En Menú Principal > Cobros > Transacciones > Seleccionar pedido para facturar, se deben buscar los pedidos o cotizaciones que están pendientes de facturar. Si se conoce el número de pedido para crear la factura, se debe escribir en el campo Pedido Número, o bien se escoge una ubicación de inventario y se elije si quiere ver Sólo pedidos o Sólo cotizaciones, luego dar clic en Buscar. También se puede utilizar el segundo método de búsqueda que funciona seleccionando una categoría de inventario y escribiendo el código del artículo al que va facturar.

Una vez seleccionada una orden para facturar la línea de pedido, se confirma la cantidad de pedidos enviados. Si la cantidad enviada difiere del pedido, la diferencia se registra en la tabla OrdeDeliveryDifferencesLogy se dispone de un informe para mostrar los pedidos que no han podido ser entregados con el primer envío. También existe una oportunidad de ingresar los cargos de flete, y si es necesario, ingresar los cargos de impuesto (que normalmente se calcula automáticamente sobre la base de la autoridad fiscal de la sucursal del cliente que se factura). La fecha de la factura está predeterminada, en función de la hora y día, en los ajustes hechos en config.php. Si el formato es de 24 horas, es después de configurar $DispatchCutOffTime en config.php, entonces el día siguiente se considerará como la fecha de facturación, alternativamente, la fecha de la factura será por defecto hoy. Cuando no están siendo facturadas todas las líneas de la orden hay dos opciones con la forma de tratar con el saldo:

•Poner el balance inverso en la orden de compra
•Cancelar la línea en la orden de compra

Finalmente, existe también un campo de entrada de texto en la factura. Pulsando el botón de proceso de facturación actualiza el orden que se indica y produce todas las entradas incluyendo registros del libro mayor (si está habilitada la integración en la pantalla de preferencias de la empresa, ver Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Parámetros del sistema) para registrar la factura. Hasta que se pulse el botón de proceso de facturación, no hay entradas que se hayan guardado en la base de datos y es seguro para salir de la página en cualquier momento sin tener que haber cambiado nada (el proceso de facturación se puede cancelar en cualquier momento simplemente siguiendo un enlace a otra página). El procesamiento que tiene lugar una vez que hace clic en el botón de proceso de facturación incluye:

•Creación de los movimientos de existencias para cada elemento de línea en la orden (o para los componentes de fabricación), desde la ubicación ingresada en el momento de generar la orden, y por el precio según la misma.
•Creación del registro DebtorTrans que registra la factura contra la cuenta del cliente.
•Creación de los libros diarios del libro mayor para registrar la venta y el deudor, etc.
•Actualización de los montos despachados en la orden, y el número de factura.
•Creación/actualización de los registros de análisis de las ventas de los artículos que se venden.
•La actualización de las cantidades de inventario para todas las líneas de la factura y los componentes de todos los conjuntos incluidos en el pedido.

Si la orden no va a ser facturada al cliente o a una sucursal en específico, o el precio se va a cambiar; entonces la orden debe ser cambiada. Estos elementos no pueden ser alterados al momento de facturar, deben de ser alterados en la orden, antes de que sea confirmada para su facturación. Una vez que se crea una factura no puede ser eliminada o modificada. La orden de compra, también se actualiza con el número de factura con la que fue enviada.

Entonces, para facturar: Al haber encontrado el número de pedido haga clic en Factura, se mostrará una pantalla llamada Confirmar despacho y factura, en ella se debe verificar que el pedido esté bien. Se dispone de un campo en blanco, en donde se puede escribir un comentario en/o sobre la factura. Si por alguna razón se desea editar el número de pedido, costo del flete, agregar o quitar impuestos, hay que hacer clic en Actualizar para que el sistema haga los cálculos respectivos. Teniendo todo en orden se procesa la factura, y luego se imprime.

Para editar una factura, se debe seleccionar el número de pedido, ahí puede seleccionar otros artículos diferentes. También se pueden suprimir los artículos que estaban en proceso de facturación y hasta cambiar de cliente, dejando siempre el mismo pedido.

Nota:     Tóme en cuenta que cualquier alteración de cambios son posibles antes de facturar los pedidos, no se puede facturar y después editar.

¿Qué pasa en el proceso de facturar un pedido? Al momento de facturar, nuestros artículos en inventario son reducidos. Se registra la factura contra la cuenta del cliente. Se crea la contabilización para pólizas entre la venta y el cliente. Se actualizan los registros de análisis en ventas por los artículos vendidos.

Texto de la factura: este es el texto de comentario de la factura. Va después de las líneas de artículos y antes del pie de página (subtotal, flete, impuestos, factura total). Más tarde, se mostrará en la "Consulta del cliente" en la columna "Comentarios". Campo de base de datos: debtortrans.invtext.