Se requiere la información del encabezado del recibo, la cuenta bancaria (una de las cuentas bancarias previamente definida - (ver Menú Principal > Contabilidad > Administración > Cuentas bancarias), la fecha en que el lote de recibos fue depositado, la moneda, el tipo de cambio del banco y el tipo de recibo junto con cualquier descripción. La moneda se puede seleccionar de las monedas definidas (ver Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Administrar monedas). Los tipos de recibos también pueden seleccionarse, se definen en config.php. Una vez que se ingresa esta información, debe aceptarse antes de que se puedan ingresar los recibos.

Este sistema rastrea las facturas y los créditos que están pendientes (un llamado sistema de elementos abiertos) a diferencia de los sistemas que usan un saldo adeudado del mes anterior para sumar y restar transacciones mensuales actuales. La experiencia ha demostrado que los sistemas de reenvío son intuitivos, a menudo dan lugar a consultas para obtener más información con la inevitable pregunta de los clientes "¿de qué estaba compuesto este saldo?". Los estados producidos por este sistema muestran una conciliación completa de las cantidades pendientes de pago de las facturas y créditos que aún están por resolverse por un total de la cantidad de la cuenta del cliente. Con el fin de proporcionar la información necesaria para realizar un seguimiento de los saldos pendientes, factura por factura, debe ser introducido el detalle de la composición de los pagos.

Los pagos recibidos de los clientes se ingresan en un proceso de dos etapas:

•La cantidad del pago recibido se ingresa en moneda extranjera junto con el tipo de cambio de moneda al que se ha depositado en la moneda local. Todos los detalles pertinentes al recibo como la fecha, forma de pago y cualquier dato (que se pueden recuperar a partir de las investigaciones posteriores) se ingresan en esta etapa.
•La moneda extranjera recibida se asigna a las facturas (y diarios de débito) en la cuenta del cliente. Dicho de otra manera, las facturas que el pago debe liquidar contra el pago.

Si los detalles de la composición de un pago recibido no están disponibles en el momento de la transacción bancaria, el recibo todavía se puede ingresar a la etapa 1. Sin embargo, la asignación debe hacerse antes que se produzca la declaración, para que la cuenta tenga sentido (cuadre).

Nota:     Las diferencias de cambio se calculan solamente una vez que el recibo se compara con las facturas que está pagando.

Los recibos relacionados a las transacciones del libro mayor, también pueden ser ingresados en el mismo lote que los recibos de los clientes.

El proceso de ingreso de recibos, se inicia desde el menú principal bajo la etiqueta de cuentas por cobrar (Menú principal > Cobros > Transacciones > Introducir ingresos (Cobros)) otro enlace también está disponible en la opción de Contabilidad (ver Menú principal > Contabilidad > Transacciones > Registrar ingresos a cuenta bancaria).

Esta opción es de ayuda para ingresar pagos por notas de crédito al cliente, siendo por cualquier motivo de reclamo; solo que en este caso, la empresa debe asignar el monto total a pagar con un signo negativo.

Para el ingreso de un recibo debe ir a Menú Principal > Cobros > Transacciones > Introducir ingresos (cobros). Esto lleva a una pantalla en la que se debe seleccionar primero una cuenta bancaria (Esta es la cuenta donde guardará sus ingresos) luego se debe seleccionar una fecha (Día en que se está haciendo la transacción), el tipo de moneda en que se está cobrando, elegir un tipo de ingreso en que el cliente le está cancelando (Cheque, efectivo o tarjeta de crédito), y finalmente, se deben escribir dos comentarios en el ingreso del cliente; los cuales servirán para consultas futuras en transacciones bancarias, así como para los asientos contables.

