Desde la pestaña de menú Cobros, haga clic en "Agregar un nuevo cliente". El registro del cliente es la cuenta de cargo real, se puede definir cualquier cantidad de sucursales para cada cuenta de cliente. Se debe definir al menos una sucursal para cada cliente. Son los detalles de la sucursal los que registran la información local sobre la dirección de entrega, la autoridad fiscal, el área de ventas y la persona de ventas.
Una vez que haya dado clic en Menú Principal > Clientes > Administrar clientes > Añadir un cliente nuevo (Ó
También lo puede hacer desde: Menú Principal > Cobros > Administración > Añadir cliente), se tendrá la siguiente pantalla:
Código del cliente |
Este campo se utiliza como un identificador único para el cliente que es pequeño (máximo de 10 caracteres alfanuméricos). Esto permite búsquedas más rápidas de clientes y mantienen el tamaño de la base de datos al mínimo.
Nota: Un código de cliente puede ser modificado de forma retroactiva, pero debido a la gran magnitud de los cambios requeridos del sistema para actualizar las transacciones de movimientos de inventarios, los registros de análisis de ventas y órdenes de venta, podría representar un gasto significativo de recursos. La opción para cambiar un código de cliente se encuentra en el menú de utilidades Z_index.php, que debe ingresarse como una dirección URL manualmente en donde solo puede acceder el administrador del sistema. Tales cambios sólo deberán aplicarse cuando no haya otros usuarios conectados en el sistema.
Nombre del cliente |
El nombre del cliente se utiliza ampliamente en la búsqueda y aparece en las facturas y estados de cuenta, exactamente como fue escrito (las búsquedas son independientes en cada caso). La longitud máxima que posee es de 40 caracteres. Se requiere, de manera indispensable, que los campos sean llenados apropiadamente, según lo requiere la RAE (Real Academia Española) para los nombres propios.
Dirección 1 (Avenida/Calle/Casa) |
Junto con las opciones: Dirección 2 (Zona/Colonia) (Aldea/Caserío), Ciudad, Departamento; conforman la dirección donde se registrán las facturas y estados de cuenta, por lo que es indispensable ingresar los datos de la manera indicada; para evitar problemas al momento de enviar un pedido al cliente a su sucursal de destino. Los campos poseen una longitud máxima de 40 caracteres cada uno. Si se omite el llenado de estos campos; en las facturas no se mostrará la dirección del cliente, que es un requisito indispensable para elaborar un pedido al cliente; debido al cálculo de costos e IVA en algunas bases de datos.
Código Postal |
Este campo contiene un espacio máximo de 20 caracteres. Se sugiere utilizar la tabla de Códigos Postales de nuestro país.
País |
Este campo contiene un espacio máximo de 20 caracteres.
Tipo de venta/Lista de precios |
Se desplegará una lista predeterminada. De las cuales solamente se podrá elegir, lo que la persona encargada de la empresa haya definido para el cliente en trámite.
Tipo de cliente |
Se desplegará una lista predeterminada. De las cuales solamente se podrá elegir, la que el gerente o la persona encargada de la empresa haya definido para el cliente que se está ingresando.
Cliente desde |
El valor predeterminado será la fecha actual. Este campo sólo se utiliza en ciertos informes, en donde se puede restringir los clientes que se muestran, así como para las consultas de referencia de crédito. El sistema sólo aceptará una fecha en este campo. La fecha puede ser modificada en cualquier momento. No hay error al verificar en este campo.
Porcentaje de descuento en factura |
Los clientes pueden ser configurados con un nivel general de descuento que se aplica a todas las ventas. El porcentaje ingresado se utiliza por defecto en todas las facturas para el cliente. La tasa de descuento puede anularse manualmente en el momento de la facturación, que el sistema usará para calcular el descuento. El porcentaje de descuento utilizado en el momento de la factura no se almacenará como el valor predeterminado futuro a menos que se modifiquen los detalles del cliente. Este campo comprueba que el porcentaje sea menor que 100% y mayor o igual a cero. Actualmente la función de este campo está deshabilitada; por lo que no se debe ingresar información.
Código de descuento |
Actualmente la función de este campo está deshabilitada; por lo que no se debe ingresar información.
Porcentaje de descuento sobre el pago (Descuento por pronto pago) |
Actualmente la función de este campo está deshabilitada; por lo que no se debe ingresar información.
