Antes de ingresar los costos de embarque, las órdenes de compra deben estar ya creadas y recibidas. El envío debe ser creado antes de que cualquiera de los productos tenga contraídas las facturas del proveedor. Después de seleccionar el proveedor del que se ha originado el producto y haber ingresado la (s) orden (es) de compra para iniciar la transacción, en el menú seleccione en Menú Principal > Proveedores > Buscar ahora > Seleccionar un proveedor > Administrar proveedores > Crear un nuevo envio. Cada vez que esta página se utiliza, el sistema incrementa una referencia de envío y muestra un número de envío que genera automáticamente, para ser utilizado. La página de envío permite ingresar los detalles del envío.

• El nombre del barco en el que se ha cargado el producto

• La referencia del viaje: esto podría referirse al HAWB en el caso de la carga aérea.

Los campos anteriores son obligatorios y sirven como una referencia útil para seguir y rastrear el producto actualmente y monitorear la hora prevista de llegada del embarque (HPE) a través de la compañía de envío que necesitará estos detalles.

Más abajo habrá campos que deben llenarse. Dentro de esta misma pantalla se encuentra el pedido de los artículos y al haber creado los detalles de transporte, se debe hacer clic en Actualizar Detalles del Envío y luego, se debe Añadir la fila del pedido que se muestra en pantalla.

Como se indico anteriormente, estos campos son necesarios y sirven como una referencia útil para seguir y rastrear en dónde está el producto actualmente y para monitorear la HPL (Hora Prevista de Llegada), a través de la compañía naviera que necesitará estos detalles.

Antes de cerrar los embarques, los envíos pueden ser modificados en Menú Principal > Compras > Transacciones > Seleccionar un embarque. Aquí se buscará el número de envío al que se le cambiara los detalles de nombre o fecha; haciendo clic en Modificar. Para guardar los cambios hacer clic en Actualizar Detalles del Envío. Además de los detalles anteriores, se requiere que se ingrese la Hora Prevista de Llegada (HPL).

Cuando se visualice por primera vez la pantalla de entrada de envío, existe la posibilidad de seleccionar la ubicación del inventario en la que se ha solicitado que llegue la orden de compra. De forma predeterminada, se utilizará la ubicación de inventario por defecto del usuario, pero una vez introducidas las entradas anteriores, se puede cambiar la ubicación y hacer clic en el botón "Actualizar" para mostrar todos los elementos de pedido definidos para llegar a la nueva ubicación (almacén o bodega).

Una vez que se ha seleccionado una orden de compra para que forme parte del envío, la pantalla de entrada de envío solo permitirá otros artículos de la orden de compra que también se entregarán en la misma ubicación. La ubicación se mostrará en la pantalla solo con fines informativos.

La ubicación en la que se va a entregar el envío sigue a la orden de compra. No es posible configurar un envío con líneas de pedido en diferentes ubicaciones.

Las órdenes de compra de un proveedor en específico que aún no se han facturado y no se encuentran actualmente relacionadas con un número de envió o transporte serán mostradas en la pantalla de Envíos. Al hacer clic en el enlace "Añadir" se agregará una línea para el embarque. Aparecerán las líneas actualmente asignadas al envío y un enlace para"Eliminar" la línea. Esto permite que la línea se retire del envío, (no eliminará la orden de compra).

Nota:    Es posible cambiar la ubicación de una orden de compra que tiene líneas en ella que se asignan a un envío que también tiene otras líneas que se espera se entreguen en una ubicación diferente, esto podría ser un problema.