Después de este procedimiento con los bancos, en la parte de abajo de la pantalla se debe seleccionar el botón Buscar ahora, y de inmediato se desplegarán los nombres de todos los clientes. Habrá que seleccionar sobre el código del cliente al que se le creará el recibo. La pantalla muestra al mismo tiempo, los saldos totales del cliente. Si desea consultar una información más detallada de las facturas que le está cancelando el cliente, en esa misma pantalla de ingreso de cliente en la parte superior muestra una opción para seleccionar llamada Consulta, en ella se muestra la pantalla de todas las transacciones del cliente.

Notas: Las condiciones de pago aplicables: Acá se puede observar los montos adeudados fácilmente desde la pantalla de asignación, sin tener que volver a hacer una investigación.

El porcentaje de descuento de pago aplicable: El usuario puede utilizar esta tasa si es aplicable para calcular el descuento a aplicar, dependiendo cuánto del pago esté relacionado con las facturas pagadas a tiempo.

La moneda: En qué moneda se está efectuando el pago.

La fecha en que el recibo fue recibido y depositado. Si se ingresa un recibo de forma retroactiva, o si se realizan varios días de cobro juntos, la fecha predeterminada (es decir, la fecha actual) debe escribirse con la fecha en que se recibió originalmente el recibo. Esta fecha se utiliza en el estado de cuenta y es posible que el cliente no pueda vincular el recibo si se ingresa una fecha incorrecta.

Las consultas de la cuenta de cliente se muestran en orden cronológico, por lo que la cuenta no se mostrará correctamente, si la fecha ingresada no es la fecha en que se recibió el dinero. La fecha también se utiliza en la transacción de libro mayor creado.

La selección del cliente indica automáticamente al sistema en qué moneda espera el recibo. La cuenta del cliente se mantiene en la moneda seleccionada en la pantalla de mantenimiento del cliente.

La tasa correcta en la que el banco ha convertido la moneda extranjera a moneda local debe ser ingresada, el sistema muestra el cálculo de la moneda local depositada en la parte inferior de la pantalla. Por lo tanto, el recibo no se puede ingresar hasta que se conozca la cantidad en moneda local. La tasa exacta que debe ingresarse en este campo, será la cifra en moneda extranjera dividido por la cifra en moneda local.

Por ejemplo, depositó 1212 locales, en la moneda del cliente, esto sería de 400.

La tasa es 400/1212 = 0.330033

La moneda local calculada por el sistema, debe confirmar que la tasa introducida es correcta. La integración de la contabilidad general (si está activado), producirá un depósito bancario por el importe en moneda local que se muestra en la parte inferior de la pantalla, y reducirá (acreditará) la cuenta de control de deudor en la misma cantidad. El sistema predetermina el tipo de cambio para esa configuración contra la moneda en la tabla de monedas.

Cuando el recibo coincide con las facturas, las diferencias entre los montos en moneda local contra la moneda local facturada se registran contra las facturas y se anotan en la Cuenta de control de deudores del libro mayor y se registran en la cuenta de pérdidas y ganancias (especificada en el registro de la compañía del cliente afectado) si la integración del libro mayor está habilitada desde la pantalla de opciones del módulo (Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Parámetros del sistema).

Si selecciona una cuenta bancaria igual que el tipo de moneda seleccionado; debe ingresarse la tasa de cambio entre la divisa funcional de la empresa y la divisa de la cuenta bancaria.

El método de pago se almacena contra el recibo y se muestra en el estado de cuenta del cliente. También se puede ejecutar un informe bancario basado en el método de pago para resumir los saldos del día, y así automatizar la tarea de recopilar los diferentes comprobantes y resumir las transacciones para el banco.

Aquí se introduce el importe del recibo en moneda extranjera. Este valor no puede ser cero (0). Aunque se permiten recibos negativos (cuando la empresa está registrando al cliente una nota de crédito; se debe ingresar el monto con signo negativo).

Nota: Se debe tener cuidado al asignar los recibos negativos, para garantizar que sólo se reviertan las asignaciones anteriores, podrían ocurrir resultados extraños si se realizan asignaciones a facturas no asignadas previamente a recibos positivos, aunque se mantendrá la integridad del sistema.

