El costo de embarque se registra al ingresar una factura de compra contra los proveedores que proporcionaron servicios en el traslado de las mercancías. Para proceder se selecciona Menú Principal > Proveedor > Buscar ahora > Seleccione un proveedor > Transacciones con proveedores > Introducir una factura de proveedor. Al ingresar una orden de compra del proveedor del envío, se registra el monto real facturado y el tipo de cambio al que se facturó contra el embarque. Es importante asegurarse de que el embarque se defina antes de que se facture cualquier artículo. Una vez que se ha facturado parte del artículo, no está disponible para agregarlo a un embarque. Tampoco se puede retirar el artículo de un envío al que ya se haya establecido. El artículo debe ser acreditado antes de que esto se pueda hacer. El registro del costo del envío ocurre de forma invisible detrás de las escenas para artículos de nota de bienes recibidos.
Los cargos de flete, aranceles y acarreos se registran contra el envío en el momento de la entrada de la factura de compra contra la empresa de flete. Existe la posibilidad de ingresar facturas en un envío y todos los envíos abiertos se muestran en un cuadro de selección.
La selección de un envío se realiza desde la pantalla de selección de proveedor. Los envíos definidos para el proveedor se muestran para la ubicación predeterminada del inventario de los usuarios. La ubicación se puede cambiar para mostrar los envíos a otras ubicaciones. Por defecto, solo se muestran los envíos abiertos, pero también hay una opción para mostrar los envíos cerrados. El buque, viaje y ETA muestran todos los envíos que se muestran junto con enlaces para permitir:
• Modificación de las líneas de envío o ETA o referencias.
• Ver el cálculo del costo con los montos facturados en moneda local para cada artículo junto con los otros cargos generales de envío, que se muestran por proveedor y número de factura.
• Cerrar el costo del envío.
Existen varios enlaces que se pueden seleccionar: Órdenes de compra, Envíos, Contratos, Contabilidad, Activos fijos. Como ejemplo, se seleccionará Envíos.
Se procede a buscar el número de envío e ingresar el monto del costo del transporte. Anteriormente en la creación de transporte, se proporcionó un número de envío el cual se encuentra en la lista desplegable de esta misma pantalla.
Seguidamente se registra la cantidad real de transporte. Es importante asegurar el envío antes de ser facturado. Todos los gastos relacionados al transporte deben registrarse siempre en Envíos. Luego de ingresar el cargo del embarque (envío), regresar a la pantalla de la factura, e ingresar la factura.