacén guarda los componentes del artículo para diferentes propósitos, y ensambla solamente los artículos mientras que son recogidos para el envío.

Nota: Los artículos de inventario se pueden importar desde un archivo CSV (Comma Separated Values/ Valores Separados por comas) desde la opción que se encuentra en Menú Principal>Utilidades> Administración> Importar artículos de inventario de un archivo CSV.

Pasos:

• Después de dar clic en Importar artículo de inventario de un archivo CSV, nos dirigimos a Get import Template, en donde encontramos las columnas que necesitamos para poder exportar el archivo al sistema.

En la imagen anterior se muestran cada una de las columnas que deben estar en el formato de Excel, lo podemos copiar en un archivo de texto con la extensión CSV y lo guardamos en la computadora.

• Luego debemos llenar cada una de las columnas con los datos correspondientes de nuestros artículos de inventario.
• Luego nos dirigimos a Importar articulo de inventario de un archivo CSV (Menú Principal>Utilidades> Administración> Importar artículos de inventario de un archivo CSV)., damos clic en Browse, buscamos el archivo lo abrimos y por último damos clic en Enviar Archivo.

Nota: Después de ingresar un artículo y realizar los pasos anteriores, al artículo se le debe asignar un proveedor, esto lo podemos realizar desde Menú Principal> Artículo> Buscar Ahora> Seleccionar el artículo> Administrar Artículos>Administrar datos de compra> Ingresar la información del proveedor> Añadir.

Pasos:

• Clic en artículos

• Clic en buscar ahora

• Seleccionar el artículo

• Clic en Administrar datos de compra

• Ingresar información del proveedor

• Dar clic al proveedor

• Llenar cada casilla con la información que deseemos y clic en añadir

Utilizando el ejemplo de inodoros, donde la empresa desea realizar un seguimiento de cuántos vendieron, es decir, el análisis de ventas, pero solo desea realizar un seguimiento de las cantidades de existencias de las tazas de inodoros y cisternas de inodoros que lo componen.

La empresa nunca querrá tener en existencia inodoros cuando se cuenta el inventario, solo las cisternas y las tazas de inodoros se cuentan. Si hay inodoros, estos deberían desglosarse en cisterna y taza.

El sistema llama a estos elementos: elementos de "ensamblaje".

Cuando se factura un artículo de ensamblaje, el inventario de los componentes del ensamblaje se reduce en la cantidad en su lista de materiales multiplicada por el número del artículo de ensamblaje vendido.

Por ejemplo: Un inodoro que tiene 2 tornillos para atornillar la taza al piso puede utilizarlos siguientes materiales:

• 1 x cisterna
• 1 bandeja
• 2 x tornillos
• 1 x cartón

Si la venta fuera por 10 de estos, el inventario de las cajas de la cisterna, taza y cartón se reduciría en 10 y el inventario de los tornillos de la taza se reduciría en 20. La consulta de movimiento del inventario muestra este movimiento y la referencia al elemento de ensamblaje del que proviene y el número de factura en el que se envió.

Es importante recordar que cuando se acredita un elemento de ensamblaje, este proceso ocurre en reversa: las existencias se vuelven a reservar en los componentes exactamente de la misma forma en que se produce la orden. La nota de crédito debe ingresarse contra la ubicación de donde fue tomado el inventario, de lo contrario, las existencias de las tazas y las cisternas en la ubicación donde se devolvieron y el lugar donde se ingresó la nota de crédito será incorrecto.

Existe la posibilidad de revertir ese artículo en el momento de la entrada de la nota de crédito también; en este caso, la ubicación del inventario no es importante.

El siguiente punto es un poco confuso. El sistema también muestra el movimiento de los elementos de ensamblaje en la consulta de movimiento para el elemento de ensamblaje en sí. Esto tiene la ventaja de mostrar a quién se han vendido los elementos de ensamblaje de un vistazo. Sin embargo, no hay consultas de estado de inventario para los elementos de ensamblaje, ya que no están almacenados los artículos (solo los componentes se guardan y recogen para componer el artículo de ensamblaje en el momento del despacho).

