El grupo de cuentas es el objeto principal de una cuenta del libro mayor. Las cuentas secundarias creadas heredan las propiedades del grupo de cuentas, es decir, las cuentas serán de pérdidas y ganancias si pertenece a un grupo de cuentas que es una cuenta de pérdidas y ganancias, las cuentas secundrias se mostrarán juntas en el balance de comprobación (TB). Los grupos también necesitan de un número llamado Secuencia en balance de comprobación, este número, se tiene que derivar del número de una sección creada.
El uso de un sistema de numeración inhibe la capacidad de manipular el formato del balance de comprobación; es decir, debe poder cambiar el número de cuenta para cambiar el lugar en el que aparece una cuenta. Esto se crea en Menú Principal > Contabilidad > Administración > Grupos contables.
Ejemplo de código para un grupo derivado de una sección:
Este ejemplo muestra el nombre de un grupo que se está creando y muestra la sección a la que pertenece y según el código de esa sección se deriva la secuencia en balance de comprobación. Una cuenta de balance, es aquella donde solo el saldo al final del periodo en cuestión es de interés. Una cuenta de pérdidas y ganancias, es aquella en la que se prestará interés en el movimiento durante el período.
Otro ejemplo:
10100 gastos de motor Copenhague
10110 gastos de motor La Haya
10120 gastos de motor Amsterdam
Si deseamos reestructurarlos para que los gastos de Copenhague se muestren todos juntos y que en La Haya ahora también se muestren todos juntos, sería genial poder cambiar la enumeración. En Weberp, todo lo que se requiere es cambiar el grupo de cuentas. En la primera situación, podríamos tener un grupo de cuentas para gastos del motor y todos estos números de cuenta se configurarían como pertenecientes al grupo de cuentas. Podemos decidir en qué ubicación debe aparecer el grupo de cuentas en el balance de comprobación al cambiar la secuencia en el campo de balance de comprobación. Todas las cuentas en el grupo de cuentas se mostrarán juntas. Si decidimos cambiar el balance de comprobación para mostrar los gastos de La Haya juntos como un grupo separado de costos, podríamos crear un grupo de cuenta para los costos de venta de La Haya, y cambiar los gastos de motor de la cuenta de La Haya número 10110 para ser un miembro de ese grupo de cuenta.
Los grupos de cuentas requieren que se especifique la secuencia en el balance de comprobación y también si las cuentas en ese grupo serán cuentas de pérdidas y ganancias o cuentas de balance.
Una cuenta de balance es aquella en la que solo interesa el saldo al final del período en cuestión. Una de ganancia y pérdida es aquella en la que estamos interesados en el movimiento durante el período. Por ejemplo: En gastos de motor no nos preocupa el saldo al final del mes, sino cuánto se gastó durante el período de ganancias y pérdidas. Sin embargo, para una cuenta bancaria deseamos saber lo que tenemos ahora como saldo, no los movimientos en la cuenta. Las cuentas anotadas creadas como miembro de un grupo de cuentas heredarán las propiedades del grupo de cuentas, es decir, si el grupo de cuentas es un grupo de balance, las cuentas se interpretarán como cuentas de balance.
Supongamos que deseamos informar sobre "La Haya", "Copenhague" y "Ámsterdam", podemos configurar un grupo de cuentas para cada una, con una serie de grupos de subcuentas en cada uno de estos grupos de cuentas.
• La Haya > Ventas
• La Haya > Costo de ventas
• La Haya > Gastos generales
• La Haya > Gastos generales > Gastos de motor
• La Haya > Gastos generales > Publicidad
• La Haya > Gastos generales > Envíos postales
• La Haya > Gastos generales > Mantenimiento de reparaciones
Nota: Tome muy en cuenta que los grupos solo pueden ser eliminados, más no editados, por lo que se debe tener cuidado al ingresar cada grupo para no cometer una equivocación y tener que borrar más adelante; puesto que esto generaría un gran problema en la información compartida entre diferentes bases de datos que maneja webERP.