El monto del descuento en el recibo se puede ingresar en este punto y ser asignado junto con el recibo como una sola cantidad. Esto es útil, cuando un cliente paga una cantidad neta de descuento muy correctamente de acuerdo con sus términos y condiciones, y la cantidad no se vinculará a las facturas por sí misma, sin la adición del descuento. El sistema calcula el importe bruto del pago, incluyendo el descuento para saldar la cuenta del cliente.

Una vez se han ingresado todos los datos necesarios para el recibo: el cliente, el tipo de cambio y la cantidad en moneda extranjera; el recibo estará listo para ser asignado a las facturas que deben liquidarse.

Este concepto puede parecer extraño para las empresas que operaron cuentas de clientes en las que solo están interesadas en las transacciones de los meses actuales y en el saldo adeudado del mes pasado.El objetivo de este sistema es eliminar la pregunta del cliente... "¿Qué es esa cifra, el saldo presentado conformado por?". En el sistema "Balance Adelante", esta pregunta puede ser difícil de contestar, ya que no hay registro de qué facturas se pagaron con cada pago. Sin embargo, este sistema necesita instrucciones explícitas para cada recibo sobre el cual las transacciones deben resolverse como resultado.

La asignación se puede ejecutar desde Menú Principal > Cobros > Transacciones > Asignar recibos o notas de crédito, o desde Menú Principal > Clientes > Transacciones del cliente > Asignar recibos o notas de crédito la diferencia de éstos, estriba en que al  asignar todos los Cobros, aparece todo lo pendiente, los clientes en general; mientras que en Clientes, se selecciona uno en específico, en donde aparecen las asignaciones solo para éste. Las asignaciones a facturas sirven para confirmar al sistema, que el pago del cliente está cancelado y legalizado.

En el proceso de la asignación siga los siguientes pasos:

Ingrese a cualquiera de los dos módulos indicados anteriormente,
Haga clic en el botón Asignado, en la pantalla se mostrarán todas las facturas pendientes del cliente, que deben asignársele un recibo; para así, ser saldadas totalmente.

A continuación, se brinda un ejemplo de la asignación de un recibo a una factura.

En un segundo paso, se debe escribir la cantidad que se está asignando a la factura, si la cantidad es igual al total de la factura seleccione el cuadro de verificación, y luego haga clic en el botón Recalcular el Total a Asignar; finalmente, haga clic en Procesar Asignaciones, y de esta forma quedará saldada la cuenta del cliente.

Notas: Si para el caso anterior, el cliente estuviera abonando solo Q 300.00 (menos del monto total); entonces no se selecciona el cuadro de verificación; ya que al momento de hacer clic en Recalcular el Total a Asignar, el sistema arrojará un mensaje de error; debido a que el monto escrito no es igual al de la factura.

Se debe tener en cuenta que las asignaciones de un recibo no se permiten a otro recibo. Si es necesario, los recibos negativos se pueden utilizar para revertir la asignación de las facturas y libros diarios de débito (aunque esto no es lo que se desea para el sistema). Una vez ingresados, los recibos no se pueden eliminar (obviamente esto sería preferible, desde el punto de vista de los controles internos adecuados).

Si el total del recibo no coincide contra lo que ha sido asignado en las facturas y libros diarios de débito el sistema solicitará que esto sea la operación que se pretendía. A diferencia de muchos sistemas, las asignaciones siempre se pueden completar o modificar más adelante.

El proceso de asignación de los recibos a las facturas, le brinda al sistema la información necesaria para calcular la diferencia de cambio; ya que el recibo convertido a la tasa especificada en la pantalla de recibo llegue a ser igual al monto diferente al equivalente de la moneda local de las facturas que se estén cuadrando, a menos que tanto el recibo y las facturas que se estén asignando, sean convertidos a la misma tasa.

