Menú Principal > Ventas > Transacciones > Nueva orden de venta o cotización.

Inicialmente, la página de entrada de órdenes de venta, muestra las opciones para permitir la selección de un cliente y/o la sucursal. El cliente es la cuenta actual de cargo en donde la orden debe ser facturada; mientras que la sucursal contiene toda la información sobre la entrega. Las facilidades para la búsqueda de los clientes son similares a la secuencia de comandos de cliente seleccionado, pero el código realmente busca el código de sucursal del cliente, solo se muestran las sucursales con el cargo de cliente adjunto a la información.La búsqueda de un cliente puede ser ya sea ingresando letras en el código de la sucursal, o ingresando algunas palabras clave (o sección de) en el nombre del cliente. Al hacer una búsqueda de esta manera, se minimiza el resultado a ser mostrado, y así poder asegurar una respuesta que sea tan rápida dentro de lo posible, para los usuarios del programa. Todas las sucursales que coincidan con los criterios ingresados, y que no estén marcadas como inhabilitadas para transacciones, son presentadas cada una con un botón en el código de cliente. Al presionar el botón del cliente/sucursal deseado, se define que ahí se realice la entrega del pedido.Existe la posibilidad si es necesario de modificar más adelante los detalles de la entrega. La orden muestra a continuación una pantalla de entrada rápida encabezada con el nombre del cliente y la sucursal, junto con el tipo de ventas del cliente.

La pantalla se divide en dos secciones:

•Artículos pedidos frecuentemente
En esta sección, el sistema ha registrado todas las órdenes efectuadas, un registro de los 10 artículos que más ha solicitado el cliente. Y para agilizar el proceso, se dispone de esta pantalla; para que el usuario ingrese inmediatamente los artículos que se han de registrar en la orden.

•Buscar artículos del pedido
Existen dos maneras para seleccionar los artículos que irán en la orden:

1. Introducción rápida
Este botón permite la entrada directa del código de inventario del artículo, y la cantidad solicitada para la orden (El número de líneas que se muestran en esta tabla de entrada rápida, está definida por una variable en config.php $QuickEntryLines, que puede ser modificada por el usuario). Después de que el usuario ha ingresado cualquier número de líneas en esta tabla, pulsando el botón de "Entrada Abreviada" procesa los artículos ingresados en el pedido. Los precios se recuperan en función del tipo de ventas, la moneda, la sucursal, y el cargo al cliente en la orden. Si no hubo líneas suficientes para ingresar todos los códigos de los artículos de la orden, el mismo proceso se puede repetir con la tabla de entrada rápida que muestra a continuación el resumen del pedido después que ha sido procesada la primera entrada rápida.

2. Buscar artículos
En la parte inferior izquierda de la pantalla se encuentra el botón Buscar ahora. Este botón permite al usuario buscar un artículo sobre la base de la categoría de inventario y/o cualquier parte de la descripción del artículo y/o cualquier elemento del código del artículo. Después de haber presionado este botón, se muestran los códigos de referencia y las descripciones junto con la imagen del artículo (si es que se ha cargado en el sistema para todas las piezas). Las imágenes de los artículos deben estar en formato .jpg con un nombre de archivo idéntico al código del artículo; pero con la extensión .jpg, y deben ubicarse en el directorio especificado en config.php para part_pics. El código del artículo se muestra como un botón y el sistema coloca automáticamente uno de los elementos seleccionados en el pedido. Se pueden seleccionar partes adicionales de la misma manera.

Después de haber seleccionado los artículos de la orden, es posible editar las cantidades, el precio y el descuento aplicable a cada línea de la orden. Para obtener los nuevos valores de la orden, se debe hacer clic en el botón Recalcular (este es el compromiso de utilizar comandos del servidor PHP, con exclusión de cualquier lado del cliente –Java - procesamiento). Los descuentos se calculan utilizando la funcionalidad de la matriz de descuento descrita en esa sección dentro del pedido en función de las cantidades que se ingresan.

