Después de haber creado un encabezado para el informe, las columnas se pueden definir. Las columnas para los informes existentes se pueden modificar en cualquier momento. Desde la página principal de informes de análisis de ventas (Menú Principal > Ventas > Consultas e informes > Informes de análisis de ventas) hay un enlace en cada informe para "definir columnas".
Desde este enlace se muestran las columnas para el informe seleccionado, junto con un formulario para permitir la entrada de nuevas columnas.
Se requiere la siguiente entrada para cada columna definida:
•Un número de columna entre 1 y 10. Este número determina en qué lugar de la página se imprime la columna; en donde 1 es el más cercano a la izquierda de la página y el 10 es el más cercano a la derecha de la página.
•Dos campos están disponibles para la línea 1 y 2 del encabezado de la columna. Se puede ingresar cualquier texto con un máximo de 15 caracteres en cada uno.
•Si la columna es un cálculo o no. La entrada requerida para las columnas calculadas es diferente de columnas de datos normales.
•Para columnas de datos normales, se requiere un rango de períodos para mostrar los datos. El período desde y hasta debe ser especificado como el número del período. Dado que el sistema mantiene los periodos casi invisibles, hay un enlace proporcionado desde esta pantalla para mostrar los periodos definidos. Si se requiere un solo mes, entonces el período desde será el mismo que el período hasta.
•Los datos a mostrar en la columna, se pueden seleccionar de: Cantidad, valor bruto, valor neto (después de descuentos), la utilidad bruta, costo y descuento.
•Ventas presupuestadas o ventas reales.
Si la columna se define como de cálculo, el rango de períodos no es necesario, tampoco lo es la selección del tipo de datos a mostrar y el presupuesto a la cantidad real. Cambiando el campo de cálculo a sí, entonces se debe presionar el botón de introducir la información, y se mostrarán los campos necesarios para un cálculo:
•Campo numerador. Se refiere al número de columna del primer parámetro al cálculo; este campo siempre requerirá un cálculo.
•Campo denominador. Este es el número de columna del segundo parámetro para el cálculo, si el cálculo se ha de realizar en dos de las columnas. Si el operador del cálculo se divide; entonces este total de la columna estará en la parte inferior del cálculo de división. Si el cálculo ha de efectuarse utilizando una constante, entonces este campo se puede dejar en blanco.
•El Operador de cálculo puede ser uno de:
1. Columna Numerador dividido por la columna Denominador
2. Columna Numerador dividido por la constante
3. Columna Numerador multiplicada por la constante
4. Columna Numerador más la columna del denominador
5. Columna Numerador menos la columna del denominador
•La constante puede ser cualquier número para usar en los cálculos
•El tipo de formato permite que la salida del cálculo se exprese como un porcentaje o un número.
Al presionar el botón Introducir información se agrega la columna a la definición del informe. Debería mostrarse en la lista de columnas definidas y un formulario en blanco para ingresar una nueva definición de columna. Si una columna ya no es necesaria la lista de definiciones de columna mostrada, tiene un enlace que permite que sea eliminada.
El número de columna en sí es un enlace para modificar la definición de la columna. La definición se muestra en el formulario de entrada para ser alternado según sea necesario.
Al hacer clic en el enlace para mantener los encabezados de informe, se muestra la lista de informes definidos para la modificación o ejecución. Para ejecutar el informe, simplemente haga clic en el enlace Crear Informe en PDF.
Estos informes de análisis de ventas tienen que revisar una gran cantidad de información (y los informes se generan de forma dinámica), como resultado, se puede tomar un minuto para ejecutarse en bases de datos grandes. Sin embargo, el diseño de los datos se ha realizado con mucho cuidado para asegurar que los informes se generen mucho más rápido que muchos de estos motores de análisis.
Puede valer como ejemplo el crear un informe para mostrar el valor de venta y la ganancia bruta de cada área de ventas y cada vendedor que vende en esta área:
Menú Principal > Ventas > Consultas e informes > Informes de análisis de ventas.
Definir un nuevo informe: encabezado del informe
Ingrese un encabezado "Ventas por área y representante"
Seleccione Área de ventas para "Agrupar por 1" y luego ingrese 0 en el cuadro "De" - dado que todos los códigos de área de ventas serán mayores que 0 y luego en el cuadro "A" ingrese "ZZZZZ" - con suerte los códigos de área de ventas que ha definido caerá entre 0 y ZZZZZ; si solo desea un área individual, ingrese el código de área que desea en los cuadros "De" y "Para".
Seleccione "Vendedor" para "Agrupar por 2" y luego ingrese 0 en el cuadro "De" - dado que todos los códigos de los vendedores serán mayores que 0 y luego en el cuadro "A" ingrese "ZZZZZ" - con suerte que los códigos de representante de ventas que ha definido se ubicará entre 0 y ZZZZZ, si solo quiere un solo representante. Ingrese el código del representante que desea tanto en el cuadro "Desde" como en el cuadro "Para".
Haga clic en ingresar información para enviar este informe a la base de datos.
La lista de informes se mostrará con nuestro nuevo informe "Ventas por área y representante" - haga clic en el enlace para definir columnas para este informe.
Ingrese la columna 1 en el número de columna.
En encabezado 1, ingrese - "Valor de venta" - esta es la fila superior del encabezado de la columna.
En encabezado 2 ingrese - "Enero 08" esta es la segunda fila del encabezado de la columna.
Ahora busque el número del período en el que entra el 08 de enero e ingrese el número del período tanto en el "Desde la fecha" como en el "Hasta la fecha" si desea mostrar un rango del valor de las ventas del período. Es antes del período de como queremos mostrar el valor de ventas para enero, debemos seleccionar el "Valor neto de venta" en el cuadro de selección "Datos para mostrar": la columna puede contener cualquiera de las selecciones de datos en esa casilla. La opción Valor bruto es el valor de venta anterior en los descuentos de factura, en la mayoría de los casos, querrá el valor neto de venta.
El presupuesto o el cuadro real debe cambiarse de presupuesto a real. Si desea comparar con las cantidades presupuestadas, entonces los presupuestos de ventas deben importarse (actualmente no hay una interfaz de usuario para ingresar presupuestado manualmente).
Haga clic en Introducir información y la definición de columna individual se mostrará en la parte superior de la página y nuevos campos vacíos para agregar una nueva columna.
Para crear otra columna para el margen bruto de enero, igual que el anterior, pero ingresando como columna 2 y cambiando el texto del encabezado de Valor de ventas a Beneficio bruto: el mismo período. Esta vez, seleccione "Beneficio bruto" en "Datos para mostrar" y "Actual" para el campo Presupuesto o Real. Haga clic en Ingresar información nuevamente para aceptar la segunda columna; las dos columnas definidas deben aparecer en la pantalla.
Ahora, para ejecutar el informe, haga clic en el enlace "Mantener encabezados de informe" y busque en la lista de informes definidos el informe "Ventas por área y representante" y haga clic en el enlace "Crear informe PDF": el informe se ejecutará y se mostrará un PDF.