Cuando se colocan por primera vez las partes, es necesario definir la categoría de inventario y la descripción, y es en este punto donde se define el tipo de artículo: desde el encabezado en esa pantalla titulado "Hacer, comprar, conjunto, ensamblaje o pieza simulada." Las opciones son "compras": el valor predeterminado, "manufacturado", "ensamblado", "conjunto de kit" o "compuesto".

Considerando el tratamiento para ensamblaje de artículos:

Si hay existencia de un artículo como se muestra en la pantalla de estado de inventario, entonces NO es posible convertir el artículo en un conjunto cambiando este indicador, primero se debe volver a ajustar la existencia a cero y se debe ajustar la existencia del componente correspondiente. Además, si hay pedidos de compra para el artículo, no se puede convertir en un ensamblaje. Recuerde que la parte de ensamblaje no existe como una parte separada solo como un conjunto de artículos de ensamblaje en existencia con el propósito de vender.

Después de haber configurado la pieza para que sea un ensamblaje, la parte mostrará una opción en el menú "Seleccionar elemento" para mostrar la lista de materiales con los costos. Esta consulta muestra la Lista de materiales actual (BOM) para el ensamblaje junto con el costo de cada uno de los componentes y el total de los costos que se utilizan en el análisis de ventas y contabilizaciones del libro mayor.

La configuración de una pieza de ensamblaje requiere configurar una lista de materiales: lista de materiales para el artículo.

Menú principal>Producción>Administración>Lista de materiales

Desde la pestaña de producción del menú principal, en la sección Administración, haga clic en el enlace "Lista de mantenimiento de materiales". Los campos de búsqueda de elementos se muestran con la opción de ingresar un extracto de la descripción del artículo o el código del artículo. Una vez que haya ingresado la selección, haga clic en el botón "Buscar ahora". No se mostrarán todos los artículos, solo aquellos que pueden tener una lista de materiales (BOM), elementos de ensamblaje, piezas fabricadas y conjuntos de juegos. Si la pieza no está definida como un elemento de ensamblaje, ¡no aparecerá!

Al hacer clic en el botón del código de parte, se mostrará una pantalla para ingresar los componentes que componen la lista de materiales (BOM). Si ya existe una lista de materiales para el artículo (BOM), mostrará los componentes ya configurados. Hay dos enlaces al lado de cada artículo que se muestra en la lista de materiales (BOM) actual para permitir que la línea se edite o elimine.

Para introducir un nuevo componente en la lista de materiales (BOM) para un conjunto, todo lo que se necesita es seleccionar el código del artículo de la lista: la ubicación y el centro de trabajo no se utilizan para los artículos de ensamblaje, por lo que se puede aceptar el valor predeterminado tal como está. (La ubicación especificada en la orden de venta se utiliza para todas las entradas de inventario de los componentes del ensamblaje). Se debe ingresar la cantidad requerida del componente para cada elemento de ensamblaje, por defecto es 1 (y tal vez es 1 en la mayoría de los casos).

Continuando con el ejemplo:

Las fechas de vigencia; también conocidas como fechas de cambio de ingeniería de control, son las fechas entre las cuales se usa el componente en el ensamblado. Si la lista de materiales va a cambiar y se ha informado a los clientes que se utilizará una nueva taza de inodoro en los baños a partir del 1 de enero de 2005, entonces la nueva taza de inodoro podría ingresarse como un componente a partir de esa fecha. El cambio de este producto debe efectuarse el 31 de diciembre de 2004. La alternativa es cambiar todas las listas de materiales (BOM) el día en que se realiza el cambio.

Una vez que se han ingresado los datos, al presionar el botón de introducir información se agrega el componente a la lista de materiales (BOM) en ese momento. Cuando la lista de materiales está completa, simplemente vaya al menú principal para otro enlace de la siguiente tarea. Tenga cuidado de no hacer clic por error en ingresar el botón de información en el componente predeterminado; primero debe seleccionarse el componente de la lista.

Si este campo esta configurado como obsoleto, esto indica que el artículo en existencia ya no se usa. Sin embargo, puede haber un historial de existencias en las facturas y notas de crédito que se requieren. Por lo tanto aún se requiere el registro maestro de elementos de inventario. (No se permite la eliminación mientras existan movimientos de existencias o registros de análisis de ventas para la pieza). Sin embargo, no aparecerá en la búsqueda de facturas, inventario de productos, además el artículo se marcará como descontinuado en los informes de inventario.