La diferencia calculada en el momento de la asignación se puede ver en la pantalla del recibo, una vez que las asignaciones se hayan hecho, y se desglosen contra las facturas a las que se están asignando, se cierre la pantalla. A diferencia de muchos sistemas, la diferencia en el cambio puede estar detallada totalmente transacción por transacción. Las consultas sobre el detalle de los recibos muestran la diferencia en el cambio de moneda de la cual el recibo es responsable. Además, la consulta de dónde se asignó el recibo, mostrará el análisis de dónde provino la diferencia en el cambio del recibo que se está examinando.

Las alteraciones a las asignaciones, naturalmente afectarán la diferencia del cambio. La interfaz del libro mayor genera un diario exclusivo para el movimiento del diferencial en el cambio para un recibo dado, y cada vez que se modifican sus asignaciones.

Muchos recibos de clientes se pueden ingresar a la vez y se pueden combinar con los recibos de los artículos nominales; Por ejemplo, los recibos procedentes de una máquina dispensadora, o el reembolso de venta de activos fijos para el uso privado de bienes de la empresa, etc. Una vez se han ingresado todos los recibos, se puede realizar el procedimiento. El sistema sólo almacena los datos ingresados en una cookie del lado del servidor llamada sesión hasta que se hace clic en el botón Aceptar y Procesar Lote.

Menú Principal > Cobros > Transacciones > Introducir ingresos (Cobros) > Registrar ingresos de cuenta bancaria > Buscar cliente > Ingresar cuenta contable > Aceptar y procesar lote

El procesamiento dará un número al lote de recibos e insertará nuevas transacciones de recibos en las cuentas de clientes y actualizará el registro del cliente con la cantidad y la fecha del último pago. Además, si la interfaz del libro mayor está habilitada, se crean los diarios para poner el recibo en la cuenta bancaria especificada y para disminuir la cuenta de control de Deudores, especificada en el registro de la compañía. Los registros del Libro mayor también se crean para el descuento, en su caso, con la entrada correspondiente a la cuenta de Control de deudores. Todos los códigos de cuenta necesarios deben configurarse en la página de preferencias de la empresa, debajo de la pestaña de configuración (Menú Principal > Utilidades > Transacciones > Cambiar un código de cuenta contable) y la página de configuración de la cuenta bancaria (Menú Principal > Contabilidad > Administración > Cuentas bancarias).

Los recibos creados para los clientes permiten añadir cuentas contables por cualquier motivo que estipule la empresa. La opción de agregar una cuenta contable aparece luego de ingresar los montos del recibo y haber dado un clic sobre Aceptar.

Para que se pueda visualizar las cuentas contables, se debe hacer clic en Registrar un Ingreso Contable, entonces se selecciona una cuenta, se escribe el monto para el recibo, se elabora una descripción breve; así como los detalles sustanciales de la cuenta de banco beneficiaria.

Nota:     Se pueden crear varios cobros a la vez, registrándolos en un solo recibo, desde el mismo módulo de Ingresar ingresos (cobros). Primero se debe seleccionar el cliente, luego se debe hacer clic en Aceptar. Para seleccionar otro cliente, hacer clic en Buscar ahora, y así sucesivamente, cuando todo esté listo, hacer clic en Aceptar y Procesar Lote (batch).

Después que se ha completado el proceso, se muestra un enlace para imprimir el listado de depósito para el lote de recibos que se acaba de ingresar. También se reporta el número de lote. El listado muestra la información requerida por los bancos en el procesamiento de un lote de cheques. Este listado de depósito puede ser reimpreso en cualquier momento.

Se recomienda que se impriman las listas de depósitos, ya que en éstas se encuentran los recibos creados por cada cliente. Esto se puede hacer en Menú Principal > Cobros > Consultas e informes > Reimprimir una lista de depósitos. Aparecerá una lista con todos los números de recibos y fechas.

