Esta opción permite asignar cualquier cantidad de crédito, ya sea un recibo o una nota de crédito a las cantidades de débito, facturas. Los recibos o créditos que se han asignado previamente están disponibles para alterar sus asignaciones si es necesario. Hay dos formas de realizar esta función:
•Menú Principal > Cobros > Transacciones > Asignar recibos o notas de crédito.
•Menú Principal > Clientes > Transacciones del cliente > Asignar recibos o notas de crédito.
Usando el primer método, predeterminadamente la pantalla muestra solamente los recibos, notas de crédito y resúmenes de crédito; los cuales tienen un monto pendiente a asignar (ubicados al lado izquierdo). Si hay muchos recibos que tengan saldos pendientes y no estén completamente asignados a las facturas y diarios de débito, esto es un indicador de que existen asignaciones que deben realizarse. Para que las declaraciones del cliente tengan sentido, las asignaciones deben ser realizadas.
Al hacer doble clic sobre el recibo a asignar, se abrirá un formulario que permite que se efectúen las asignaciones. Esta pantalla muestra todas las facturas y movimientos diarios que están pendientes en la cuenta del cliente. Las facturas que ya se han cancelado, no se mostrarán. Por otra parte, se mostrarán las asignaciones existentes elaboradas a partir del recibo, o crédito seleccionado. Al hacer clic en un recibo o nota de crédito desde la pantalla de consulta del cliente, mostrará esta misma página.
Si se cometió un error en las asignaciones previas, se puede corregir mediante la selección del recibo anterior que se asigno incorrectamente, y se mostrarán todas las facturas que se asignaron al recibo (junto con otras facturas que aún no se han asignado). Los montos asignados en contra se pueden modificar como se desee.
Una nota de crédito puede servir para corregir una factura por cualquier motivo de devolución de producto. Al momento de ser creadas se vuelven a favor del cliente; por lo que la asignación, ayudará a saldar la cuenta con el cliente.
En términos generales la asignación de notas de crédito se efectúa a la cuenta del cliente; pero para poner en función la asignación de la nota de crédito, se debe saber que ésta, puede ser asignada a una nueva factura de venta al cliente o a un recibo hecho al cliente; recibo en el que se le devuelve al cliente su dinero.
Se muestra un ejemplo de asignación de una nota de crédito a un recibo, caso en el cual, se ha hecho un recibo con montos negativos al cliente para saldar la deuda de la Empresa para con él, haciéndolo desde el módulo de Menú Principal > Cobros > Transacciones > Introducir ingresos (cobros).
Asignando la nota de crédito al recibo:
Para este caso se dará por asumido que se devolvió el dinero. Aunque puede suceder en un momento, que el cliente devuelva los artículos y los quiera cambiar por otros. Pues para ello, se debe hacer la nota de crédito y producir una nueva venta, una vez facturado ese pedido, en vez de hacer el cobro; se debe proceder a asignar la nota de crédito que se acaba de realizar a la nueva factura de venta.
Nota: Esta es un área compleja detrás de escenas, para manejar los cambios que pueden dar lugar a la diferencia de cambio de moneda. El sistema calcula la variación del diferencial de cambio que resulta de la asignación del recibo a diferentes facturas (o que no han sido asignadas en absoluto) y crea el registro diario necesario en el libro mayor (Contabilidad General), si es que se ha utilizado la opción de integración; para así asegurar que la cuenta de control de deudores permanezca en balance con la lista de los saldos.
Se recomienda que se solicite ayuda si se requieren modificaciones en el programa en esta área.