Este campo indica si el artículo debe tener control de lote sobre él. El control de lotes se conoce por varios términos, incluyendo, control de lotes, control de paquetes, control de rollos. En resumen, permite que se ingrese una referencia para cada lote del artículo en el momento de la entrega, transferencia, verificación de inventario, facturación, etc. Al reservar en artículos controlados, se deben ingresar las referencias del lote y las cantidades en cada lote. Muchos sistemas de control de calidad que requieren la rastreabilidad de las materias primas necesitan esta funcionalidad para establecer qué lote de materia prima se utilizó en una orden de trabajo determinada.O qué rollo de tela se vendió a un cliente determinado. Otras industrias llaman a sus lotes de producto por diferentes nombres: derretido, corte, corrida, etc. Cada vez que se crea una transacción que involucra un artículo controlado, el sistema acumulará la cantidad de un formulario separado para seleccionar los lotes (lote / rollo / derretido / orden de trabajo / números de serie).

Menú principal>Producción>Transacciones>Muestras de control de calidad y resultados de pruebas

Serializado es un caso especial de control donde el tamaño del lote es siempre uno. El sistema solicitará el número de serie de cada artículo de inventario que se recibe, y se mantendrán los registros de inventario para todos los números de serie por separado. Este campo no tiene ningún efecto, si no está configurado cuando se ingresa un artículo nuevo.

Algunos artículos de inventario requieren un número de decimales para ser ingresados y mostrados, otros no requieren ningún espacio. Este campo se utiliza en todo el sistema de las facturas, órdenes y todos los lugares en los que se muestra la cantidad del artículo.

Este campo es el código de barras de identificación único para el artículo; por lo general contiene el código de barras EAN para el artículo. Este campo se utiliza para identificar el artículo en los mensajes de EANCOM.

Es usado en la matriz de descuento en la categoría de descuentos y tipos de ventas. Cuando una orden esta por un artículo con un código de categoría de descuento y el cliente de un tipo de venta que tenga un ingreso de descuento de matriz y la orden es por una cantidad mayor que la cantidad tope de la matriz, el sistema automáticamente ingresa el descuento en las líneas de órdenes para todos los artículos de esa categoría de descuentos. Esto permite descuentos desde, la cantidad tope de la matriz hasta que se aplique a un rango de productos similares.

La categoría de descuento es un campo de 2 caracteres y no hay error al verificar las entradas

Menú principal>Configuración>Configuración de cobros/pagos>Matriz de descuentos

Las categorías de impuestos son definidos por los administradores del sistema en:
Menú principal>Configuración>Opciones de configuración general>Administrar grupos de impuesto

Este modificador se denomina a veces múltiplo de orden. Es la cantidad mínima de embalaje. Permite crear órdenes planificadas en múltiplos de ese valor. Esto es especialmente útil si los proveedores requieren que se realicen pedidos en tamaños de lote específicos. También es un modificador útil, si se han establecido tamaños de producción propios de la Empresa. Este modificador hace que la PRM (Planificación de Requerimiento de Material) aumente la cantidad de pedido requerido a un incremento uniforme del valor de tamaño de lote. Como con todos los modificadores, se necesita tener cuidado con este modificador; ya que su uso podría generar a un inventario excesivo.

En otras palabras, si es más eficiente fabricar un artículo en lotes de 10 entonces el tamaño de lote, sería de 10 y la PRM calcularía la demanda en lotes de 10, por lo que aumentaría una demanda de 17 a 20. Por ejemplo, para ese paquete se deben comprar algunos materiales químicos de 25 kg/paquete. El tamaño de lote, indica que se tiene que comprar al menos un paquete cada vez.

Cantidad en la que una salida es estimada, o prevista. Tiene que ver, cuando la producción no alcanza para lo que se ha planificado o estimado.

Para crear un artículo se necesita tener establecido:

• Categoría: Menú Principal> Configuración >Administrar el inventario> Administrar categorías de inventario

• Unidades de medida: Menú Principal > Configuración > Administrar el inventario> Unidades de medida

• Clase de Impuesto: Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General> Administrar clases de Impuesto

Una vez se posean estos datos; ya se puede dirigir hacia Menú Principal > Inventario >Administración>Añadir un artículo nuevo.