Se requiere la información del encabezado del recibo, la cuenta bancaria (una de las cuentas bancarias previamente definida - (ver Menú Principal > Contabilidad > Administración > Cuentas bancarias), la fecha en que el lote de recibos fue depositado, la moneda, el tipo de cambio del banco y el tipo de recibo junto con cualquier descripción. La moneda se puede seleccionar de las monedas definidas (ver Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Administrar monedas). Los tipos de recibos también pueden seleccionarse, se definen en config.php. Una vez que se ingresa esta información, debe aceptarse antes de que se puedan ingresar los recibos.

Este sistema rastrea las facturas y los créditos que están pendientes (un llamado sistema de elementos abiertos) a diferencia de los sistemas que usan un saldo adeudado del mes anterior para sumar y restar transacciones mensuales actuales. La experiencia ha demostrado que los sistemas de reenvío son intuitivos, a menudo dan lugar a consultas para obtener más información con la inevitable pregunta de los clientes "¿de qué estaba compuesto este saldo?". Los estados producidos por este sistema muestran una conciliación completa de las cantidades pendientes de pago de las facturas y créditos que aún están por resolverse por un total de la cantidad de la cuenta del cliente. Con el fin de proporcionar la información necesaria para realizar un seguimiento de los saldos pendientes, factura por factura, debe ser introducido el detalle de la composición de los pagos.

Los pagos recibidos de los clientes se ingresan en un proceso de dos etapas:

•La cantidad del pago recibido se ingresa en moneda extranjera junto con el tipo de cambio de moneda al que se ha depositado en la moneda local. Todos los detalles pertinentes al recibo como la fecha, forma de pago y cualquier dato (que se pueden recuperar a partir de las investigaciones posteriores) se ingresan en esta etapa.
•La moneda extranjera recibida se asigna a las facturas (y diarios de débito) en la cuenta del cliente. Dicho de otra manera, las facturas que el pago debe liquidar contra el pago.

Si los detalles de la composición de un pago recibido no están disponibles en el momento de la transacción bancaria, el recibo todavía se puede ingresar a la etapa 1. Sin embargo, la asignación debe hacerse antes que se produzca la declaración, para que la cuenta tenga sentido (cuadre).

Nota:     Las diferencias de cambio se calculan solamente una vez que el recibo se compara con las facturas que está pagando.

Los recibos relacionados a las transacciones del libro mayor, también pueden ser ingresados en el mismo lote que los recibos de los clientes.

El proceso de ingreso de recibos, se inicia desde el menú principal bajo la etiqueta de cuentas por cobrar (Menú principal > Cobros > Transacciones > Introducir ingresos (Cobros)) otro enlace también está disponible en la opción de Contabilidad (ver Menú principal > Contabilidad > Transacciones > Registrar ingresos a cuenta bancaria).

Esta opción es de ayuda para ingresar pagos por notas de crédito al cliente, siendo por cualquier motivo de reclamo; solo que en este caso, la empresa debe asignar el monto total a pagar con un signo negativo.

Para el ingreso de un recibo debe ir a Menú Principal > Cobros > Transacciones > Introducir ingresos (cobros). Esto lleva a una pantalla en la que se debe seleccionar primero una cuenta bancaria (Esta es la cuenta donde guardará sus ingresos) luego se debe seleccionar una fecha (Día en que se está haciendo la transacción), el tipo de moneda en que se está cobrando, elegir un tipo de ingreso en que el cliente le está cancelando (Cheque, efectivo o tarjeta de crédito), y finalmente, se deben escribir dos comentarios en el ingreso del cliente; los cuales servirán para consultas futuras en transacciones bancarias, así como para los asientos contables.

