Las órdenes de compra son el contrato iniciado por una organizacióncon con sus proveedores (vendedores). Puesto que, las órdenes de compra comprometen a la empresa con los gastos, es importante asegurar que el compromiso no se efectúe sin la autorización adecuada. WebERP obliga a seguir ciertos procedimientos para garantizar la debida autorización. La secuencia es:

•Un operador con acceso a la creación de la orden de compra, crea la orden de compra.

•Es posible si este usuario tiene acceso para autorizar la orden de compra, para que se autorice de forma automática. Esto requiere que se habilite una configuración para permitir esto. Normalmente, se requiere que otro usuario con niveles de autorización adecuados autorice el pedido. Los niveles de autorización se pueden configurar por el usuario y la moneda y por la cantidad de esa moneda. Por ejemplo un usuario tal vez pueda aprobar órdenes de compra hasta $1000 en USD. Los pedidos no pueden ser impresos y enviados a un proveedor hasta que sean autorizados.

•Los usuarios que son autorizadores válidos tienen una pantalla especial para ver qué órdenes requieren autorización: pueden autorizar los pedidos desde allí.

•Un rastro de quien inició la orden, que cambió un pedido y que autorizó una orden, y las fechas se mantiene en los comentarios de estado.

•Una vez que una orden se autoriza debe ser impresa (no es posible recibir cualquier acción contra un orden que no ha sido impresa).

•Una vez impresa, ahora es posible recibir acciones contra la orden.

Es necesaria la creación de órdenes de compra para recibir inventario. No se puede recibir inventario sin una orden excepto, al ingresar un ajuste de inventario. La recepción de inventario crea una Nota de Bienes Recibidos (NBR) que puede ser impresa y firmada por la persona que ingresa lo recibido del inventario. El sistema mantiene un registro de las notas de bienes recibidos (NBR) y éstas deben coincidir contra las facturas de compra, para garantizar que solo se paguen los bienes recibidos.