El ingreso de nuevos artículos requiere la entrada de cierta información base

• La información base acerca del código y la descripción junto con la categoría y el tipo de artículo
• Información de costos
• Datos de compra del proveedor
• Precios de venta

El ingreso de la información base se realiza desde Menú Principal > Inventario > Administración> Añadir un nuevo artículo de inventario

Se requiere un código de inventario para cada artículo, este puede ser cualquier combinación de hasta 20 caracteres. Debe tenerse en cuenta la estructura de codificación de los artículos de inventario, para asegurarse de que los artículos de inventario similares, aparezcan juntos. Internamente, el sistema mira el código para ordenar los artículos de inventario, en las diversas tablas de búsqueda. Un enfoque sistemático para nombrar los artículos en existencia puede ahorrar mucho tiempo en el futuro. Sin embargo, cuenta con buenas estructuras para la búsqueda. Bajo los datos de compra del proveedor también es posible registrar el número de pieza del proveedor contra un artículo.

Hay un comando que permite modificar los códigos de las existencias de forma retrospectiva, el comando pasa por todas las tablas necesarias, ubicación de existencias, listas de materiales, detalles de pedidos, detalles de pedidos de compra, análisis de ventas, etc. para garantizar que todo el historial del nuevo código de pieza sigue el cambio. El comando, junto con todos los comandos de utilidad, está disponible en Z_index.php (no hay enlaces a este menú de utilidades, debido al riesgo de algunas de las utilidades) El comando de cambio de código propio se llama Z_ChangeStockCode.php.

Una descripción del artículo de inventario, puede tener hasta 50 caracteres. Esta descripción se utiliza en los procesos de búsqueda proporcionadas, cada vez que se factura, se acredita o se ajusta el artículo de inventario. También existe la posibilidad de ingresar descripciones largas para cada parte que muestran en las pantallas que los clientes pueden acceder a realizar pedidos. Este campo permite descripciones muy largas o incluso características y beneficios que se describen para el artículo. La intención para este campo es que podría ser utilizado para producir un catálogo de la compañía o para que los clientes puedan ordenar en línea, necesitando más información sobre un producto. De ambas, solamente la descripción corta, es la que se muestra en las facturas y notas de crédito.

Las traducciones de descripción se pueden mantener dentro de los mismos parámetros anteriores. Las traducciones que se pueden mantener se establecen en la pantalla de configuración del sistema. Se puede mantener cualquier cantidad de traducciones. Estas traducciones se utilizan para imprimir en las facturas de los clientes si el cliente está configurado para usar uno de los idiomas para los que se mantienen las traducciones. Si no hay traducción disponible, entonces el regresa a la descripción predeterminada.

• Los archivos de imagen de los artículos se pueden cargar en el servidor. El sistema comprobará que los archivos cargados tienen un tamaño máximo definido (en Kb) antes de poder cargarlos. Las imágenes grandes harán que el sistema se haga lento y será difícil de ver, en la pantalla de mantenimiento de inventario.
• El tamaño máximo en Kb de las imágenes cargadas, están definidos por los administradores del sistema en Menú Principal > Configuración> Opciones de Configuración general> Parámetros del sistema> Configuración general.

Estas categorías deben configurarse primero en Menú Principal > Configuración > Administrar el inventario ->Administrar categorías de inventario. Al seleccionar la categoría de inventario, se debe tener en cuenta que el sistema utiliza la información de categoría para el análisis y el informe de resumen, así como la identificación de cuentas para la integración al libro mayor de costo estándar, si esta opción está activada. Hay un enlace para crear nuevas categorías de inventario desde la página de entrada de artículos de inventario.

Es necesaria una categoría de productos para todos los artículos en existencias. La categoría de inventarios es un campo de texto que agrupa elementos como existencias juntos. Al seleccionar el inventario, a menudo es útil restringir la búsqueda a la categoría requerida. Un cuadro de selección de categoría de inventario se muestra para este propósito, en la pantalla Seleccionar producto.