Después de este procedimiento con los bancos, en la parte de abajo de la pantalla se debe seleccionar el botón Buscar ahora, y de inmediato se desplegarán los nombres de todos los clientes. Habrá que seleccionar sobre el código del cliente al que se le creará el recibo. La pantalla muestra al mismo tiempo, los saldos totales del cliente. Si desea consultar una información más detallada de las facturas que le está cancelando el cliente, en esa misma pantalla de ingreso de cliente en la parte superior muestra una opción para seleccionar llamada Consulta, en ella se muestra la pantalla de todas las transacciones del cliente.

Notas: Las condiciones de pago aplicables: Acá se puede observar los montos adeudados fácilmente desde la pantalla de asignación, sin tener que volver a hacer una investigación.

El porcentaje de descuento de pago aplicable: El usuario puede utilizar esta tasa si es aplicable para calcular el descuento a aplicar, dependiendo cuánto del pago esté relacionado con las facturas pagadas a tiempo.

La moneda: En qué moneda se está efectuando el pago.

La fecha en que el recibo fue recibido y depositado. Si se ingresa un recibo de forma retroactiva, o si se realizan varios días de cobro juntos, la fecha predeterminada (es decir, la fecha actual) debe escribirse con la fecha en que se recibió originalmente el recibo. Esta fecha se utiliza en el estado de cuenta y es posible que el cliente no pueda vincular el recibo si se ingresa una fecha incorrecta.

Las consultas de la cuenta de cliente se muestran en orden cronológico, por lo que la cuenta no se mostrará correctamente, si la fecha ingresada no es la fecha en que se recibió el dinero. La fecha también se utiliza en la transacción de libro mayor creado.

La selección del cliente indica automáticamente al sistema en qué moneda espera el recibo. La cuenta del cliente se mantiene en la moneda seleccionada en la pantalla de mantenimiento del cliente.

La tasa correcta en la que el banco ha convertido la moneda extranjera a moneda local debe ser ingresada, el sistema muestra el cálculo de la moneda local depositada en la parte inferior de la pantalla. Por lo tanto, el recibo no se puede ingresar hasta que se conozca la cantidad en moneda local. La tasa exacta que debe ingresarse en este campo, será la cifra en moneda extranjera dividido por la cifra en moneda local.

Por ejemplo, depositó 1212 locales, en la moneda del cliente, esto sería de 400.

La tasa es 400/1212 = 0.330033

La moneda local calculada por el sistema, debe confirmar que la tasa introducida es correcta. La integración de la contabilidad general (si está activado), producirá un depósito bancario por el importe en moneda local que se muestra en la parte inferior de la pantalla, y reducirá (acreditará) la cuenta de control de deudor en la misma cantidad. El sistema predetermina el tipo de cambio para esa configuración contra la moneda en la tabla de monedas.

Cuando el recibo coincide con las facturas, las diferencias entre los montos en moneda local contra la moneda local facturada se registran contra las facturas y se anotan en la Cuenta de control de deudores del libro mayor y se registran en la cuenta de pérdidas y ganancias (especificada en el registro de la compañía del cliente afectado) si la integración del libro mayor está habilitada desde la pantalla de opciones del módulo (Menú Principal > Configuración > Opciones de Configuración General > Parámetros del sistema).

Si selecciona una cuenta bancaria igual que el tipo de moneda seleccionado; debe ingresarse la tasa de cambio entre la divisa funcional de la empresa y la divisa de la cuenta bancaria.

El método de pago se almacena contra el recibo y se muestra en el estado de cuenta del cliente. También se puede ejecutar un informe bancario basado en el método de pago para resumir los saldos del día, y así automatizar la tarea de recopilar los diferentes comprobantes y resumir las transacciones para el banco.

Aquí se introduce el importe del recibo en moneda extranjera. Este valor no puede ser cero (0). Aunque se permiten recibos negativos (cuando la empresa está registrando al cliente una nota de crédito; se debe ingresar el monto con signo negativo).

Nota: Se debe tener cuidado al asignar los recibos negativos, para garantizar que sólo se reviertan las asignaciones anteriores, podrían ocurrir resultados extraños si se realizan asignaciones a facturas no asignadas previamente a recibos positivos, aunque se mantendrá la integridad del sistema.

