En el módulo de Menú principal > Venta > Administración > Agregar contrato, se debe buscar y seleccionar el cliente al que se le creará el contrato, luego se muestra una pantalla con campos obligatorios a llenar:
Referencia del contrato: La descripción de este campo será utilizado como código, consta de 20 caracteres pero con un mínimo de 5 caracteres, sin espacios, barras o comillas invertidas, que se utilizará para el código del contrato. Debe ser exclusivo de otros contratos y también de los códigos de artículos de inventario existentes que ya estén en el sistema.
Categoría: Especifique una categoría de inventario para este contrato.
Es importante darse cuenta de que la contabilización del libro mayor se realiza en función de los códigos contables establecidos en la categoría de inventario que se seleccionó. Por ejemplo: los cargos contra el contrato se contabilizarán en la cuenta de trabajo en proceso; contra esta categoría de inventario y las cuentas contables de variación de uso de esta categoría, se utilizarán para cualquier diferencia entre el costo total del contrato y el costo original.
Descripción del contrato: La descripción puede tener cualquier longitud y es un campo de texto, pero se truncará en los caracteres de stockmaster a X cuando el contrato se convierta en una cotización. La descripción en el registro del contrato se conserva.
Fecha de entrega: La fecha en que el cliente requiere que se complete el contrato también se específica en el contrato. Esto se propaga a través de la cotización y la orden.
Margen bruto %: Porcentaje de ganancia bruta ingresada, es el factor utilizado en función del costo para llegar al precio del contrato.
Si el contrato es para un cliente al que se le factura en moneda extranjera, el tipo de cambio también se puede especificar, el cual estará basado en la tabla actual de los tipos de cambio en el momento en que se crea el contrato.
Hay dos botones en la página de configuración de contrato que permiten especificar las existencias requeridas para el contrato y registrar los requerimientos que no son artículos de inventario:
Botón Introducir artículos requeridos
Botón Introducir otros requerimientos.
El ingreso de la lista de materiales para el contrato se realiza desde una pantalla que muestra las opciones de selección de inventarios: es posible elegir por categoría de inventario o buscar artículos individuales por código o descripción. La lista de artículos que coinciden con los criterios ingresados se muestra y la cantidad de cada artículo requerido debe ingresarse en el cuadro al lado del artículo. No hay límite para la cantidad de artículos que se pueden seleccionar. Una vez que se han seleccionado todos los artículos del inventario, hay un botón que devuelve los detalles del contrato (Volver al encabezado del Contrato). La pantalla del contrato ahora mostrará la lista de materiales seleccionada y el costo de cada uno junto con la cantidad de cada requerimiento que se extiende hasta el valor total de todos los artículos de inventario requeridos para el contrato.
Al seleccionar el botón Introducir artículos requeridos, se muestran los tipos de búsqueda por categoría, por código de inventario o por una pequeña descripción. Se selecciona la categoría y a la par de los artículos se escribe la cantidad de artículos requeridos, se puede ingresar cualquier cantidad de artículos. Una vez que todos los artículos de inventario han sido seleccionados, hacer clic en Añadir a la Lista de Materiales del Contrato, después de esto, se puede modificar las cantidades del pedido, o sino hacer clic en Volver al encabezado del contrato.
Ingresar los otros requisitos es más sencillo ya que una nueva pantalla permite la entrada de descripciones de los otros elementos requeridos, la cantidad del artículo y el costo por unidad de los artículos. De nuevo, un botón para volver al encabezado del contrato le permite al usuario volver a la pantalla de definición de contrato, que ahora mostrará los demás requisitos enumerados y extendidos para llegar al costo total.
La suma del costo de la lista de materiales junto con el costo total de los demás requisitos se muestra como el costo total del contrato. Este costo se utiliza junto con el porcentaje de la Ganancia Bruta que se ingreso para calcular el costo total del contrato. El porcentaje de Ganancia Bruta, es el porcentaje del precio total del contrato que es ganancia, por lo que 1 menos el porcentaje de la Ganancia Bruta es el porcentaje del precio total del contrato que es el costo. El cálculo es, por lo tanto, el costo total del contrato dividido por (1- Ganancia Bruta). Costo Total/ (1-Ganancia Bruta).
Cuando todo esté terminado, seleccionar el botón Crear cotización. Los contratos creados serán colocados como una cotización y se podrán buscar en: Menú Principal > Ventas > Transacciones > Pedidos de venta/cotizaciones pendientes, en la búsqueda se elige que se desea ver solo cotizaciones.
