Después de cumplir con lo anterior, ya puede ser añadido el proveedor desde Menú Principal > Proveedores > Administrar proveedores > Añadir un proveedor nuevo.

Existe otra opción, y es desde Menú Principal > Pagos > Administración > Añadir proveedor.

Los nuevos datos ingresados del proveedor solo se asignan a la base de datos cuando el usuario hace clic en el botón Inserte nuevo proveedor. Si el usuario se traslada a otro módulo sin hacer clic en Inserte nuevo proveedor; no se guardarán los datos ingresados. A continuación, aparecerá un listado en el cual deberá llenar los siguientes campos.

Código del proveedor

 

Este campo se utiliza como un identificador único para el proveedor (un máximo de 10 caracteres alfanuméricos). Esto permite una búsqueda más rápida de los proveedores, en lugar del texto completo del nombre del proveedor, y mantiene el tamaño de la base de datos al mínimo ya que se hace referencia a todas las transacciones de proveedores, órdenes de compra, transporte y contactos de proveedores. También se usa en el historial de recibos de órdenes de compra. El sistema obliga a que el código se escriba en mayúsculas y no permitirá el uso de espacios, el signo (&), *, guión o comas invertidas (").

Nota:     Un código de proveedor puede modificarse retrospectivamente, pero debido a la gran escala de cambios requeridos por el sistema para actualizar las transacciones de movimientos del inventario, órdenes de compra, contactos con proveedores y transacciones con proveedores; podría representar una pérdida significativa de recursos. La opción de cambiar un código de proveedor se encuentra en Menú Principal > Utilidades > Transacciones > Cambiar un código de proveedor Z_index.php, que debe ser ingresado como una dirección manual URL y solo puede acceder el administrador del sistema. Dichos cambios sólo deben llevarse a cabo cuando no hay otros usuarios en el sistema.

Nombre del proveedor

El nombre del proveedor se utiliza ampliamente en las búsquedas. Se recomienda el uso adecuado del nombre completo del proveedor, según lo establece la RAE (Real Academia Española). La longitud máxima del nombre es de 40 caracteres.

Dirección 1/Dirección 2/Ciudad/Departamento/Código postal.

Esta es la dirección donde se realizarán las facturas y los estados de cuenta. Estos campos permiten un máximo de 40 caracteres, son opcionales y se sugiere que sean llenados en el orden establecido; para efectos de informes y relación de las Bases de Datos.

País

Existe una lista desplegable para que seleccione el país al que pertenece su proveedor.

Teléfono/fax

Tienen disponible un máximo de 40 caracteres. Los signos (+), (-) y paréntesis, son permitidos.

Dirección de correo electrónico/URL

Estos campos no son necesarios; pero están a su disposición.

Tipo de proveedor

Esta lista se define en Menú Principal > Configuración > Configuración de Cobros/Pagos > Tipos de proveedor. Los tipos pueden ser; estándar, locales, extranjeros, otros, etc.

Proveedor desde

Se establece predeterminadamente en la fecha actual: en la ubicación del servidor web. Esto es puramente un campo memo para su uso en los informes generados externamente. Cualquier fecha válida puede ser ingresada como formato definido en config.php, para utilizarse como formato de fecha predeterminada.

Particulares del banco, Referencia bancaria

Estos campos se utilizan en la exportación de un archivo de pagos a un sistema de pagos de software del banco: estos son los campos que un proveedor verá como referencias en créditos directos en sus cuentas bancarias. Estos campos aceptan hasta 12 caracteres.

Número de cuenta bancaria

Esto se utiliza en la exportación de un archivo de pagos a un sistema de pagos de software del banco. El número de cuenta bancaria, es el número de cuenta en la que se transferirán los fondos cuando se procese una ejecución de pago. El número de cuenta bancaria acepta menos de 30 caracteres.

Condiciones de pago

Las condiciones de pago son los términos que se establecieron al negociar con el proveedor. Las condiciones de pago apropiadas se pueden seleccionar de la lista desplegable. Si es necesario las condiciones de pago se pueden definir por separado en Menú Principal > Configuración > Configuración de cobros/pagos > Condiciones de pago.

No hay restricciones para alterar las condiciones de pago de un proveedor en ningún momento. El sistema registra la fecha de vencimiento de una factura en el momento de ingresarla. La fecha de vencimiento está predeterminada en base a los términos definidos para el proveedor al momento del ingreso. La fecha de vencimiento puede ser anulada manualmente si se requiere un acuerdo especial sobre cualquier factura en particular.

Compañía financiera

Este campo no está habilitado. Predeterminadamente aparecerá la selección: Ninguno.

Referencia fiscal

Este campo se relaciona con el anterior; y por el momento no tiene incidencia alguna. Se recomienda no utilizarlo.

Moneda del proveedor

Este es un campo obligatorio que identifica la moneda en la que el proveedor factura. Todas las facturas y notas de débito ingresadas para el proveedor utilizarán esta moneda, y la tasa será predeterminada en el ingreso de la transacción a partir de las tarifas configuradas en la tabla de monedas, accesible desde la pestaña Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Administrar monedas. Las tasas de cambio de moneda, se deben administrar al menos mensualmente.

Nota:     Es la tasa la que se registra en la transacción, no en la moneda. Si un proveedor cambia la moneda en la que factura, es posible asignar un nuevo recibo de moneda contra las facturas (elaboradas en la moneda anterior), en cuyo caso el sistema calculará grandes diferencias de tipo de cambio.

Nota:     No hay ninguna comprobación de error en esto; pero se debe tener cuidado, en caso de que esto ocurra, para asegurar que las facturas coincidan en la moneda en la que se crearon originalmente: el cruce de la tasa de la nueva y la anterior moneda, proporcionará un monto equivalente de la anterior moneda para ser ingresado y asignado.

Aviso de pago directo (remesa)

Si un aviso de remesa al proveedor está marcado como Requerido, la ejecución de un pago creará un informe en donde se demuestre la conciliación de las facturas y notas de débito que han sido canceladas por el pago efectuado. Menú Principal > Pagos > Consultas e informes > Avisos de remesa.

Esta característica no está implementada actualmente.

Grupo de impuestos

El grupo fiscal determina las autoridades fiscales a quienes el proveedor informa y deben recaudar los impuestos. Este campo junto con el registro de ubicación de inventario es el que determina las tasas de impuestos utilizadas en el cálculo automático de impuestos sobre las facturas y créditos de los proveedores. Estas tasas pueden ser anuladas, al momento del ingreso de la factura.