Esta es la cantidad en que los nuevos pedidos se hacen o se compran en forma predeterminada. Actualmente esto es puramente por memorándum, en el futuro esta será una parte crítica de los cálculos de MRP.

Al colocar un número en este campo, en el momento de efectuar una compra de ingreso rápido desde los artículos, entonces el sistema reconocerá que ese número colocado en este campo; es lo que se desea solicitar al proveedor.

También se llama volumen bruto. Este campo es obligatorio para los cálculos de transporte. Se registra el volumen del artículo que se empaca para el envío. El cálculo del flete toma el mayor de los costos de flete en función del peso total del pedido y el volumen total del pedido. La mayoría de las compañías de transporte utilizan una conversión y cobran la más alta de las dos. Vea la sección sobre cálculos de flete. (Menú Principal>Configuración>Configuración de Cobros/Pagos>Administrar Costo de Flete).

También se le llama peso bruto. Este campo es obligatorio para los cálculos de transporte. Se registra el peso del artículo que se empaca para el envío. El cálculo del flete toma el mayor de los costos de flete en función del peso total del pedido y el volumen total del pedido. La mayoría de las compañías de transporte utilizan una conversión y cobran la más alta de las dos. Vea la sección sobre cálculos de flete. (Menú Principal>Configuración>Configuración de Cobros/Pagos>Administrar Costo de Flete).

Es el valor del peso de un artículo; pero sin el peso de su empaquetado.

Este campo describe cómo se mantendrá el inventario y se explica por sí mismo. Este es un campo obligatorio que despliega todas las unidades de medida creadas anteriormente desde Menú Principal > Configuración > Administrar el inventario > Unidades de medida. Los administradores del sistema pueden definir valores adicionales o modificar los existentes a través del enlace "Unidades de medida" que se encuentra en Menú Principal > Configuración > Administrar Inventario > Unidades de medida.

La lista de selección se mantiene en config.php como una variable de matriz. Para agregar o eliminar otras unidades de medida, la variable de matriz llamada $ InventoryUnits definida en config.php debe ser editada por el administrador del sistema.

Este campo es obligatorio e indica si el artículo de inventario es:

• Fabricado: Si el artículo se define como fabricado, puede tener una lista de materiales; no hay trampas que impidan la compra de un artículo fabricado.
  •Comprado de un proveedor externo. Dado que se compra el artículo no puede ser también fabricado y tener una lista de materiales.
• Un conjunto de otros artículos de inventario. Un artículo de ensamblaje no tiene una reserva de existencias físicas, ni tiene un costo. Una factura para un artículo ensamblado crea los movimientos de inventario para todos los componentes del artículo y se disminuyen las existencias de cada uno de los componentes en proporción a los requisitos especificados en la lista de materiales. El costo de las entradas de ventas en los diaros del libro mayor creados por una factura (si el enlace está activo), es creado por la suma de los costos de todos los artículos de la lista de materiales para el ensamblaje al momento de la facturación.
• Un conjunto de kit de otros artículos de inventario que deben ser explotados en sus componentes cuando se solicitan. Un conjunto de kit no es un elemento físico en sí, es sólo un atajo para ingresar un número de piezas en un pedido. A diferencia de un ensamblaje, la parte del conjunto del kit no aparece en las facturas u órdenes, sino que incide en sus componentes para su modificación. De ello se desprende que los conjuntos de juegos no tienen ningún costo o cantidad de existencias físicas asociadas con ellos.
• Un artículo de servicio que no tiene inventario físico asociado con él. Esto es para el uso con las compañías de servicio que no están interesadas en retener cantidades de inventario por almacenes. Sin embargo, se conserva el mismo análisis de ventas e historial de movimiento, mostrando las cantidades del servicio vendido/acreditado.

Este campo es relevante para la PRM (Planificación de Requerimiento de Material), como para la programación de producción. Este campo también se puede establecer en artículo de inventario de servicio, que desactiva el seguimiento de cantidad de inventario en los almacenes y en los totales. Los artículos de inventario de servicio se utilizan para facturar servicios y mano de obra o incluso artículos físicos que no requieren seguimiento. Los registros de movimientos de inventario todavía se crean y están disponibles para ser registrados en las consultas de facturación y nota de crédito. No se permiten ajustes de inventario para los artículos de inventario de servicio. Los artículos ensamblados pueden tener registros de análisis de ventas creados para ellos, pero no se mantiene ninguna cantidad de inventario, y se crean registros de movimiento de inventario para los artículos. Los ensamblajes se utilizarían normalmente donde el almacén guarda los componentes del artículo para diferentes propósitos, y ensambla solamente los artículos mientras que son recogidos para el envío.

