Las notas de crédito se pueden crear en una de estas dos formas:
1. Desde Menú Principal > Clientes > Consultas de cliente > Consultas de transacciones del cliente.
Si el usuario tiene los permisos necesarios ($PageSecurity=3 - véase el Esquema de Seguridad) muestra un enlace para permitir la introducción de una factura para que sea acreditada. Después de haber hecho clic en este enlace, se tiene la oportunidad de anular la selección de algunos artículos a ser acreditados; de modo que sólo la parte de la factura que debe ser acreditada puede ser, con una manipulación mínima. La misma página de creación de la nota de crédito tal como se utiliza en la creación manual de notas de crédito aparecerá, pero con todos los elementos de la factura original ya ingresados en la nota de crédito.
Al llegar a la pantalla, se busca entre las facturas de productos vendidos, aquella a la cual se le hará la nota de crédito, haciendo clic en el icono de Crédito, presentará la misma pantalla de ingreso de notas de crédito manual, en donde se debe efectuar el mismo procedimiento.
2. Utilizando el enlace Menú Principal > Cobros > Transacciones > Crear una nota de crédito (Abono).
Se debe conocer el nombre o código del cliente al que se le va a crear la nota de crédito, después de haber introducido estos datos, se debe ingresar el código del artículo y la cantidad que está devolviendo el cliente. Ahora bien, si no se recuerda del código del artículo, se debe hacer clic en Buscar piezas, y así se busca el nombre del artículo.
En la pantalla que se muestra a continuación se visualiza la descripción del artículo que se está devolviendo y todos los demás factores incluidos. Más abajo se encontrará un cuadro con campos de listas desplegables para agregar a la nota de crédito. Estos son:
Tipo de nota de crédito: Explica qué tipo de nota de crédito se está creando. Si es por Abono de sobrecosto, si es por devolución de productos al almacén, o si es por productos anulados.
Vendedor: Seleccione nombre del vendedor que recibe o que está a cargo de esa nota de crédito.
Texto de nota de crédito: Haga una pequeña descripción de por qué se está realizando esa nota de crédito.
Notas: Al momento de crear las notas de crédito manual o automáticamente quedan grabadas en la cuenta del cliente, por lo que en la cuenta del cliente quedará un monto positivo, indicando que es dinero a favor de la cuenta del cliente, y para la Empresa será visualizada como montos negativos en función de devolver ese dinero o abonarlo en la siguiente compra.
Es importante utilizar notas de crédito para corregir facturas incorrectas correctamente. Acreditando un precio pequeño contra una pieza (artículo), implica que las mercancías fueron devueltas y el cliente abonará solamente una fracción de su valor. Esta no es la forma correcta de acreditar a un costo excesivo. Predeterminadamente, las notas de crédito devuelven el archivo en la ubicación especificada, por lo que el registro de mercancías será exagerado en relación a las mercancías de retorno al inventario de la nota de crédito. Para corregir un error en el precio de una nota de crédito, habrá que ubicarse en la línea de la factura en donde se encuentra el cargo incorrecto y debe hacerse una nueva factura, en donde estén corregidos los cargos correctos. Esto asegura que los registros de análisis de ventas no están dañados por las cantidades vendidas y que los registros de existencias se mantengan correctamente. Un tipo especial de ajuste de precios de la nota de crédito está disponible que no tiene ninguna implicación de costos para el análisis de ventas y no tiene registro de inventario o movimiento físico asociado a él.
El proceso para crear una nota de crédito manualmente es:
• Seleccione el cliente que se acreditará, existen las opciones de selección habituales (un cuadro para ingresar un extracto del nombre del cliente y un cuadro para ingresar un extracto del código del cliente).
• Seleccione los artículos que se acreditarán y los precios que se utilizarán para acreditar al cliente: la misma opción de entrada rápida está disponible como se usa en la entrada del pedido. - donde se ingresa directamente el código de pieza y la cantidad a acreditar. El precio se determina automáticamente por referencia al tipo de venta del cliente, moneda con respecto a cualquier precio especial para el cliente (y la sucursal) que se acredita. Si se utiliza la búsqueda de funciones de una parte, luego de seleccionar cada parte, la cantidad puede actualizarse después de seleccionar el elemento.
• Después de haber seleccionado todos los artículos, es posible editar los artículos que se acreditarán haciendo clic en el botón del código del artículo en el resumen, luego editando el precio y la cantidad.
• Los importes a abonar por flete se pueden ingresar directamente (esto se ingresará directamente desde la factura original si se utilizó la opción de crédito y factura desde la pantalla de consulta del cliente).
• El monto del impuesto al crédito se calcula automáticamente de manera predeterminada en función de la autoridad fiscal de la sucursal que se acredita y el total de las líneas de pedido y el flete que se acreditarán. También es posible seleccionar la opción manual. Una vez que haya seleccionado el manual, el usuario debe presionar actualizar para permitir la entrada gratuita de cualquier cantidad en el campo de impuestos.
• De forma predeterminada, se supone que los bienes en la nota de crédito se están devolviendo a inventario. La ubicación donde se devuelven los productos debe seleccionarse en el cuadro de selección.
• Si los productos no se devuelven a existencias, se deben cancelar, tal vez como muestras o exhibición en la sala de exposiciones, bienes dañados, etc. La opción de tipo de nota de crédito se debe cambiar a bienes cancelados. Después de cambiar el tipo de nota de crédito y presionar el botón de actualización, un nuevo cuadro de selección permitirá seleccionar un código del libro mayor (suponiendo que la interfaz del Libro mayor a cuentas por cobrar esté activada; no se mostrará si no hay integración). El código del libro mayor apropiado debe seleccionarse de este cuadro. La ubicación para devolver el inventario al cuadro de selección desaparecerá porque ya no es relevante. Una tercera opción es acreditar un ajuste de precios: este tipo no crea ningún movimiento de inventario y las actualizaciones de análisis de ventas solo afectan el valor sin costo de las actualizaciones de ventas.
• Cualquier texto que describa los motivos de la nota de crédito debe ingresarse en la casilla narrativa provista.
• Después de completar todas las entradas requeridas, presione el botón Procesar nota de crédito para crear la nota de crédito. El número de la nota de crédito creada será reportado confirmando que ha sido procesado.