Si el ingreso de una línea se muestra con un fondo rojo, significa que el sistema de inventarios, muestra que no hay existencias suficientes para cubrir la línea de pedido, desde la ubicación del inventario que se predefinió en el registro de la sucursal del cliente como la ubicación de inventario más apropiada para sacar existencias para las órdenes de dicha sucursal. El código del artículo que aparece es también un enlace a una nueva ventana del navegador, que muestra la consulta del estado del inventario para el artículo, esto demuestra el inventario disponible en todos los almacenes (bodegas).

Una línea se puede eliminar en cualquier momento haciendo clic en el enlace al final de la línea para eliminarlo.

Toda la orden puede ser cancelada en cualquier momento haciendo clic en el botón Cancelar todo el pedido.

El cliente también se puede cambiar en cualquier momento.

Una vez que todas las líneas de los artículos han sido seleccionadas, hay que hacer clic en el botón Ingresar detalles de Entrega y Confirmar Pedido. Se debe tener en cuenta que hasta el momento, no se han producido cambios en la base de datos en lo absoluto. Los datos ingresados, existen solamente como una cookie por el lado del servidor, un archivo en el servidor web. Los detalles de la entrega deben ser confirmados antes de que elabore la orden.

Predeterminadamente, los detalles de la entrega se obtienen de la dirección física de la sucursal. Sin embargo, ninguna de la información contenida en esta pantalla puede ser eliminada. Esta información se imprime en el envío/hoja de embalaje de entrega y en la factura.

La ubicación del inventario de donde se extrae la existencia para el pedido está predeterminada desde el registro de la sucursal del cliente. Sin embargo, es posible seleccionar una ubicación del inventario alternativa, si el pedido se va a recoger desde otro lugar. Las ubicaciones de inventario están definidos por los administradores del sistema en Menú Principal > Configuración > Administrar el inventario > Administrar ubicaciones (sedes, almacenes).

A continuación, se debe ingresar la referencia del cliente (nombre de quien recibe en la sucursal del cliente) para la orden; así como la compañía de transporte más apropiada. El sistema realiza un seguimiento de la última empresa de transporte utilizada para entregar a la sucursal, y lo usa como el valor predeterminado si se sobrepasa, este nuevo valor se almacena en la sucursal.

Es posible volver a la pantalla de selección de artículos por línea, conservando todos los datos ingresados en la pantalla de detalles de la entrega, haciendo clic en el botón Modificar Filas del Pedido. Si la ubicación del inventario para sacar los artículos se ha cambiado, el color del fondo de las líneas de los artículos se actualizará, para reflejar el inventario disponible en la nueva ubicación a elegir.

Si los cálculos automáticos de flete están siendo usados (ver los parámetros en config.php), el costo del flete será calculado en base a la suma de todos los metros cúbicos y peso en la orden completa. También se mostrará la empresa de transportes adecuada. El usuario puede optar por cobrar el flete calculado o simplemente utilizar la empresa de transporte más barata. El costo de flete calculado puede anularse si es necesario.

Una vez que se han introducido correctamente todos los detalles debe hacer clic en el botón Colocar Pedidos. Es importante tener en cuenta que el abandono de la orden antes de que se haga clic en este botón, no ha producido cambios a la base de datos y por lo tanto no se guarda nada. Al hacer clic en alguna otra pantalla, se pierde la orden que se introdujo. Si bien es aceptable tener varias pantallas del navegador abiertas viendo diferentes consultas al mismo tiempo; no es posible tener dos ventanas al mismo tiempo, en que se estén introduciendo dos órdenes de venta por separado; ya que las entradas de una ventana se sobre-escribirán en la otra.

Menú Principal > Ventas > Transacciones >Introducir ventas de mostrador.

En la versión 3.12 del WebERP se introdujo una nueva característica que permitía que las ventas en efectivo puedan ser introducidas directamente sin haber ingresado antes una orden, y luego confirmar un envío de factura. A esta función se le conoce como "Ventas de mostrador".