Nota: Los artículos de inventario se pueden importar desde un archivo CSV (Comma Separated Values/ Valores Separados por comas) desde la opción que se encuentra en Menú Principal>Utilidades> Administración> Importar artículos de inventario de un archivo CSV.

Pasos:

• Después de dar clic en Importar artículo de inventario de un archivo CSV, nos dirigimos a Get import Template, en donde encontramos las columnas que necesitamos para poder exportar el archivo al sistema.

En la imagen anterior se muestran cada una de las columnas que deben estar en el formato de Excel, lo podemos copiar en un archivo de texto con la extensión CSV y lo guardamos en la computadora.

• Luego debemos llenar cada una de las columnas con los datos correspondientes de nuestros artículos de inventario.
• Luego nos dirigimos a Importar articulo de inventario de un archivo CSV (Menú Principal>Utilidades> Administración> Importar artículos de inventario de un archivo CSV)., damos clic en Browse, buscamos el archivo lo abrimos y por último damos clic en Enviar Archivo.

Nota: Después de ingresar un artículo y realizar los pasos anteriores, al artículo se le debe asignar un proveedor, esto lo podemos realizar desde Menú Principal> Artículo> Buscar Ahora> Seleccionar el artículo> Administrar Artículos>Administrar datos de compra> Ingresar la información del proveedor> Añadir.

Pasos:

• Clic en artículos

• Clic en buscar ahora

• Seleccionar el artículo

• Clic en Administrar datos de compra

• Ingresar información del proveedor

• Dar clic al proveedor

• Llenar cada casilla con la información que deseemos y clic en añadir

Utilizando el ejemplo de inodoros, donde la empresa desea realizar un seguimiento de cuántos vendieron, es decir, el análisis de ventas, pero solo desea realizar un seguimiento de las cantidades de existencias de las tazas de inodoros y cisternas de inodoros que lo componen.

La empresa nunca querrá tener en existencia inodoros cuando se cuenta el inventario, solo las cisternas y las tazas de inodoros se cuentan. Si hay inodoros, estos deberían desglosarse en cisterna y taza.

El sistema llama a estos elementos: elementos de "ensamblaje".

Cuando se factura un artículo de ensamblaje, el inventario de los componentes del ensamblaje se reduce en la cantidad en su lista de materiales multiplicada por el número del artículo de ensamblaje vendido.

Por ejemplo: Un inodoro que tiene 2 tornillos para atornillar la taza al piso puede utilizarlos siguientes materiales:

• 1 x cisterna
• 1 bandeja
• 2 x tornillos
• 1 x cartón

Si la venta fuera por 10 de estos, el inventario de las cajas de la cisterna, taza y cartón se reduciría en 10 y el inventario de los tornillos de la taza se reduciría en 20. La consulta de movimiento del inventario muestra este movimiento y la referencia al elemento de ensamblaje del que proviene y el número de factura en el que se envió.

Es importante recordar que cuando se acredita un elemento de ensamblaje, este proceso ocurre en reversa: las existencias se vuelven a reservar en los componentes exactamente de la misma forma en que se produce la orden. La nota de crédito debe ingresarse contra la ubicación de donde fue tomado el inventario, de lo contrario, las existencias de las tazas y las cisternas en la ubicación donde se devolvieron y el lugar donde se ingresó la nota de crédito será incorrecto.

Existe la posibilidad de revertir ese artículo en el momento de la entrada de la nota de crédito también; en este caso, la ubicación del inventario no es importante.

El siguiente punto es un poco confuso. El sistema también muestra el movimiento de los elementos de ensamblaje en la consulta de movimiento para el elemento de ensamblaje en sí. Esto tiene la ventaja de mostrar a quién se han vendido los elementos de ensamblaje de un vistazo. Sin embargo, no hay consultas de estado de inventario para los elementos de ensamblaje, ya que no están almacenados los artículos (solo los componentes se guardan y recogen para componer el artículo de ensamblaje en el momento del despacho).

