Las cuentas bancarias se integran automáticamente con el libro mayor y no pueden existir por separado sin el libro mayor que se utiliza. Cada transacción se registra en dos lugares (doble ingreso). Por ejemplo: el pago de una cuenta bancaria se refleja en la cuenta bancaria y también en la cuenta de gastos que se pagó, por ejemplo: papelería, combustible, entretenimiento, publicidad o lo que sea. Una entrada va como débito a la izquierda y la otra como un crédito a la derecha (al ver el balance de comprobación, los débitos deben coincidir con los créditos), una lista de los saldos del libro mayor debe tener un saldo de los totales de débito y de crédito.
Con respecto a los libros contables de ventas (AR) y compras (AP), las contabilizaciones del libro mayor integrado que se crean automáticamente para las transacciones en estos módulos pueden desactivarse en la pantalla de configuración de la compañía (Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Configuración de la compañía), al establecer cada uno de los indicadores de integración en No.
Las contabilizaciones integradas del libro mayor proporcionan una buena forma de aumentar las cuentas de la empresa en estos libros auxiliares.
Se puede elegir entre dos niveles de integración:
1. Integrar la contabilidad general únicamente a nivel de deudores y ventas |
Esto crea los diarios del libro mayor para cada venta de la siguiente manera:
• Cuenta de control para los deudores (DR): Se define en Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Configuración de la compañía.
• Cuenta de las ventas (CR): Definida con referencia al área de ventas del cliente, la categoría del artículo de inventario que se vende, y el tipo de ventas (lista de precios) del cliente. Esto proporciona una gran flexibilidad en cuanto a cómo deben contabilizarse las ventas.
• Cuenta contable para el impuesto de ventas (CR): Se define en Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Administrar autoridades fiscales y tasas (es decir, el código del libro mayor de la autoridad fiscal de la sucursal del cliente). También es posible tener una sola cuenta del libro mayor para todas las ventas predetermindas de cualquier área de ventas, cualquier categoría de inventario y cualquier tipo de ventas con un único código del libro mayor, (ver la sección posterior sobre códigos del libro mayor de ventas).
Para una nota de crédito, ocurre lo contrario.
Cuando se recibe dinero en efectivo:
• Cuenta de control de los deudores (CR): Se define en el Menú principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Configuración de la Compañía.
• Cuenta bancaria (DR): Se define en el Menú Principal > Contabilidad > Administración > Cuentas bancarias.
Nota: También hay entradas en el libro mayor para descuentos y diferencias de cambio de moneda que se han ignorado para los propósitos de esta introducción.
Este nivel de integración asegura que la lista de saldos de todas las cuentas de los clientes (en moneda local) siempre esté relacionada con la cuenta de control de deudores del libro mayor.
2. Integrar la contabilidad general a nivel de inventario |
Por cada venta:
•Valor del inventario al costo estándar de cada artículo vendido (CR): La cuenta de inventario del libro mayor se define en el registro de categorías de inventario.
•Costo de venta de bienes con el mismo costo (DR) (COGS): Las cuentas de costo de ventas (COGS) de la contabilidad general se definen con una flexibilidad similar a la descrita para las cuentas del libro mayor de ventas en el menú de configuración en las opciones de cuentas por cobrar y cuentas por pagar (AR/AP). Lo contrario sucede con los créditos.
Esto permite que el valor del inventario se actualice continuamente en la contabilidad general y siempre sea igual a la valoración del inventario al costo estándar.
Este nivel de integración también tiene ramificaciones para ajustes de inventario, entregas de inventario, y cambios en los costos de inventario.
• Para los ajustes de inventario, la cantidad ajustada se extiende por el costo estándar y se registra como activada (CR), o desactivada (DR) en la cuenta del libro mayor de ajustes de inventario como se especifica en el registro de categoría de inventario para ese artículo.
• Para los recibos de inventario. El inventario que ingresa, se extiende por el costo estándar y la entrada es para:
Inventario a costo estándar por número recibido (DR): La cuenta de inventario definida en el registro de categoría de inventario para el artículo que ha sido recibido.
Suspensión de nota de bienes recibidos (NBR) a costo estándar por número recibido (CR): Esta cuenta se especifica en la pantalla de Configuración de la Compañía (Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Configuración de la compañía)
Los dos niveles de integración del libro mayor son:
1. Diarios de ventas: Contabilizan un crédito en una cuenta de ventas de la contabilidad general, un débito a una cuenta de descuento, un crédito a una cuenta de impuestos, un crédito a una cuenta de recuperación de embarque y un débito a una cuenta deudora. Este nivel de integración también revierte la publicación descrita aquí para las notas de crédito de ventas. Este nivel también activa los diarios de la contabilidad general para las transferencias de dinero en efectivo contra cuentas deudoras; es decir, debitar una cuenta bancaria y acreditar la cuenta de deudores.
2. Diarios de inventario: Contabilizan un débito (cargo) a una cuenta de costo de ventas y un crédito (abono) a una cuenta de inventario y las entradas invertidas de las notas de crédito de ventas; así como las entradas inversas para las notas de crédito de ventas.
El nivel de integración de la contabilidad general se determina en referencia a los indicadores en la página de configuración de la empresa.