La entrada es similar al ingreso de una orden. La pantalla de entrada rápida, permite el ingreso de códigos de artículos y cantidades; pero también es posible seleccionar los artículos por las funciones de búsqueda, al igual que una orden de venta. El impuesto se calcula y se muestra la cantidad total a pagar. Esta página también supone que el pago se ha de efectuar en el momento. El pago introducido se asigna automáticamente a la venta; mientras que la factura y el pago (recibo) se registran contra una venta de mostrador predeterminada, cliente y sucursal; como cualquier otra venta.

Detrás de escena, esta secuencia de comandos produce todas las entradas de la tabla desde una orden de venta y una factura con un análisis de ventas, los movimientos de inventario, etc, todos creados correctamente. El cliente (y la sucursal del cliente) que se utiliza para las entradas se derivan de la localización del inventario predeterminado del usuario. La única limitación es que los artículos en existencia, con número de serie y control de lote, no pueden ser vendidos utilizando la funcionalidad de ventas de mostrador en el momento.

WebERP mira la ubicación predeterminada del usuario y luego busca contra el registro de ubicación para encontrar la cuenta de débito, ventas en efectivo (y sucursal) que se utilizará para la venta de mostrador ingresada. Cada ubicación (bodega/almacén) para la cual se requieran ventas de mostrador; primero debe ser configurada en las ventas en efectivo al cliente y la sucursal que va a ser utilizada para la venta de mostrador introducida. Se debe tener en cuenta que la ubicación predeterminada de la sucursal del cliente se ignora (consulte Menú Principal > Configuración > Administrar el Inventario > Mantenimiento de usuarios autorizados por ubicación de inventario) la secuencia de comandos webERP/ WWW_Users.php .

Se usa cuando la ubicación y los movimientos de inventario se crean desde esta ubicación contra el cliente especificado en el registro de ubicación (Menú Principal > Configuración > Administrar el inventario > Mantenimiento de ubicaciones de inventario autorizadas por usuario - el comando webERP / Locations.php).

Para especificar el cliente y la sucursal que se usarán para la venta de mostradores para una ubicación de inventario (o almacén), se debe ingresar el código de cliente y el código de sucursal.

Menú Principal > Ventas > Transacciones > Introducir ventas de mostrador.

Para poder ingresar ventas de mostrador debemos elegir los artículos para la venta lo podemos realizar ingresando el código del artículo, la cantidad de la venta y un clic en el botón que dice Entrada Abreviada, pero si en determinado caso no sabemos el código del artículo podemos dar clic en Buscar piezas y automáticamente nos despliega la siguiente pantalla:

En esta pantalla debemos desplegar la caja de opciones en donde dice Todos, seleccionar la categoría de los productos que necesitamos y dar clic en Buscar ahora.

Luego de dar clic en buscar ahora nos despliega una lista de los artículos con su información correspondiente y al lado derecho de la pantalla hay una casilla en la cual debemos colocar la cantidad que deseamos vender, luego damos clic en Añadir a venta.

Luego nos despliega el cuadro con la información de la venta para poder verificar si todos los datos están correctos y también poder asignar si es un pago en efectivo, cheque o trámite de cheque y a que banco se va a ingresar el dinero y damos clic en el botón Procesar la Venta.

Al momento en que damos clic en Procesar la venta nos despliega lo siguiente en donde muestra el número de orden que ha sido creada y el número de factura procesada. Debemos dar clic en imprimir esta factura (Horizontal) para poder generar la factura en un archivo PDF y finalizar la venta de mostrador.

Menú Principal > Ventas > Transacciones > Ingresar devolución por mostrador.

Para producir notas de crédito en una situación que enfrenta el cliente, fue difícil crear la nota de crédito manualmente, luego ingresar un recibo negativo (pago) contra la cuenta del cliente, luego asignar la nota de crédito al recibo negativo (pago). Todo esto ha sido simplificado con esta funcionalidad devoluciones al mostrador (nueva orden de comandos hacia 4.09.2). Esta orden de comandos permite la devolución de bienes o servicios con la funcionalidad habitual de existencias, así como la capacidad de ingresar un pago al cliente que se asigna automáticamente a la nota de crédito.