Cuando se colocan por primera vez las partes, es necesario definir la categoría de inventario y la descripción, y es en este punto donde se define el tipo de artículo: desde el encabezado en esa pantalla titulado "Hacer, comprar, conjunto, ensamblaje o pieza simulada." Las opciones son "compras": el valor predeterminado, "manufacturado", "ensamblado", "conjunto de kit" o "compuesto".

Considerando el tratamiento para ensamblaje de artículos:

Si hay existencia de un artículo como se muestra en la pantalla de estado de inventario, entonces NO es posible convertir el artículo en un conjunto cambiando este indicador, primero se debe volver a ajustar la existencia a cero y se debe ajustar la existencia del componente correspondiente. Además, si hay pedidos de compra para el artículo, no se puede convertir en un ensamblaje. Recuerde que la parte de ensamblaje no existe como una parte separada solo como un conjunto de artículos de ensamblaje en existencia con el propósito de vender.

Después de haber configurado la pieza para que sea un ensamblaje, la parte mostrará una opción en el menú "Seleccionar elemento" para mostrar la lista de materiales con los costos. Esta consulta muestra la Lista de materiales actual (BOM) para el ensamblaje junto con el costo de cada uno de los componentes y el total de los costos que se utilizan en el análisis de ventas y contabilizaciones del libro mayor.

La configuración de una pieza de ensamblaje requiere configurar una lista de materiales: lista de materiales para el artículo.

Menú principal>Producción>Administración>Lista de materiales

Desde la pestaña de producción del menú principal, en la sección Administración, haga clic en el enlace "Lista de mantenimiento de materiales". Los campos de búsqueda de elementos se muestran con la opción de ingresar un extracto de la descripción del artículo o el código del artículo. Una vez que haya ingresado la selección, haga clic en el botón "Buscar ahora". No se mostrarán todos los artículos, solo aquellos que pueden tener una lista de materiales (BOM), elementos de ensamblaje, piezas fabricadas y conjuntos de juegos. Si la pieza no está definida como un elemento de ensamblaje, ¡no aparecerá!

Al hacer clic en el botón del código de parte, se mostrará una pantalla para ingresar los componentes que componen la lista de materiales (BOM). Si ya existe una lista de materiales para el artículo (BOM), mostrará los componentes ya configurados. Hay dos enlaces al lado de cada artículo que se muestra en la lista de materiales (BOM) actual para permitir que la línea se edite o elimine.

Para introducir un nuevo componente en la lista de materiales (BOM) para un conjunto, todo lo que se necesita es seleccionar el código del artículo de la lista: la ubicación y el centro de trabajo no se utilizan para los artículos de ensamblaje, por lo que se puede aceptar el valor predeterminado tal como está. (La ubicación especificada en la orden de venta se utiliza para todas las entradas de inventario de los componentes del ensamblaje). Se debe ingresar la cantidad requerida del componente para cada elemento de ensamblaje, por defecto es 1 (y tal vez es 1 en la mayoría de los casos).

Continuando con el ejemplo:

Las fechas de vigencia; también conocidas como fechas de cambio de ingeniería de control, son las fechas entre las cuales se usa el componente en el ensamblado. Si la lista de materiales va a cambiar y se ha informado a los clientes que se utilizará una nueva taza de inodoro en los baños a partir del 1 de enero de 2005, entonces la nueva taza de inodoro podría ingresarse como un componente a partir de esa fecha. El cambio de este producto debe efectuarse el 31 de diciembre de 2004. La alternativa es cambiar todas las listas de materiales (BOM) el día en que se realiza el cambio.

Una vez que se han ingresado los datos, al presionar el botón de introducir información se agrega el componente a la lista de materiales (BOM) en ese momento. Cuando la lista de materiales está completa, simplemente vaya al menú principal para otro enlace de la siguiente tarea. Tenga cuidado de no hacer clic por error en ingresar el botón de información en el componente predeterminado; primero debe seleccionarse el componente de la lista.