El monto del descuento en el recibo se puede ingresar en este punto y ser asignado junto con el recibo como una sola cantidad. Esto es útil, cuando un cliente paga una cantidad neta de descuento muy correctamente de acuerdo con sus términos y condiciones, y la cantidad no se vinculará a las facturas por sí misma, sin la adición del descuento. El sistema calcula el importe bruto del pago, incluyendo el descuento para saldar la cuenta del cliente.

Una vez se han ingresado todos los datos necesarios para el recibo: el cliente, el tipo de cambio y la cantidad en moneda extranjera; el recibo estará listo para ser asignado a las facturas que deben liquidarse.

Este concepto puede parecer extraño para las empresas que operaron cuentas de clientes en las que solo están interesadas en las transacciones de los meses actuales y en el saldo adeudado del mes pasado.El objetivo de este sistema es eliminar la pregunta del cliente... "¿Qué es esa cifra, el saldo presentado conformado por?". En el sistema "Balance Adelante", esta pregunta puede ser difícil de contestar, ya que no hay registro de qué facturas se pagaron con cada pago. Sin embargo, este sistema necesita instrucciones explícitas para cada recibo sobre el cual las transacciones deben resolverse como resultado.

La asignación se puede ejecutar desde Menú Principal > Cobros > Transacciones > Asignar recibos o notas de crédito, o desde Menú Principal > Clientes > Transacciones del cliente > Asignar recibos o notas de crédito la diferencia de éstos, estriba en que al  asignar todos los Cobros, aparece todo lo pendiente, los clientes en general; mientras que en Clientes, se selecciona uno en específico, en donde aparecen las asignaciones solo para éste. Las asignaciones a facturas sirven para confirmar al sistema, que el pago del cliente está cancelado y legalizado.

En el proceso de la asignación siga los siguientes pasos:

Ingrese a cualquiera de los dos módulos indicados anteriormente,
Haga clic en el botón Asignado, en la pantalla se mostrarán todas las facturas pendientes del cliente, que deben asignársele un recibo; para así, ser saldadas totalmente.

A continuación, se brinda un ejemplo de la asignación de un recibo a una factura.

En un segundo paso, se debe escribir la cantidad que se está asignando a la factura, si la cantidad es igual al total de la factura seleccione el cuadro de verificación, y luego haga clic en el botón Recalcular el Total a Asignar; finalmente, haga clic en Procesar Asignaciones, y de esta forma quedará saldada la cuenta del cliente.

Notas: Si para el caso anterior, el cliente estuviera abonando solo Q 300.00 (menos del monto total); entonces no se selecciona el cuadro de verificación; ya que al momento de hacer clic en Recalcular el Total a Asignar, el sistema arrojará un mensaje de error; debido a que el monto escrito no es igual al de la factura.

Se debe tener en cuenta que las asignaciones de un recibo no se permiten a otro recibo. Si es necesario, los recibos negativos se pueden utilizar para revertir la asignación de las facturas y libros diarios de débito (aunque esto no es lo que se desea para el sistema). Una vez ingresados, los recibos no se pueden eliminar (obviamente esto sería preferible, desde el punto de vista de los controles internos adecuados).

Si el total del recibo no coincide contra lo que ha sido asignado en las facturas y libros diarios de débito el sistema solicitará que esto sea la operación que se pretendía. A diferencia de muchos sistemas, las asignaciones siempre se pueden completar o modificar más adelante.

El proceso de asignación de los recibos a las facturas, le brinda al sistema la información necesaria para calcular la diferencia de cambio; ya que el recibo convertido a la tasa especificada en la pantalla de recibo llegue a ser igual al monto diferente al equivalente de la moneda local de las facturas que se estén cuadrando, a menos que tanto el recibo y las facturas que se estén asignando, sean convertidos a la misma tasa.