Menú Principal > Ventas > Transacciones > Nueva orden de venta o cotización.

Inicialmente, la página de entrada de órdenes de venta, muestra las opciones para permitir la selección de un cliente y/o la sucursal. El cliente es la cuenta actual de cargo en donde la orden debe ser facturada; mientras que la sucursal contiene toda la información sobre la entrega. Las facilidades para la búsqueda de los clientes son similares a la secuencia de comandos de cliente seleccionado, pero el código realmente busca el código de sucursal del cliente, solo se muestran las sucursales con el cargo de cliente adjunto a la información.La búsqueda de un cliente puede ser ya sea ingresando letras en el código de la sucursal, o ingresando algunas palabras clave (o sección de) en el nombre del cliente. Al hacer una búsqueda de esta manera, se minimiza el resultado a ser mostrado, y así poder asegurar una respuesta que sea tan rápida dentro de lo posible, para los usuarios del programa. Todas las sucursales que coincidan con los criterios ingresados, y que no estén marcadas como inhabilitadas para transacciones, son presentadas cada una con un botón en el código de cliente. Al presionar el botón del cliente/sucursal deseado, se define que ahí se realice la entrega del pedido.Existe la posibilidad si es necesario de modificar más adelante los detalles de la entrega. La orden muestra a continuación una pantalla de entrada rápida encabezada con el nombre del cliente y la sucursal, junto con el tipo de ventas del cliente.

La pantalla se divide en dos secciones:

•Artículos pedidos frecuentemente
En esta sección, el sistema ha registrado todas las órdenes efectuadas, un registro de los 10 artículos que más ha solicitado el cliente. Y para agilizar el proceso, se dispone de esta pantalla; para que el usuario ingrese inmediatamente los artículos que se han de registrar en la orden.

•Buscar artículos del pedido
Existen dos maneras para seleccionar los artículos que irán en la orden:

1. Introducción rápida
Este botón permite la entrada directa del código de inventario del artículo, y la cantidad solicitada para la orden (El número de líneas que se muestran en esta tabla de entrada rápida, está definida por una variable en config.php $QuickEntryLines, que puede ser modificada por el usuario). Después de que el usuario ha ingresado cualquier número de líneas en esta tabla, pulsando el botón de "Entrada Abreviada" procesa los artículos ingresados en el pedido. Los precios se recuperan en función del tipo de ventas, la moneda, la sucursal, y el cargo al cliente en la orden. Si no hubo líneas suficientes para ingresar todos los códigos de los artículos de la orden, el mismo proceso se puede repetir con la tabla de entrada rápida que muestra a continuación el resumen del pedido después que ha sido procesada la primera entrada rápida.

2. Buscar artículos
En la parte inferior izquierda de la pantalla se encuentra el botón Buscar ahora. Este botón permite al usuario buscar un artículo sobre la base de la categoría de inventario y/o cualquier parte de la descripción del artículo y/o cualquier elemento del código del artículo. Después de haber presionado este botón, se muestran los códigos de referencia y las descripciones junto con la imagen del artículo (si es que se ha cargado en el sistema para todas las piezas). Las imágenes de los artículos deben estar en formato .jpg con un nombre de archivo idéntico al código del artículo; pero con la extensión .jpg, y deben ubicarse en el directorio especificado en config.php para part_pics. El código del artículo se muestra como un botón y el sistema coloca automáticamente uno de los elementos seleccionados en el pedido. Se pueden seleccionar partes adicionales de la misma manera.

Después de haber seleccionado los artículos de la orden, es posible editar las cantidades, el precio y el descuento aplicable a cada línea de la orden. Para obtener los nuevos valores de la orden, se debe hacer clic en el botón Recalcular (este es el compromiso de utilizar comandos del servidor PHP, con exclusión de cualquier lado del cliente –Java - procesamiento). Los descuentos se calculan utilizando la funcionalidad de la matriz de descuento descrita en esa sección dentro del pedido en función de las cantidades que se ingresan.