Si este campo esta configurado como obsoleto, esto indica que el artículo en existencia ya no se usa. Sin embargo, puede haber un historial de existencias en las facturas y notas de crédito que se requieren. Por lo tanto aún se requiere el registro maestro de elementos de inventario. (No se permite la eliminación mientras existan movimientos de existencias o registros de análisis de ventas para la pieza). Sin embargo, no aparecerá en la búsqueda de facturas, inventario de productos, además el artículo se marcará como descontinuado en los informes de inventario.

Este campo indica si el artículo debe tener control de lote sobre él. El control de lotes se conoce por varios términos, incluyendo, control de lotes, control de paquetes, control de rollos. En resumen, permite que se ingrese una referencia para cada lote del artículo en el momento de la entrega, transferencia, verificación de inventario, facturación, etc. Al reservar en artículos controlados, se deben ingresar las referencias del lote y las cantidades en cada lote. Muchos sistemas de control de calidad que requieren la rastreabilidad de las materias primas necesitan esta funcionalidad para establecer qué lote de materia prima se utilizó en una orden de trabajo determinada.O qué rollo de tela se vendió a un cliente determinado. Otras industrias llaman a sus lotes de producto por diferentes nombres: derretido, corte, corrida, etc. Cada vez que se crea una transacción que involucra un artículo controlado, el sistema acumulará la cantidad de un formulario separado para seleccionar los lotes (lote / rollo / derretido / orden de trabajo / números de serie).

Menú principal>Producción>Transacciones>Muestras de control de calidad y resultados de pruebas

Serializado es un caso especial de control donde el tamaño del lote es siempre uno. El sistema solicitará el número de serie de cada artículo de inventario que se recibe, y se mantendrán los registros de inventario para todos los números de serie por separado. Este campo no tiene ningún efecto, si no está configurado cuando se ingresa un artículo nuevo.

Algunos artículos de inventario requieren un número de decimales para ser ingresados y mostrados, otros no requieren ningún espacio. Este campo se utiliza en todo el sistema de las facturas, órdenes y todos los lugares en los que se muestra la cantidad del artículo.

Este campo es el código de barras de identificación único para el artículo; por lo general contiene el código de barras EAN para el artículo. Este campo se utiliza para identificar el artículo en los mensajes de EANCOM.

Es usado en la matriz de descuento en la categoría de descuentos y tipos de ventas. Cuando una orden esta por un artículo con un código de categoría de descuento y el cliente de un tipo de venta que tenga un ingreso de descuento de matriz y la orden es por una cantidad mayor que la cantidad tope de la matriz, el sistema automáticamente ingresa el descuento en las líneas de órdenes para todos los artículos de esa categoría de descuentos. Esto permite descuentos desde, la cantidad tope de la matriz hasta que se aplique a un rango de productos similares.

La categoría de descuento es un campo de 2 caracteres y no hay error al verificar las entradas

Menú principal>Configuración>Configuración de cobros/pagos>Matriz de descuentos

Las categorías de impuestos son definidos por los administradores del sistema en:
Menú principal>Configuración>Opciones de configuración general>Administrar grupos de impuesto

Este modificador se denomina a veces múltiplo de orden. Es la cantidad mínima de embalaje. Permite crear órdenes planificadas en múltiplos de ese valor. Esto es especialmente útil si los proveedores requieren que se realicen pedidos en tamaños de lote específicos. También es un modificador útil, si se han establecido tamaños de producción propios de la Empresa. Este modificador hace que la PRM (Planificación de Requerimiento de Material) aumente la cantidad de pedido requerido a un incremento uniforme del valor de tamaño de lote. Como con todos los modificadores, se necesita tener cuidado con este modificador; ya que su uso podría generar a un inventario excesivo.

En otras palabras, si es más eficiente fabricar un artículo en lotes de 10 entonces el tamaño de lote, sería de 10 y la PRM calcularía la demanda en lotes de 10, por lo que aumentaría una demanda de 17 a 20. Por ejemplo, para ese paquete se deben comprar algunos materiales químicos de 25 kg/paquete. El tamaño de lote, indica que se tiene que comprar al menos un paquete cada vez.

Cantidad en la que una salida es estimada, o prevista. Tiene que ver, cuando la producción no alcanza para lo que se ha planificado o estimado.