Los clientes pueden ser configurados con porcentajes individuales de descuento por pronto pago. Este campo es sólo para fines de memorándum y se muestra en la pantalla cuando se ingresan los recibos de los clientes. Si el recibo es puntual, el descuento se puede calcular e ingresar con el recibo.
| Límite de crédito |
Este es un campo obligatorio que acepta cualquier valor positivo. Solamente la administración de la empresa o la persona encargada podrá establecer este parámetro. En la actualidad es sólo para fines de memorándum.
Referencia fiscal |
Introduzca el Número de Identificación Tributaria que el cliente haya proporcionado.
Condiciones de pago |
Se proporciona un cuadro de selección que muestra las condiciones de pago predefinidas. Se pueden crear nuevos según sea necesario desde la pestaña de Configuración del Menú (Menú principal > Configuración > Configuración de cobros/pagos > Condiciones de pago). Las condiciones se utilizan para determinar si una cuenta está vencida o no y una descripción de los términos se imprime en las facturas y estados de cuenta.
No hay restricciones para modificar las condiciones de pago de un cliente. El siguiente estado de cuenta o factura producido, mostrará los nuevos términos. El sistema sólo analizará los nuevos términos para decidir si las facturas están vencidas o no; no se registrará ningún término en la transacción.
Estado de crédito o clasificación |
Hay una búsqueda disponible para este campo (Menú Principal > Configuración > Configuración de Cobros/Pagos > Estado de crédito) y un botón está disponible para la creación de nuevas categorías de estado de crédito. El estado del crédito se puede definir para detener las facturas nuevas o incluso las órdenes al cliente, independientemente de su límite de crédito.
El estado de crédito de un cliente se puede modificar en cualquier momento.
Nota: Esto nunca se mostrará en los informes de facturas, créditos o estados de cuenta destinados a los ojos de los clientes.
Moneda del cliente |
Este es un campo obligatorio que identifica la moneda en la que se facturará al cliente. Todas las facturas creadas para el cliente utilizarán esta moneda y la tasa se utilizará tal como se configuró enla opción de Moneda (accesible desde Menú Principal > Cobros > Administración > Añadir cliente ó Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Administrar monedas). Las tasas de cambio deben ser mantenidas mensualmente.
Notas: Las opciones variarán dependiendo, si se atenderá a clientes que tengan sucursales fuera del país. La opción por defecto será: La moneda del país de origen.
La tasa es la que se registra en la transacción no en la moneda. Si un cliente cambia la moneda en la que se factura, es posible asignar una nueva moneda frente a la recepción de facturas (facturados en la moneda antigua), en cuyo caso el sistema calculará las grandes diferencias de cambio de moneda.
Nota: No existe un error al verificar esto y se debe tener cuidado, si esto ocurre, para asegurar que las facturas coincidan en la moneda en que fueron creadas originalmente: la tasa de cruce entre la moneda nueva y antigua, proporcionará una cantidad equivalente de la moneda antigua para el ingreso y la asignación.
Idioma |
Se sugiere elegir la opción predeterminada: español.
Requerir orden de venta por línea para el cliente |
Se sugiere elegir la opción predeterminada: No.
Dirección de facturación |
Este campo es una pestaña que tiene dos opciones:
• La opción predeterminada, es Dirección del cliente. La dirección ingresada, será la que aparezca impresa en la factura, para efectos de transporte por envío del pedido.
• La segunda opción, es Dirección de la sucursal. Esto corresponde a las facturas cargadas al cliente en la sucursal del mismo, algunos clientes pueden desear que la sucursal autorice las facturas antes de enviarlas a la oficina central para el pago. La dirección postal de la sucursal ingresada se usará para imprimir facturas. Menú Principal > Cobros > Seleccionar cliente > Administrar clientes > Añadir/Editar/Suprimir sucursales de clientes
Nota: Una vez haya dado clic, se desplegará un nuevo formulario electrónico, en donde se establecerá la(s) sucursal(es), para fines de envío de pedidos. Para evitar errores se despliega automáticamente la pantalla de Sucursales. La nueva pantalla presentará campos con información repetida, esto es por si los datos permanecen iguales y de esta manera se puedan ahorrar tiempo y no volver a ingresarlos. Caso contrario, se debe llenar la nueva dirección de la sucursal para fines de envío de pedidos, así como de facturación.
Otra forma que se puede utilizar para el ingreso de una nueva sucursal es por medio de Menú Principal > Clientes > Administrar clientes > Añadir/Editar/Suprimir sucursales de cliente