Si el ingreso de una línea se muestra con un fondo rojo, significa que el sistema de inventarios, muestra que no hay existencias suficientes para cubrir la línea de pedido, desde la ubicación del inventario que se predefinió en el registro de la sucursal del cliente como la ubicación de inventario más apropiada para sacar existencias para las órdenes de dicha sucursal. El código del artículo que aparece es también un enlace a una nueva ventana del navegador, que muestra la consulta del estado del inventario para el artículo, esto demuestra el inventario disponible en todos los almacenes (bodegas).

Una línea se puede eliminar en cualquier momento haciendo clic en el enlace al final de la línea para eliminarlo.

Toda la orden puede ser cancelada en cualquier momento haciendo clic en el botón Cancelar todo el pedido.

El cliente también se puede cambiar en cualquier momento.

Una vez que todas las líneas de los artículos han sido seleccionadas, hay que hacer clic en el botón Ingresar detalles de Entrega y Confirmar Pedido. Se debe tener en cuenta que hasta el momento, no se han producido cambios en la base de datos en lo absoluto. Los datos ingresados, existen solamente como una cookie por el lado del servidor, un archivo en el servidor web. Los detalles de la entrega deben ser confirmados antes de que elabore la orden.

Predeterminadamente, los detalles de la entrega se obtienen de la dirección física de la sucursal. Sin embargo, ninguna de la información contenida en esta pantalla puede ser eliminada. Esta información se imprime en el envío/hoja de embalaje de entrega y en la factura.

La ubicación del inventario de donde se extrae la existencia para el pedido está predeterminada desde el registro de la sucursal del cliente. Sin embargo, es posible seleccionar una ubicación del inventario alternativa, si el pedido se va a recoger desde otro lugar. Las ubicaciones de inventario están definidos por los administradores del sistema en Menú Principal > Configuración > Administrar el inventario > Administrar ubicaciones (sedes, almacenes).

A continuación, se debe ingresar la referencia del cliente (nombre de quien recibe en la sucursal del cliente) para la orden; así como la compañía de transporte más apropiada. El sistema realiza un seguimiento de la última empresa de transporte utilizada para entregar a la sucursal, y lo usa como el valor predeterminado si se sobrepasa, este nuevo valor se almacena en la sucursal.

Es posible volver a la pantalla de selección de artículos por línea, conservando todos los datos ingresados en la pantalla de detalles de la entrega, haciendo clic en el botón Modificar Filas del Pedido. Si la ubicación del inventario para sacar los artículos se ha cambiado, el color del fondo de las líneas de los artículos se actualizará, para reflejar el inventario disponible en la nueva ubicación a elegir.

Si los cálculos automáticos de flete están siendo usados (ver los parámetros en config.php), el costo del flete será calculado en base a la suma de todos los metros cúbicos y peso en la orden completa. También se mostrará la empresa de transportes adecuada. El usuario puede optar por cobrar el flete calculado o simplemente utilizar la empresa de transporte más barata. El costo de flete calculado puede anularse si es necesario.

Una vez que se han introducido correctamente todos los detalles debe hacer clic en el botón Colocar Pedidos. Es importante tener en cuenta que el abandono de la orden antes de que se haga clic en este botón, no ha producido cambios a la base de datos y por lo tanto no se guarda nada. Al hacer clic en alguna otra pantalla, se pierde la orden que se introdujo. Si bien es aceptable tener varias pantallas del navegador abiertas viendo diferentes consultas al mismo tiempo; no es posible tener dos ventanas al mismo tiempo, en que se estén introduciendo dos órdenes de venta por separado; ya que las entradas de una ventana se sobre-escribirán en la otra.

Menú Principal > Ventas > Transacciones >Introducir ventas de mostrador.

En la versión 3.12 del WebERP se introdujo una nueva característica que permitía que las ventas en efectivo puedan ser introducidas directamente sin haber ingresado antes una orden, y luego confirmar un envío de factura. A esta función se le conoce como "Ventas de mostrador".