La diferencia calculada en el momento de la asignación se puede ver en la pantalla del recibo, una vez que las asignaciones se hayan hecho, y se desglosen contra las facturas a las que se están asignando, se cierre la pantalla. A diferencia de muchos sistemas, la diferencia en el cambio puede estar detallada totalmente transacción por transacción. Las consultas sobre el detalle de los recibos muestran la diferencia en el cambio de moneda de la cual el recibo es responsable. Además, la consulta de dónde se asignó el recibo, mostrará el análisis de dónde provino la diferencia en el cambio del recibo que se está examinando.

Las alteraciones a las asignaciones, naturalmente afectarán la diferencia del cambio. La interfaz del libro mayor genera un diario exclusivo para el movimiento del diferencial en el cambio para un recibo dado, y cada vez que se modifican sus asignaciones.

Muchos recibos de clientes se pueden ingresar a la vez y se pueden combinar con los recibos de los artículos nominales; Por ejemplo, los recibos procedentes de una máquina dispensadora, o el reembolso de venta de activos fijos para el uso privado de bienes de la empresa, etc. Una vez se han ingresado todos los recibos, se puede realizar el procedimiento. El sistema sólo almacena los datos ingresados en una cookie del lado del servidor llamada sesión hasta que se hace clic en el botón Aceptar y Procesar Lote.

Menú Principal > Cobros > Transacciones > Introducir ingresos (Cobros) > Registrar ingresos de cuenta bancaria > Buscar cliente > Ingresar cuenta contable > Aceptar y procesar lote

El procesamiento dará un número al lote de recibos e insertará nuevas transacciones de recibos en las cuentas de clientes y actualizará el registro del cliente con la cantidad y la fecha del último pago. Además, si la interfaz del libro mayor está habilitada, se crean los diarios para poner el recibo en la cuenta bancaria especificada y para disminuir la cuenta de control de Deudores, especificada en el registro de la compañía. Los registros del Libro mayor también se crean para el descuento, en su caso, con la entrada correspondiente a la cuenta de Control de deudores. Todos los códigos de cuenta necesarios deben configurarse en la página de preferencias de la empresa, debajo de la pestaña de configuración (Menú Principal > Utilidades > Transacciones > Cambiar un código de cuenta contable) y la página de configuración de la cuenta bancaria (Menú Principal > Contabilidad > Administración > Cuentas bancarias).

Los recibos creados para los clientes permiten añadir cuentas contables por cualquier motivo que estipule la empresa. La opción de agregar una cuenta contable aparece luego de ingresar los montos del recibo y haber dado un clic sobre Aceptar.

Para que se pueda visualizar las cuentas contables, se debe hacer clic en Registrar un Ingreso Contable, entonces se selecciona una cuenta, se escribe el monto para el recibo, se elabora una descripción breve; así como los detalles sustanciales de la cuenta de banco beneficiaria.

Nota:     Se pueden crear varios cobros a la vez, registrándolos en un solo recibo, desde el mismo módulo de Ingresar ingresos (cobros). Primero se debe seleccionar el cliente, luego se debe hacer clic en Aceptar. Para seleccionar otro cliente, hacer clic en Buscar ahora, y así sucesivamente, cuando todo esté listo, hacer clic en Aceptar y Procesar Lote (batch).

Después que se ha completado el proceso, se muestra un enlace para imprimir el listado de depósito para el lote de recibos que se acaba de ingresar. También se reporta el número de lote. El listado muestra la información requerida por los bancos en el procesamiento de un lote de cheques. Este listado de depósito puede ser reimpreso en cualquier momento.

Se recomienda que se impriman las listas de depósitos, ya que en éstas se encuentran los recibos creados por cada cliente. Esto se puede hacer en Menú Principal > Cobros > Consultas e informes > Reimprimir una lista de depósitos. Aparecerá una lista con todos los números de recibos y fechas.