La entrada es similar al ingreso de una orden. La pantalla de entrada rápida, permite el ingreso de códigos de artículos y cantidades; pero también es posible seleccionar los artículos por las funciones de búsqueda, al igual que una orden de venta. El impuesto se calcula y se muestra la cantidad total a pagar. Esta página también supone que el pago se ha de efectuar en el momento. El pago introducido se asigna automáticamente a la venta; mientras que la factura y el pago (recibo) se registran contra una venta de mostrador predeterminada, cliente y sucursal; como cualquier otra venta.

Detrás de escena, esta secuencia de comandos produce todas las entradas de la tabla desde una orden de venta y una factura con un análisis de ventas, los movimientos de inventario, etc, todos creados correctamente. El cliente (y la sucursal del cliente) que se utiliza para las entradas se derivan de la localización del inventario predeterminado del usuario. La única limitación es que los artículos en existencia, con número de serie y control de lote, no pueden ser vendidos utilizando la funcionalidad de ventas de mostrador en el momento.

WebERP mira la ubicación predeterminada del usuario y luego busca contra el registro de ubicación para encontrar la cuenta de débito, ventas en efectivo (y sucursal) que se utilizará para la venta de mostrador ingresada. Cada ubicación (bodega/almacén) para la cual se requieran ventas de mostrador; primero debe ser configurada en las ventas en efectivo al cliente y la sucursal que va a ser utilizada para la venta de mostrador introducida. Se debe tener en cuenta que la ubicación predeterminada de la sucursal del cliente se ignora (consulte Menú Principal > Configuración > Administrar el Inventario > Mantenimiento de usuarios autorizados por ubicación de inventario) la secuencia de comandos webERP/ WWW_Users.php .

Se usa cuando la ubicación y los movimientos de inventario se crean desde esta ubicación contra el cliente especificado en el registro de ubicación (Menú Principal > Configuración > Administrar el inventario > Mantenimiento de ubicaciones de inventario autorizadas por usuario - el comando webERP / Locations.php).

Para especificar el cliente y la sucursal que se usarán para la venta de mostradores para una ubicación de inventario (o almacén), se debe ingresar el código de cliente y el código de sucursal.

Menú Principal > Ventas > Transacciones > Introducir ventas de mostrador.

Para poder ingresar ventas de mostrador debemos elegir los artículos para la venta lo podemos realizar ingresando el código del artículo, la cantidad de la venta y un clic en el botón que dice Entrada Abreviada, pero si en determinado caso no sabemos el código del artículo podemos dar clic en Buscar piezas y automáticamente nos despliega la siguiente pantalla:

En esta pantalla debemos desplegar la caja de opciones en donde dice Todos, seleccionar la categoría de los productos que necesitamos y dar clic en Buscar ahora.

Luego de dar clic en buscar ahora nos despliega una lista de los artículos con su información correspondiente y al lado derecho de la pantalla hay una casilla en la cual debemos colocar la cantidad que deseamos vender, luego damos clic en Añadir a venta.

Luego nos despliega el cuadro con la información de la venta para poder verificar si todos los datos están correctos y también poder asignar si es un pago en efectivo, cheque o trámite de cheque y a que banco se va a ingresar el dinero y damos clic en el botón Procesar la Venta.

Al momento en que damos clic en Procesar la venta nos despliega lo siguiente en donde muestra el número de orden que ha sido creada y el número de factura procesada. Debemos dar clic en imprimir esta factura (Horizontal) para poder generar la factura en un archivo PDF y finalizar la venta de mostrador.

Menú Principal > Ventas > Transacciones > Ingresar devolución por mostrador.

Para producir notas de crédito en una situación que enfrenta el cliente, fue difícil crear la nota de crédito manualmente, luego ingresar un recibo negativo (pago) contra la cuenta del cliente, luego asignar la nota de crédito al recibo negativo (pago). Todo esto ha sido simplificado con esta funcionalidad devoluciones al mostrador (nueva orden de comandos hacia 4.09.2). Esta orden de comandos permite la devolución de bienes o servicios con la funcionalidad habitual de existencias, así como la capacidad de ingresar un pago al cliente que se asigna automáticamente a la nota de crédito.